Führungskräfte wachen morgens nicht mit der Vorfreude auf, über Speicherplatz zu sprechen. Man wacht morgens mit der Vorfreude auf, nicht über Speicherplatz sprechen zu müssen. Aber Speicherplatz findet immer einen Weg, zu Ihrem Problem zu werden – meist direkt nachdem jemand sagt: „Es sind doch nur ein paar Dateien“, und kurz bevor jemand anderes fragt: „Warum ist unsere Microsoft 365-Rechnung schon wieder gestiegen?“
Wenn Sie SharePoint als „Dachboden“, „Keller“, „Garage“ und „vorübergehenden Abstellplatz, den wir später aufräumen“ für die langfristige Speicherung in Ihrem Unternehmen nutzen, sind Sie damit nicht allein. SharePoint eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit: Versionsverwaltung, gemeinsames Verfassen von Dokumenten, Freigaben, Berechtigungen, Teams-Integration und all die Dinge, die den Arbeitsablauf am Laufen halten.
Es ist jedoch nicht dafür gedacht, als dauerhafter Speicherort für jede einzelne Datei zu dienen, mit der Ihr Unternehmen seit den Anfängen von Outlook jemals zu tun hatte. Und wenn SharePoint zu „dem Ort wird, an dem Dateien landen, um niemals gelöscht zu werden“, steigen die Kosten, die Suche wird unübersichtlich, die Governance wird zu einer politischen Angelegenheit („Bitte rühr meinen Ordner nicht an“) und es bauen sich still und leise Risiken auf.
Die eigenen Leitlinien von Microsoft machen eine entscheidende Tatsache schmerzlich deutlich: Der Speicherplatz bei SharePoint Online ist ein gebündeltes Kontingent, das an die Lizenzierung gebunden ist, und wenn man dieses überschreitet, muss man entweder die Nutzung reduzieren … oder mehr Speicherplatz kaufen. Das ist ein gutes Modell für Inhalte zur Zusammenarbeit, die aktiv genutzt werden. Es ist ein weniger gutes Modell für Inhalte nach dem Motto „Das brauchen wir vielleicht irgendwann einmal“, die seit einer Zeit, als noch jemand wusste, wie ein Faxgerät klingt, nicht mehr geöffnet wurden.
Sprechen wir also über einen besseren Ansatz: einen, bei dem SharePoint weiterhin seine Stärken ausspielen kann, während langfristig selten abgerufene Inhalte in einen Cloud-Speicher verlagert werden, der tatsächlich für diese Aufgabe konzipiert ist.
Und damit das Ganze möglichst reibungslos verläuft, nutzen wir doch die einzige Metapher, die die emotionale Realität dieser Situation wirklich treffend beschreibt:
Deine Daten sind wie ein Kind in den Vierzigern, das einfach nicht aus dem Keller ausziehen will
Du weißt schon, was ich meine.
Anfangs waren sie einfach bezaubernd. Klein. Voller Möglichkeiten. „Schau dir all die Inhalte an, die wir sammeln! Wissen ist Macht!“
Dann wurden sie erwachsen.
Jetzt stehen sie immer noch im Keller, treiben deine Kosten stetig in die Höhe, verschlingen den Strom und blockieren jeden Plan, sie loszuwerden, mit der Frage: „Aber was ist, wenn die Finanzabteilung diese Tabelle eines Tages aus Nostalgie braucht?“
Das sind Ihre Daten in SharePoint: Jahrzehnte voller Dokumente, Exporte, Berichte, Projektordner und „final_final_v7_REALfinal.docx“-Dateien, die sich im Verborgenen still und leise vermehren.
Schlimmer noch: Sie haben Abonnements für sich entdeckt.
Und jedes Jahr wird es teurer, sie zu unterhalten.
Wie können Sie also dazu beitragen, dass Ihre Daten „erwachsen“ werden, einen „Job“ finden und an einen Ort umziehen, der günstiger, sicherer und besser für ein langfristiges Leben geeignet ist?
Sie gestalten einen modernen Speicherlebenszyklus:
- Bewahren Sie Inhalte für die aktive Zusammenarbeit in SharePoint auf.
- Klassifizieren und schützen Sie Inhalte mit Microsoft Purview.
- Verschieben Sie Inhalte für die „Langzeitarchivierung“ in den Azure Blob Storage.
- Diese Inhalte im Laufe der Zeit automatisch in verschiedene Kategorien einordnen (Aktuell → Weniger aktuell/Veraltet → Archiv).
