Wenn Sie einen Microsoft-Server vor Ort betreiben (Windows Server, SQL Server, Exchange, SharePoint), ist die Serverlizenz allein nicht alles. Jedes Element, das eine Verbindung zu diesem Server herstellt (ein Benutzer, ein Gerät oder beides), benötigt zusätzlich eine Clientzugriffslizenz (CAL). Bei den CALs kommt es in den meisten Unternehmen entweder zu überhöhten Ausgaben oder versehentlichen Verstößen gegen die Lizenzbestimmungen.
Die Wahl beschränkt sich auf zwei Varianten: Benutzer-CAL oder Geräte-CAL. Hier erfahren Sie, wie Sie herausfinden, welche Variante zu Ihrer Umgebung passt, und wo die Fallstricke liegen.
Was ein CAL eigentlich ist
Eine CAL ist eine Lizenz in Papierform. Sie wird nicht installiert und verfügt über keinen Aktivierungsschlüssel (RDS-CALs, auf die wir noch eingehen werden, sind anders und benötigen einen solchen Schlüssel). Eine CAL ist einfach Microsofts Art zu sagen, dass Sie für das Recht bezahlt haben, auf die Serversoftware zuzugreifen.
Sie benötigen CALs für Windows Server Standard oder Datacenter, für SQL Server, der nach dem Server+CAL-Modell lizenziert ist, für Exchange Server und für SharePoint Server. Für die entsprechenden Cloud-Lösungen (Microsoft 365, von Azure gehostete Dienste) benötigen Sie keine CALs, da diese bereits pro Benutzer oder pro Arbeitsplatz lizenziert sind.
Zwei Dinge, die die Leute in Bezug auf CALs immer wieder falsch verstehen:
- CALs sind nicht dasselbe wie die Serverlizenz. Mit dem Kauf von Windows Server erwerben Sie das Recht, das Betriebssystem zu installieren. Sie erwerben damit jedoch nicht das Recht, dass andere Personen es nutzen dürfen. Sie benötigen weiterhin CALs.
- CALs müssen der Serverversion entsprechen (oder diese übersteigen). Eine Windows Server 2022-CAL gewährt keinen Zugriff auf einen Windows Server 2025-Server. Die neuere CAL gilt rückwirkend (eine 2025-CAL gilt auch für einen 2022-Server), jedoch nicht vorwärts.
Ab der Installation des Servers haben Sie eine 120-tägige Frist, um CALs zu erwerben. Danach verstoßen Sie gegen die Lizenzbestimmungen und müssen mit einem Audit durch das Microsoft Software Asset Management (SAM) rechnen.
Benutzer-CAL vs. Geräte-CAL: Der wesentliche Unterschied
| Benutzer-CAL | Geräte-CAL | |
|---|---|---|
| Zugewiesen an | Eine bestimmte Person | Ein bestimmtes Gerät |
| Wer kann es nutzen? | Diese eine Person, auf beliebig vielen Geräten | Eine beliebige Anzahl von Personen auf diesem einen Gerät |
| Am besten geeignet für | Mitarbeiter, die mehrere Geräte nutzen | Geräte, die von mehreren Personen genutzt werden |
| Nachverfolgung | Vom Server, wird nicht erzwungen | Wird vom Lizenzserver überwacht und durchgesetzt |
| Überbelegung | Möglich (und ein Compliance-Risiko) | Nicht möglich |
Eine Benutzer-CAL gewährt einer Person eine Lizenz. Diese Person kann sich von einem Laptop, einem Desktop-Computer, einem Smartphone, einem Tablet, einem Heimcomputer oder einer beliebigen Anzahl von Geräten aus verbinden – und das alles mit nur einer CAL.
Eine Geräte-CAL gewährt dem Endgerät eine Lizenz. Jeder, der dieses Gerät nutzt, kann auf den Server zugreifen. Fünf Personen, die sich einen Kiosk-PC teilen, benötigen eine Geräte-CAL und nicht fünf Benutzer-CALs.
