Falls Ihr Unternehmen die Software Assurance jedes Jahr verlängert, ohne zu prüfen, ob die erworbenen Lizenzen auch tatsächlich genutzt werden, sollten Sie vor der nächsten Verlängerung das folgende Audit mit sechs Fragen durchführen. Nach unseren Erfahrungen bei der Überprüfung von Lizenzvereinbarungen für On-Premise-Lösungen ist das häufigste Ergebnis nicht Betrug oder böswilliges Handeln, sondern eine Vereinbarung, die sich bereits vor dem Amtsantritt des aktuellen IT-Teams automatisch verlängert hat und Berechtigungen enthält, die seit Jahren niemand mehr überprüft hat.
Software Assurance (SA) ist einer der häufigsten blinden Flecken bei der Lizenzierung in On-Premise-Umgebungen, gerade weil sie einfach zu verlängern und schwer zu prüfen ist. In diesem Leitfaden werden die drei wichtigsten Vorteile des Erwerbs von SA erläutert. Anschließend können wir uns mit Selbstprüfungen befassen, um Sie auf den nächsten Verlängerungszyklus vorzubereiten. Abschließend können wir die Berechnungen anhand von Beispielen aus der Praxis überprüfen. Wenn Sie unbefristete Lizenzen für Windows Server, SQL Server oder Office im Rahmen eines Volumenvertrags verwalten, lohnt es sich, diesen Leitfaden zu lesen, bevor Sie die nächste Verlängerung unterzeichnen.
Was umfasst die Software-Assurance eigentlich?
Software Assurance ist eine Ergänzung zu unbefristeten Volumenlizenzprodukten (Open Value, Enterprise Agreement, MPSA), die zusätzlich zur Basislizenz gewährt wird und nicht die Lizenz selbst darstellt. Diese Unterscheidung ist wichtig: Man könnte leicht annehmen, dass man für die Software bezahlt, während man in Wirklichkeit für ein Paket zusätzlicher Berechtigungen bezahlt, die nur dann einen Mehrwert schaffen, wenn man sie auch nutzt.
Die wichtigsten Vorteile von SA sind:
- Lizenzmobilität – das Recht, Lizenzen ohne erneuten Kauf zwischen Servern zu verschieben, einschließlich in virtualisierte oder gehostete Umgebungen.
- Upgrade-Rechte – Zugang zur nächsten Produktversion ohne zusätzliche Kosten während der Laufzeit des Servicevertrags, anstatt eine neue Lizenz direkt zu erwerben.
- Zusatzleistungen – Weiterbildungsgutscheine, Planungsdienstleistungen und Rechte auf „Cold Backup“, je nach Produkt.
Keines dieser Elemente ist an sich wertlos. Aber jedes hängt von der tatsächlichen Nutzung ab: Mobilitätsrechte zahlen sich nur aus, wenn Sie Lizenzen verschieben, und Upgrade-Rechte zahlen sich nur aus, wenn Sie ein Upgrade durchführen. In der Praxis beobachten wir die größte Verschwendung von SA-Kosten in Umgebungen, in denen der Serverbestand seit Jahren unverändert ist: gleiche Hardware, gleiche Version, keine Migration oder kein Upgrade auf der Roadmap. In diesem Szenario ist SA ein wiederkehrender Kostenfaktor, ohne dass entsprechende Aktivitäten vorliegen, die ihn rechtfertigen.
Was eine Verlängerung des 3-Jahres-SA-Vertrags in großem Maßstab tatsächlich kostet
Um ein anschauliches Beispiel dafür zu geben, wie Software Assurance ein Unternehmen belasten kann, werfen Sie einen Blick auf dieses Lizenzmodell mit SA für eine mittelgroße Serverumgebung, das auf echten (anonymisierten) Microsoft-Mengenrabatten aus einem von uns geprüften Angebot aus dem Jahr 2025 basiert:
| Einzelposten | Anzahl | Stückpreis (nach Rabatt) | Gesamtsumme der Zeile |
|---|---|---|---|
| Windows Server Standard, 16 Kerne, + 3 Jahre SA | 100 Gastgeber | ~1.087 £ | ~108.700 £ |
| Windows Server-Geräte-CAL + 3-Jahres-SA | 2.000 CALs | ~37 £ | ~74.150 £ |
| Windows Server RDS-Benutzer-CAL + 3-Jahres-SA | 500 Kalorien | ~144 £ | ~72.200 £ |
| Insgesamt, Laufzeit 3 Jahre | ~255.000 £ |
Die Zahlen wurden aus einem tatsächlichen, mehrzeiligen Microsoft-Mengenangebot abgeleitet, das hier zur Veranschaulichung der Größenordnung zum Stand Juli 2026 anonymisiert wurde. Microsoft führt separate regionale Preislisten; betrachten Sie diese Zahlen daher als Richtwerte für die Kosten in einer vergleichbaren Umgebung und nicht als Angebot für Ihre spezifische Konfiguration. Die tatsächlichen Preise hängen von Ihrer Vertragsart, Ihrer Rabattstufe, aktuellen Microsoft-Sonderaktionen und dem Wechselkurs zum Zeitpunkt der Angebotserstellung ab. Die Beträge verstehen sich ohne Mehrwertsteuer.
