Chefs, die verbotene KI einsetzen, sind die größte Bedrohung für die Datensicherheit am Arbeitsplatz

Was ist Shadow AI?

Als „Shadow-KI“ bezeichnet man jedes KI-Tool, das ein Arbeitgeber nicht genehmigt, geprüft oder in seine offizielle Technologieumgebung integriert hat: ChatGPT-Konten für Privatanwender, kostenlose KI-Schreibtools, persönliche Gemini- oder Perplexity-Abonnements – kurz gesagt: alles, was außerhalb der Datenkontrollmechanismen und der IT-Transparenz des Unternehmens läuft. Manchmal wird dies auch als „BYOAI“ (Bring Your Own AI) bezeichnet – ein Begriff, der verdeutlicht, wie leicht persönliche KI-Tools von einem privaten Gerät in den Arbeitskontext übertragen werden können. Eine ausführlichere Darstellung der Unterschiede zwischen „Shadow AI“ und „BYOAI“ sowie der Gründe, warum beide für Ihre Sicherheitslage von Bedeutung sind, finden Sie in einem ausführlichen Artikel von TrustedTech.

Im Rahmen der vom 19. bis 24. März 2026 durchgeführten Umfrage von TrustedTech/Censuswide wurden 2.001 Voll- und Teilzeitbeschäftigte (zu gleichen Teilen aus Großbritannien und den USA) zu ihren Nutzungsgewohnheiten bei KI-Tools, ihrem Vertrauen in diese Technologien, ihren Schulungserfahrungen und ihrer Einstellung zu KI-Richtlinien befragt. Die Stichprobe verteilte sich zu gleichen Teilen auf die Ebene der Entscheidungsträger sowie auf die darüber und darunter liegenden Ebenen. Sofern nicht anders angegeben, stammen alle Zahlen in diesem Artikel aus dieser Umfrage.

Das wichtigste Ergebnis: 48 % der Beschäftigten in beiden Märkten nutzen bei der Arbeit nicht genehmigte KI-Tools. Doch erst die Aufschlüsselung nach Dienstalter verändert das Bild hinsichtlich der Governance tatsächlich.

Warum Führungskräfte das größte versteckte Risiko im Bereich KI darstellen

Fragt man einen beliebigen IT-Sicherheitsverantwortlichen, welche Mitarbeiter ihm im Zusammenhang mit „Shadow AI“ am meisten Sorgen bereiten, lautet die Antwort in der Regel etwa: „Diejenigen, die damit aufgewachsen sind.“ Man geht davon aus, dass digital affine Nachwuchskräfte die Hauptursache für nicht genehmigte KI-Anwendungen sind.

Das sind sie nicht.

Führungskräfte nutzen nicht genehmigte KI-Tools mehr als doppelt so häufig wie die ihnen unterstellten Mitarbeiter: 65 % gegenüber 31 %. Auf der Ebene der Geschäftsleitung liegt dieser Anteil bei 73 %. Bei Berufseinsteigern sind es 36 %. Die Nutzung nicht genehmigter KI-Tools steigt auf jeder untersuchten Ebene fast proportional zur Dienstzeit an.

Was diese Erkenntnis wirklich beunruhigend macht, ist die Erkenntnis, die damit einhergeht. Genau diese Führungskräfte sind auch die Gruppe, die am ehesten angibt, sich Sorgen um „Shadow AI“ in ihrem Unternehmen zu machen; 56 % der Entscheidungsträger äußern Bedenken, verglichen mit 31 % der ihnen unterstellten Mitarbeiter. Und 42 % der Entscheidungsträger glauben, dass ihr Arbeitgeber die Nutzung ihrer KI-Tools überwacht – mehr als doppelt so viele wie unter den jüngeren Mitarbeitern (23 %).

Führungskräfte wissen, dass „Shadow AI“ ein Governance-Problem darstellt. Sie glauben, dass sie möglicherweise überwacht werden. Trotzdem tun sie es.