Wenn Benutzer-CALs die Oberhand gewinnen
Benutzer-CALs sind für die meisten modernen Unternehmen die richtige Lösung. Der Grund dafür ist folgender: Die meisten Mitarbeiter nutzen heutzutage im Alltag mehrere Geräte. E-Mails auf dem Laptop, Teams auf dem Smartphone, gelegentlicher Fernzugriff von einem privaten Rechner aus. Würden Sie für jeden Endpunkt, den ein Mitarbeiter nutzt, eine Geräte-CAL erwerben, würden Sie pro Mitarbeiter drei oder vier CALs ohne Grund kaufen.
Benutzer-CALs sind in folgenden Fällen zutreffend:
- Die Mitarbeiter nutzen verschiedene Geräte, um auf den Server zuzugreifen
- Sie verfügen über eine Active-Directory-Umgebung mit benannten Benutzern
- Die Mitarbeiterzahl ist stabil oder wächst
- In der Organisation gibt es mehr Geräte als Benutzer.
Wenn Geräte-CALs die Oberhand gewinnen
Geräte-CALs sind in einer begrenzten Anzahl von Fällen die bessere Wahl, in diesen Fällen sind sie jedoch deutlich günstiger.
Geräte-CALs sind dann die richtige Wahl, wenn:
- Schichtarbeiter nutzen gemeinsam einen festen Bestand an Maschinen (Callcenter, Verkaufsflächen, Fertigungslinien, Gesundheitseinrichtungen)
- Kiosksysteme oder gemeinsam genutzte Terminals (Check-in in der Lobby, Scanner im Lager, Zeiterfassungsstationen)
- 24/7-Betrieb, bei dem Tag- und Nachtschichten dieselben PCs nutzen
- Sie haben mehr Nutzer als Geräte
Ein Einzelhandelsgeschäft mit 50 Mitarbeitern und 10 gemeinsam genutzten Kassenterminals benötigt 10 Geräte-CALs und nicht 50 Benutzer-CALs. Die Rechnung ergibt sich ganz klar, wenn man die Anzahl der Geräte der Anzahl der Benutzer gegenüberstellt.
Wie sieht es mit den Remote-Desktop-Diensten (RDS) aus?
Wenn sich Benutzer über Remote Desktop Services mit Ihrem Server verbinden, ist dafür zusätzlich zur Standard-CAL eine separate Lizenz erforderlich. RDS-CALs gewähren Fernzugriff, Standard-CALs gewähren lokalen Zugriff. Für die meisten Hybrid- und Remote-Arbeitsumgebungen werden beide benötigt.
Zwei praktische Hinweise zu RDS-CALs:
- RDS-CALs verfügen (im Gegensatz zu Standard-CALs) über Aktivierungsschlüssel und werden über den RDS-Lizenzserver installiert und verwaltet.
- Sie können RDS-Benutzer- und RDS-Geräte-CALs in derselben Umgebung mischen, was jedoch die Überwachung erschwert. Legen Sie eine der beiden Optionen als Standard fest.
Die Preise für die aktuellen Versionen – Windows Server 2025 RDS-Benutzer-CALs und Windows Server 2025 RDS-Geräte-CALs – finden Sie auf der Website. Der vollständige RDS-CAL-Katalog umfasst alle aktuellen und unterstützten früheren Versionen.
Rahmenkonzept für schnelle Entscheidungen
Drei Fragen führen die meisten Unternehmen zur richtigen Antwort:
- Haben Sie mehr Benutzer als Geräte oder mehr Geräte als Benutzer? Mehr Benutzer als Geräte → Geräte-CALs. Mehr Geräte als Benutzer → Benutzer-CALs.
- Werden Ihre Geräte von mehreren Personen in verschiedenen Schichten gemeinsam genutzt oder sind sie für einen einzelnen Mitarbeiter bestimmt? Gemeinsame Nutzung → Geräte-CALs. Persönliche Nutzung → Benutzer-CALs.