Jeder der oben aufgeführten Posten beinhaltet Upgrade- und Downgrade-Rechte als Teil der SA-Verlängerung. Das entspricht einer Verpflichtung von über 255.000 £ für eine Laufzeit von drei Jahren, wobei der Wert dieser Rechte in dieser Zeit vollständig davon abhängt, ob das Unternehmen sie tatsächlich in Anspruch nimmt. Multiplizieren Sie diesen Betrag mit der Anzahl der Server, CALs und Anwendungsebenen in Ihrer Umgebung, und es wird deutlich, warum es sich lohnt, diese Prüfung vor der Unterzeichnung durchzuführen – und nicht erst danach.
Die Selbstprüfung: Sechs Fragen, die Sie sich vor Ihrer nächsten Verlängerung stellen sollten
1. Haben Sie in den letzten 12 Monaten eine Lizenz zwischen Servern oder in eine virtuelle/Cloud-Umgebung verlagert?
Wenn die Antwort „Nein“ lautet und es keinen konkreten Plan dafür gibt, bringt Ihnen die Lizenzmobilität derzeit keinen Mehrwert.
2. Ist in der aktuellen SA-Laufzeit ein Versions-Upgrade in Ihrer Roadmap vorgesehen?
Upgrade-Rechte machen sich nur dann bezahlt, wenn Sie tatsächlich ein Upgrade durchführen. Wenn Ihre Windows Server- oder SQL Server-Instanz seit mehreren Jahren mit derselben Version läuft und kein Upgrade geplant ist, zahlen Sie im Voraus für etwas, das Sie gar nicht vorgesehen haben.
3. Wer hat diese Vereinbarung ausgearbeitet, und ist diese Person noch bei der Organisation tätig?
Nach unserer Erfahrung ist dies die Frage, die am häufigsten zu Verschwendung im Bereich der Software-As-a-Service-Lösungen (SA) führt. Verträge bestehen häufig länger als die Person, die sie ausgehandelt hat. Wenn die derzeitige IT-Führung die IT-Umgebung übernommen und nicht selbst aufgebaut hat, besteht die reale Gefahr, dass niemand überprüft hat, ob die ursprüngliche Begründung für die SA-Lösung noch zutrifft.
4. Wann wurde die tatsächliche Nutzung zuletzt überprüft?
Wenn die Antwort „Keine Ahnung“ oder „Nicht mehr, seit der Vertrag unterzeichnet wurde“ lautet, ist das für Sie das Signal zum Handeln. Die automatische Verlängerung einfach laufen zu lassen, weil es bequem ist, ist genau der Grund, warum die Ausgaben schnell in den sechsstelligen Bereich steigen können.
5. Nutzen Sie SA, um die Beibehaltung von Lizenzen der Enterprise-Stufe zu rechtfertigen, die Sie möglicherweise gar nicht benötigen?
Dies ist eine damit zusammenhängende, aber eigenständige Falle: Entscheidungen zur Verlängerung der SA-Lizenzen werden manchmal mit Entscheidungen zur Edition (beispielsweise dem Verbleib bei SQL Server Enterprise) gebündelt, ohne dass eine der beiden unabhängig voneinander hinterfragt wird. Die Anpassung der Edition und die Anpassung der SA-Lizenzen sind zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, und wenn man sie miteinander vermischt, könnte dies dazu führen, dass man das eine optimiert, das andere aber außer Acht lässt.
6. Hat sich Ihre Umgebung (mehr Benutzer, mehr Kerne, neue Anwendungen) seit der letzten Bewertung der Vereinbarung verändert?
