„Shadow AI“ am Arbeitsplatz: Der Forschungsbericht 2026

„Shadow AI“ – also die Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber nicht genehmigt wurden – hat sich in weniger als zwei Jahren von einem Nischenproblem der IT zu einem weit verbreiteten Phänomen am Arbeitsplatz entwickelt. Die wichtigste Erkenntnis ist für die meisten IT- und Sicherheitsteams unangenehm: „Shadow AI“ ist kein Problem der Nachwuchskräfte. Es ist ein Problem der Führungskräfte. Führungskräfte nutzen mehr als doppelt so häufig nicht genehmigte KI-Tools wie ihre Teams, und die von Microsoft für Juli 2026 angekündigte Preiserhöhung für M365 wird dieses Problem noch verschärfen.

Inhalt des Berichts:

  • Wer nutzt Shadow AI und warum?
  • Die 35-Punkte-Vertrauenslücke zwischen Führungskräften und ihren Teams
  • Warum jeder dritte Mitarbeiter KI weiterhin nutzen würde, selbst wenn dies Disziplinarmaßnahmen zur Folge hätte
  • Fünf Empfehlungen für CIOs, CISOs und Personalverantwortliche im Vorfeld der M365-Preisanpassung im Juli 2026.

Zertifizierte Microsoft-Experten

Mit der „Microsoft Partner Solution“-Zertifizierung für jede Microsoft-Cloud-Lösung sind wir bestens gerüstet, Sie bei der Umsetzung Ihrer nächsten strategischen IT-Initiative zu unterstützen.

Wie Microsoft Copilot dabei hilft, „Shadow AI“ zu bekämpfen

„Shadow AI“ tritt auf, wenn Mitarbeiter nicht genehmigte KI-Tools wie private ChatGPT-Konten oder Browser-Erweiterungen nutzen, um außerhalb der IT-Kontrolle mit Unternehmensdaten zu arbeiten. Dies birgt erhebliche Risiken in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Datenlecks.
Eine Microsoft Copilot-Lizenz reduziert „Shadow AI“, indem sie den Mitarbeitern eine genehmigte KI-Option zur Verfügung stellt. Und so funktioniert es:

  • Hält die KI innerhalb Ihres Microsoft 365-Mandanten

    Copilot läuft vollständig innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung und berücksichtigt dabei die Entra ID-Berechtigungen, die Datenlokalisierung und die Mandantengrenzen – im Gegensatz zu KI-Tools für Endverbraucher, die außerhalb Ihrer Kontrolle betrieben werden.

  • Schützt Daten durch integrierte Governance

    Copilot lässt sich in Microsoft Purview, DLP, Audit-Protokolle und Compliance-Richtlinien integrieren, sodass sensible Daten geschützt bleiben und die Nutzung von KI transparent und überprüfbar bleibt.

  • Reduziert die Notwendigkeit riskanter Behelfslösungen

    Da Copilot direkt in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint integriert ist, können Mitarbeiter KI-Unterstützung in Anspruch nehmen, ohne Dateien oder E-Mails in externe Tools kopieren zu müssen.

  • Fördert die Produktivität, ohne die KI zu behindern

    Anstatt KI zu verbieten (was selten funktioniert), bietet Copilot eine genehmigte Alternative, die Produktivität mit Sicherheit und Compliance in Einklang bringt.

Bewertung der Copilot-Einsatzbereitschaft: Reduzieren Sie das Risiko durch „Shadow-AI“, bevor Sie die Lösung einsetzen

„Shadow AI“ gedeiht, wenn Unternehmen KI einsetzen, ohne dass die entsprechenden Kontrollmechanismen vorhanden sind. Microsoft Copilot bietet nur dann einen Mehrwert und verringert Risiken, wenn Ihr Microsoft 365-Mandant für eine sichere und geregelte Nutzung von KI bereit ist.

Das „Copilot Readiness Assessment“ von TrustedTech prüft, ob Ihre Umgebung Copilot sicher unterstützen kann, und hilft dabei, die Umstände zu beseitigen, die Mitarbeiter dazu veranlassen, nicht genehmigte KI-Tools zu nutzen.

Unsere Einschätzung:

  • Bewerten Identitäts-, Sicherheits- und Datenkontrollen, die sich unmittelbar auf das Risiko durch „Shadow-KI“ auswirken
  • Erkennt übermäßige Datenweitergabe, Datenlecks und Compliance-Lücken, die durch KI-Tools noch verstärkt werden können
  • Bietet einen klaren, umsetzbaren Leitfaden für die Einführung von Copilot als sichere Alternative zu „Shadow-KI“

Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre KI-Risiken und setzen Sie Copilot mit Zuversicht ein.

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