Nach den Erfahrungen von TrustedTech bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen im Bereich KI-Governance deckt sich dieses Muster mit unseren Beobachtungen in der Praxis. Die Führungskräfte, die sich in ihrem Unternehmen am meisten Sorgen um KI-Risiken machen, sind oft genau diejenigen, die diese Risiken verursachen – nicht aus Leichtsinn, sondern weil die genehmigten Tools nicht so eingerichtet wurden, dass sie der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeiter entsprechen.

Die wahren Gründe, warum Führungskräfte genehmigte Tools umgehen

Die Gründe, die Entscheidungsträger für den Einsatz nicht zugelassener Tools anführen, machen die Sache noch komplizierter. Bei ihren häufigsten Antworten geht es nicht wirklich um Vorlieben oder Bequemlichkeit. Es geht vielmehr um Kontrolle, Transparenz und die Angst, beobachtet zu werden.

Die fünf wichtigsten Gründe, die Entscheidungsträger für den Einsatz von Shadow AI nannten:

1. Eingeschränkter Zugang zu vom Arbeitgeber genehmigten KI-Tools (29 %)
2. Die Auffassung, dass nicht genehmigte Werkzeuge effizienter sind als genehmigte (28 %)
3. Befürchtung, dass ihr Unternehmen mitbekommt, wie oft sie KI nutzen, was sich auf ihre Karriere auswirken könnte (24 %)
4. Befürchtung, dass der vermehrte Einsatz von KI Zweifel an ihren Fähigkeiten wecken könnte (23 %)
5. Sorgen, vom Vorgesetzten überwacht zu werden (23 %)

Die Gründe drei und vier verdienen besondere Beachtung. Ein erheblicher Teil der Nutzung von „Shadow AI“ durch Führungskräfte ist nicht durch die Präferenz für bestimmte Tools motiviert. Vielmehr steht die Sorge um den eigenen Ruf im Vordergrund. Für Führungskräfte, deren berufliches Ansehen davon abhängt, Kompetenz auszustrahlen, stellt das Wissen, dass jede Copilot-Abfrage unter ihrem Namen protokolliert wird, einen echten Hemmfaktor dar, die offiziell genehmigten Tools überhaupt zu nutzen. „Shadow AI“ bietet ihnen etwas, was die offiziellen Tools derzeit nicht leisten: eine inoffizielle Steigerung der Produktivität.

Die organisatorischen Folgen sind vorhersehbar und schwerwiegend. Wenn Führungskräfte aus Angst vor Überwachung die genehmigten Tools meiden, verlagern sie ihre sensibelsten Aufgaben auf ungeprüfte KI-Lösungen für Endverbraucher: Strategiegespräche, Entwürfe für Vorstandsunterlagen, Recherchen im Zusammenhang mit Fusionen und Übernahmen. Diejenigen, die über die wertvollsten Daten verfügen, arbeiten letztendlich in der am wenigsten kontrollierten Umgebung. Die von TrustedTech dokumentierten Beispiele für „Shadow-KI“ aus der Praxis bei Fortune-500-Unternehmen zeigen ein einheitliches Muster: Die schwerwiegendsten Datenlecks betreffen Führungskräfte und nicht Nachwuchskräfte und entstehen durch Tools, von deren Nutzung die IT-Abteilung nichts wusste.

Wie „Shadow AI“ an der Spitze die Kultur in den unteren Ebenen prägt

Die Alterslücke bei der Nutzung von Shadow-KI führt zudem zu einer kulturellen Dynamik, die Governance-Bemühungen stillschweigend untergräbt – unabhängig davon, was in den Richtlinien tatsächlich steht.