Wachstum ist ein berechtigter Grund, SA beizubehalten oder zu erweitern. Dies sollte jedoch eine wohlüberlegte Entscheidung sein, die auf der aktuellen Situation basiert, und keine Annahme, die aus dem letzten Verlängerungszyklus übernommen wurde.
Wenn Sie bei drei oder mehr dieser Fragen mit „Nein“ oder „Ich bin mir nicht sicher“ geantwortet haben, lohnt es sich, jemanden, der nicht an der ursprünglichen Kaufentscheidung beteiligt war, einen Blick darauf werfen zu lassen.
So sieht SA Waste in der Praxis aus
Genau dieses Muster haben wir bei einem aktiven Kunden beobachtet, der TrustedTech ursprünglich mit der Lizenzierung von Microsoft 365 und Azure beauftragt hatte. Während des Onboardings stellte sich heraus, dass das Unternehmen zudem über eine umfangreiche On-Premise-Umgebung verfügte, deren Lizenzen sich seit Jahren automatisch verlängerten. Die Person, die diese ursprünglich eingerichtet hatte, hatte das Unternehmen inzwischen verlassen, sodass der neue IT-Leiter Kaufentscheidungen übernehmen musste, die von niemandem im aktuellen Team getroffen oder überprüft worden waren. (Dieses Beispiel ist eine Zusammensetzung aus Mustern, die wir bei mehreren Kundenprojekten beobachten, und bezieht sich nicht auf einen einzelnen identifizierbaren Kunden.)
Bei einer Lizenzüberprüfung stellte sich heraus, dass im Rahmen der Vereinbarung Software Assurance-Rechte verlängert worden waren, die nicht an aktive Mobilitäts- oder Upgrade-Pläne gebunden waren. Durch diese Maßnahme sowie die Beseitigung einiger weiterer Redundanzen konnte das Unternehmen 75.000 £ einsparen, die anschließend in die Modernisierung der Microsoft 365- und Azure-Umgebung reinvestiert wurden, anstatt in ungenutzte Berechtigungen zu fließen.
Es geht nicht darum, dass Software Assurance schlecht ist. Es geht vielmehr darum, dass seit Jahren niemand mehr gefragt hat, ob sie für diese spezielle Umgebung überhaupt noch Sinn macht.
Wann sich Software Assurance lohnt
SA sollte nicht reflexartig gestrichen werden. Es macht sich bezahlt, wenn:
- Sie virtualisieren derzeit Workloads oder planen dies innerhalb der SA-Laufzeit.
- Ein Versions-Upgrade steht auf dem Plan, und der Kauf als Einzelprodukt würde mehr kosten als die Verlängerung des Servicevertrags.
- Ihr Unternehmen wächst in einer Weise, die Mobilitätsrechte wirklich sinnvoll macht: Bereitstellungen an mehreren Standorten, Disaster-Recovery-Lösungen und die Konsolidierung von Rechenzentren.
- Sie nutzen die im Paket enthaltenen Leistungen im Bereich Schulung oder Planung.
Das Ziel dieser Prüfung ist es nicht, jeden einzelnen SA-Posten aus Ihrem Verlängerungsvertrag zu streichen. Es geht vielmehr darum, sicherzustellen, dass jeder Posten vorhanden ist, weil er Ihnen einen Nutzen bringt – und nicht, weil er schon immer dort stand.
Was eine Lizenzprüfung über diese Checkliste hinaus bietet
Eine einfache Selbstprüfung deckt die offensichtlichen Lücken auf. Was dabei jedoch nicht so leicht erkennbar ist, ist, wie sich die Software Assurance (SA) auf Ihre spezifische Vertragsart auswirkt. Open Value, Enterprise Agreement und MPSA handhaben die Verlängerung der SA und den Zeitpunkt der Anpassung jeweils unterschiedlich. Die Mobilitäts- und Downgrade-Rechte, die bei einem Wechsel zwischen den Vertragsarten bestehen bleiben, sind nicht immer intuitiv nachvollziehbar. Wenn Sie zudem noch veraltete On-Premise-Software einsetzen, ist es eine gute Idee, neben dem oben genannten Software Assurance-Audit auch zu prüfen, was Ihre Windows Server-Lizenzkosten tatsächlich beeinflusst. Entscheidungen bezüglich der Server-Edition und der SA werden oft gemeinsam getroffen, obwohl sie eigentlich separat bewertet werden sollten.