- Greifen die Benutzer in einer typischen Woche von mehreren Geräten auf den Server zu? Ja → Benutzer-CALs. Nein → beides ist möglich; entscheiden Sie sich je nach Kosten.
Im Zweifelsfall sollten Sie sich für Benutzer-CALs entscheiden. Die Branche entwickelt sich durchweg in Richtung einer benutzerbezogenen Lizenzierung, und Benutzer-CALs bleiben mit der Person verbunden, auch wenn diese die Rolle wechselt oder ein anderes Gerät nutzt.
Kann man sie miteinander mischen?
Ja, technisch gesehen. Microsoft erlaubt eine Mischung aus Benutzer- und Geräte-CALs in derselben Umgebung. Wir raten jedoch generell davon ab. Dies erschwert die Vorbereitung auf Audits, die Planung der Nutzerlizenzen und die Erläuterung der Zahlen gegenüber der Finanzabteilung. Eine Ausnahme bildet der Fall, dass Sie tatsächlich zwei unterschiedliche Nutzergruppen haben (ein Büro mit Wissensarbeitern, die Benutzer-CALs nutzen, sowie einen Betrieb mit gemeinsamer Bürofläche, der Geräte-CALs nutzt). In diesem Fall sollten Sie diese so klar wie möglich voneinander trennen.
CAL-Fallstricke, auf die man achten sollte
Ein paar Dinge, die IT-Teams überraschen:
- CALs sind nicht übertragbar. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können Sie die CAL einem neuen Mitarbeiter zuweisen. Wenn ein Gerät ausgemustert wird, können Sie die CAL einem Ersatzgerät zuweisen. CALs dürfen jedoch nicht verkauft oder an ein anderes Unternehmen übertragen werden.
- Versionsinkongruenzen treten ohne sichtbare Anzeichen auf. Eine CAL aus dem Jahr 2022, die mit einem Server aus dem Jahr 2025 verbunden wird, funktioniert technisch gesehen eine Zeit lang, da Microsoft die CAL-Versionierung nicht auf Protokollebene durchsetzt. Dass es sich um ein Compliance-Problem handelt, stellt man erst fest, wenn man einem Audit unterzogen wird.
- Die Software Assurance deckt Versions-Upgrades ab. Wenn Sie Ihre CALs mit SA erworben haben, werden Ihre CALs zusammen mit dem Server aktualisiert. Ohne SA müssen Sie bei jeder Hauptversion neue CALs erwerben (2019 → 2022 → 2025).
- Audits im Bereich Software Asset Management kommen vor. Microsoft führt sie in regelmäßigen Abständen durch, und die Strafen bei einem Mangel an CALs sind erheblich. Sollten Sie jemals ein SAM-Schreiben erhalten, wenden Sie sich an einen Lizenzpartner, bevor Sie direkt darauf antworten.
Das Gesamtbild der Lizenzierung
In den meisten lokalen Microsoft-Umgebungen sieht die Lizenzstruktur letztendlich wie folgt aus:
- Die Server-Betriebssystemlizenz (Windows Server, Verkauf pro Kern, mindestens 16 Kerne)
- CALs für jeden Benutzer oder jedes Gerät, das darauf zugreift
- Zusätzlich zu den oben genannten Lizenzen sind RDS-CALs erforderlich, falls Remote Desktop zum Einsatz kommt
- Möglicherweise Lizenzen für SQL Server, Exchange Server oder SharePoint Server mit eigenen CALs
Die Sache ist so komplex, dass sich ein 30-minütiges Gespräch mit einem Lizenzpartner in der Regel schon lohnt. Unser Windows Server 2025-Lizenzrechner übernimmt die Berechnung der Kernanzahl, und der umfassende Leitfaden zur Windows Server-Lizenzierung erläutert die Entscheidungen bezüglich der Edition und der CALs ausführlicher.