Wenn Führungskräfte die von ihnen festgelegten Regeln umgehen, senden sie damit eine implizite Botschaft an alle, die zusehen: Diese Regeln gelten nur für andere. Diese Botschaft muss nicht ausdrücklich ausgesprochen werden. Sie zeigt sich in den Daten. Unter den Entscheidungsträgern geben 51 % an, dass der Einsatz von KI an ihrem Arbeitsplatz begrüßt und gefördert wird. Unter den Nachwuchskräften sind es nur 25 %, die dies bestätigen. Gleichzeitig geben 24 % aller Mitarbeiter an, dass sie den Einsatz von KI bei der Arbeit aktiv einschränken, weil sie befürchten, wie Kollegen oder das Management dies auffassen könnten.

Führungskräfte der obersten Ebene sind die intensivsten Nutzer von „Shadow AI“ und zugleich diejenigen, deren Verhalten bestimmt, was für den Rest der Belegschaft als „normal“ gilt. Das Ergebnis ist eine Organisation, in der der Einsatz von KI auf der obersten Ebene einen legitimen Produktivitätsvorteil darstellt, auf den unteren Ebenen jedoch ein potenzielles Karriere-Risiko birgt – eine Dynamik, die dazu führt, dass die Nutzung auf allen Ebenen in den Hintergrund gedrängt wird, und zwar aus Gründen, die nichts mit dem Wortlaut der Richtlinien zu tun haben.

Dies ist die Governance-Lücke, die kein politisches Dokument allein schließen kann. Solange zugelassene Tools nicht genauso benutzerfreundlich und datenschutzkonform sind wie die Alternativen für Endverbraucher und solange der Einsatz von KI nicht von Leistungsbewertungen abgekoppelt wird, werden Unternehmen den Kampf um die Akzeptanz weiterhin gegen kostenlose Tools verlieren, die ihre IT-Teams nicht im Blick haben.

Was CIOs und IT-Führungskräfte stattdessen tun sollten

Wenn „Shadow AI“ zutage tritt, neigt die Unternehmensführung dazu, mit Zwangsmaßnahmen zu reagieren: Zugriff einschränken, Richtlinien verschärfen, Verwarnungen aussprechen. Die Untersuchung von TrustedTech legt nahe, dass dies scheitern wird – nicht, weil sich Mitarbeiter nicht abschrecken lassen, sondern weil diejenigen, die sich am ehesten an die Regeln halten, nicht diejenigen sind, die das größte Risiko darstellen.

Auf die Frage, ob sie KI-Tools auch dann weiter nutzen würden, wenn ihr Arbeitgeber diese verbieten würde und ihnen disziplinarische Maßnahmen drohten, antworteten 37 % der Entscheidungsträger mit „Ja“, verglichen mit nur 19 % derjenigen unterhalb der Entscheidungsebene. Ein Verbot, das sich an Nachwuchskräfte richtet, würde weitgehend durchgesetzt werden. Ein Verbot, das sich an die Führungsetage richtet, würde dies größtenteils nicht.

Eine wirksamere Reaktion bedeutet, die eigentlichen Ursachen von „Shadow AI“ auf Führungsebene anzugehen. Auf der Grundlage dieser Untersuchung sowie der direkten Zusammenarbeit von TrustedTech mit Organisationen, die sich mit KI-Governance befassen, lassen sich vier Maßnahmen identifizieren, die die größte Wirkung erzielen.

Machen Sie zugelassene Tools wirklich wettbewerbsfähig. 28 Prozent der Entscheidungsträger nutzen „Shadow-KI“, weil sie nicht genehmigte Tools für effizienter halten. Wenn Microsoft Copilot und andere M365-KI-Funktionen der genehmigte Weg sind, müssen sie ordnungsgemäß konfiguriert, intern gefördert und als Tools positioniert werden, deren Nutzung sich lohnt – und nicht als IT-Projekte bereitgestellt und dann sich selbst überlassen werden, um im Wettbewerb mit kostenlosen Alternativen für Endverbraucher zu bestehen. Der Nutzen von Copilot hängt stark davon ab, wie es in Ihrem Tenant konfiguriert ist und ob es in die Arbeitsabläufe integriert ist, die die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Eine Standardbereitstellung ist für sich genommen selten erfolgreich.