Wenn Geräte-CALs oder RDS-CALs Bestandteil dieser Vereinbarung sind – wie im obigen Kostenszenario –, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass Sie über den richtigen CAL-Typ für die Art und Weise verfügen, wie die Benutzer tatsächlich auf Ihre Server zugreifen. Benutzer-CALs und Geräte-CALs sind nicht austauschbar, und solche Diskrepanzen sind eine weitere häufige Ursache für überhöhte Ausgaben, die zusätzlich zu ungenutzten SA-Lizenzen anfallen.
Und falls Ihre SQL Server-Umgebung Teil dieser Vereinbarung ist, sollte auch die Frage nach der Edition noch einmal genauer betrachtet werden: Die Lizenzkosten für die Enterprise-Edition betragen pro Kern etwa das Fünffache der Kosten für die Standard-Edition, und viele Umgebungen, in denen heute die Enterprise-Edition läuft, würden auch mit der Standard-Edition einwandfrei funktionieren.
Häufig gestellte Fragen
Was geht mir verloren, wenn ich die Software Assurance kündige?
Sie behalten die unbefristete Lizenz und das Recht, diese Software zu nutzen. SA ist eine Zusatzfunktion. Was Sie jedoch verlieren, sind diese beiden Punkte: Erstens die Möglichkeit, kostenlos auf die nächste Version zu aktualisieren, und zweitens das Recht, Lizenzen ohne erneuten Kauf zwischen verschiedenen Umgebungen zu verschieben. Wenn beides für Ihre kurzfristigen Pläne nicht relevant ist, führt eine Kündigung nicht dazu, dass Ihnen Funktionen verloren gehen, die Sie derzeit nutzen.
Kann ich die Software Assurance vorzeitig kündigen oder nur bei der Verlängerung?
Dies hängt von Ihrer Vertragsart und den aktuellen Bedingungen von Microsoft für das jeweilige Programm ab. In den meisten Fällen ist der entscheidende Zeitpunkt eher Ihr Verlängerungsdatum als die Mitte der Vertragslaufzeit, und genau deshalb lohnt es sich, diese Prüfung vor diesem Datum durchzuführen und nicht erst danach.
Was passiert mit der Software Assurance, wenn wir von einem Enterprise Agreement zu CSP wechseln?
SA-Vorteile werden nicht automatisch in derselben Form übernommen. Einige ältere On-Premises-Rechte im Rahmen eines EA lassen sich möglicherweise nicht direkt auf einen CSP-Vertrag übertragen, weshalb dies im Rahmen eines jeden Übergangsplans von EA zu CSP konkret festgelegt werden sollte.
Woher weiß ich, ob wir unsere Rechte zur Lizenzmobilität tatsächlich nutzen?
Prüfen Sie, ob während der laufenden SA-Laufzeit Lizenzen physisch von einem Server auf einen anderen, in eine Hosting-Umgebung oder in eine virtualisierte Instanz verschoben wurden. Liegt die Antwort bei null, wurden die Mobilitätsrechte in diesem Zeitraum nicht genutzt.
Kommt es häufig vor, dass Unternehmen im Rahmen von Software Assurance überlizenziert sind?
Dies kommt so häufig vor, dass wir es bei jeder von uns durchgeführten Lizenzprüfung vor Ort als Standard-Prüfpunkt behandeln, insbesondere bei Unternehmen, bei denen die ursprüngliche Kaufentscheidung bereits vor der Amtszeit der derzeitigen IT-Führung getroffen wurde.
Eine zweite Meinung einholen
Wenn Sie diese Checkliste durchgegangen sind und sich immer noch nicht sicher sind, wie Ihre Situation aussieht, ist das ganz normal; die SA-Bedingungen hängen in einer Weise mit der Vertragsart, der Edition und der Nutzung zusammen, die aus der Verlängerungsmitteilung allein nicht immer ersichtlich ist. Als Microsoft Solutions Partner, der alle sechs Solutions-Partner-Auszeichnungen besitzt, führt das Lizenzierungsteam von TrustedTech standardmäßig Lizenzüberprüfungen vor Ort durch, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Microsoft-Ausgaben zu optimieren. Es kostet Sie nichts, herauszufinden, ob Sie mit Ihrer nächsten Verlängerung tatsächlich etwas erwerben, das Sie auch nutzen werden. Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung mit unseren Lizenzierungsberatern, um Ihren Vertrag überprüfen zu lassen.