Die Nutzung von KI sollte von der Leistungsüberwachung entkoppelt werden. Fast ein Viertel der Nutzer von „Shadow-KI“ nennt Karriereängste als Motivationsfaktor. Solange sich Unternehmen nicht ausdrücklich, glaubwürdig und schriftlich dazu verpflichten, die Protokolle von KI-Tools nicht als Leistungsindikatoren zu verwenden, werden sanktionierte Plattformen mit einem Vertrauensverlust behaftet sein, den kostenlose Verbraucher-Tools einfach nicht haben. Diese Verpflichtung muss von denselben Führungskräften kommen, die die Tools derzeit umgehen; allein von der IT-Abteilung wird sie nicht glaubwürdig sein.

Prüfen Sie „Shadow AI“, bevor Sie sie verbieten. Jede Durchsetzungsmaßnahme, die ohne eine Bestandsaufnahme der aktuellen „Shadow AI“-Nutzung ergriffen wird, bestraft die falschen Mitarbeiter und lässt die größten Verstöße unberücksichtigt. Das Verständnis des tatsächlichen Ausmaßes – durch Analyse des Netzwerkverkehrs, Überprüfung der SaaS-Ausgaben und direkte Gespräche mit Führungskräften – ist die Voraussetzung für jede sinnvolle Governance-Maßnahme. Der Ansatz von TrustedTech zur „Shadow AI“-Governance umfasst die Prüfmethodik sowie die verfügbaren Microsoft-Tools, um nicht genehmigte Nutzung aufzudecken, bevor sie zu einem Compliance-Vorfall wird.

Die Preiserhöhung von Microsoft für KI-Funktionen in M365 sorgt für neuen Druck. Die TrustedTech-Studie ergab, dass 47 % der Entscheidungsträger wahrscheinlich auf private, nicht genehmigte KI-Tools zurückgreifen würden, wenn ihr Arbeitgeber den Zugriff aus Kostengründen einschränken würde. Unternehmen, die bis zur Vertragsverlängerung warten, um zu entscheiden, wer welche KI-Funktionen erhält, laufen Gefahr, genau den „Shadow-AI“-Boom auszulösen, den sie eigentlich verhindern wollen. Das „Microsoft Copilot Readiness Assessment“ wurde genau für diesen Moment entwickelt: Es erfasst die aktuelle KI-Nutzung, passt die Lizenzierung an den tatsächlichen Bedarf an und schafft eine Governance-Struktur, bevor die Preisänderung diese Diskussion erzwingt.

Das Problem der Unternehmensführung beginnt ganz oben

Die TrustedTech-Studie stellt „Shadow AI“ nicht als Versagen der Unternehmensführung im rein moralischen Sinne dar. Führungskräfte nutzen nicht genehmigte KI-Tools aus demselben Grund wie alle anderen auch: Die Tools funktionieren, die Produktivitätssteigerungen sind real (54 % aller KI-Nutzer sparen drei oder mehr Stunden pro Woche) und die genehmigten Alternativen sind oft nicht gut genug. Der Unterschied liegt in den Konsequenzen. Führungskräfte verfügen über die sensibelsten Unternehmensdaten, legen die kulturellen Normen fest, an die sich andere halten, und halten sich am seltensten an Richtlinien, mit denen sie nicht einverstanden sind.

Diese Kombination macht die Führungskräfte in den meisten Organisationen zur risikoreichsten „Shadow-AI“-Gruppe – und zu der Gruppe, auf die die meisten Governance-Strategien am wenigsten vorbereitet sind.

Die Frage ist nicht, ob man sich mit „Shadow AI“ befassen sollte. Die Frage ist vielmehr, ob man sich jetzt damit befassen sollte, solange das Risiko noch beherrschbar ist, oder erst, wenn der nächste Sicherheitsvorfall bestätigt, was die Daten bereits zeigen.