- Sichern Sie es mit Defender for Storage.
- Sicherheitsmaßnahmen mit Azure Policy durchsetzen.
Hier geht es nicht um einen kompletten Austausch. Es ist eher so: „Wir lieben dich, SharePoint. Du bist nur nicht die Langzeitpflegeeinrichtung, für die wir dich gehalten haben.“
Dieser Prozess läuft nicht automatisch ab. Wenn er jedoch in den richtigen Phasen und Schritten durchgeführt wird, verläuft er reibungslos, nahtlos und mit nur sehr geringen Ausfallzeiten – lassen Sie uns über diese Schritte sprechen…
Schritt 1: Akzeptieren Sie die Wahrheit – Der SharePoint-Speicher ist kein Fass ohne Boden
Der Speicherplatz in SharePoint Online ist ein gemeinsamer, auf der Lizenzierung basierender Pool. Wenn dieser aufgebraucht ist, gibt es nur wenige Optionen: Daten bereinigen, zusätzlichen Speicherplatz erwerben oder die Strategie ändern.
SharePoint fördert die Zusammenarbeit: Speichern Sie aktuelle Arbeitsdokumente, Team-Artefakte und Inhalte, die von der engen Anbindung an Teams und Microsoft 365-Workflows profitieren.
Stattdessen kommt es jedoch häufig vor, dass SharePoint zu folgendem wird:
- Die Ablage für „alle Unternehmensdateien“
- Das Archiv für Projekte, die bereits vor Jahren abgeschlossen wurden
- Die Plattform, auf der jeder Medien hochlädt, weil es so einfach ist
- Das digitale Äquivalent eines Lagerraums, den man „vorübergehend“ nutzt und dann so lange bezahlt, bis die Sonne erlischt
Und genau deshalb stagnieren Ihre Lagerkosten nicht, sondern steigen weiter an. Unaufhaltsam. Genau wie der DoorDash-Verlauf Ihres Kellerbewohners.
Schritt 2: Legen Sie Regeln für Ihre Daten fest (mit Microsoft Purview)
Bevor du etwas bewegst, musst du wissen, was es ist.
Wenn Sie Daten nicht klassifizieren, wird die Speicherung zu einem Ratespiel:
- „Können wir das löschen?“
- „Ist das gesetzlich geregelt?“
- „Wem gehört das?“
- „Was passiert, wenn wir es verschieben?“
- „Warum starrt mich Legal so an?“
Hier hilft Ihnen Microsoft Purview dabei, Ihrem Unternehmen wieder die Kontrolle zurückzugewinnen.
Stichwort: Aufbewahrungsetiketten und -richtlinien
Mit Aufbewahrungsbezeichnungen und -richtlinien für den Zuständigkeitsbereich können Sie das aufbewahren, was Sie müssen, und das löschen, was Sie sollten.
Schützen Sie Ihre Daten: DLP-Richtlinien
Purview DLP hilft dabei, sensible Daten standortübergreifend zu identifizieren und zu schützen – und zwar auf der Grundlage einer Inhaltsprüfung: Es geht nicht nur um den Eindruck, den ein Dateiname vermittelt.
Und es gibt einen besonders nützlichen Schnittpunkt: Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen als Bedingung in einer DLP-Richtlinie für SharePoint-Dokumente verwenden.
In der Ausführungssprache: Sie können eine Regel-Logik wie folgt erstellen:
- „Wenn es sensible Daten enthält, sollten Sie die Weitergabe an Dritte einschränken.“
- „Wenn es sich um Finanzunterlagen handelt, sind diese X Jahre lang aufzubewahren.“
- „Wenn es um Personalangelegenheiten geht, sollten strengere Vorgehensweisen durchgesetzt werden.“
- „Wenn es alt und nicht vertraulich ist, kann es verlegt werden.“
Das ist der Unterschied zwischen „Wir haben Daten verschoben und auf das Beste gehofft“ und „Wir haben einen gezielten Datenlebenszyklus eingeführt“.
Schritt 3: Langfristige Daten in den Azure Blob-Speicher verschieben (wo sie hingehören)
Wenn SharePoint Ihr Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit ist, dann ist Azure Blob Storage Ihre Langzeitspeicherlösung: speziell entwickelt für enorme Skalierbarkeit, Langlebigkeit und Kostenkontrolle.
Und das Beste daran: Blob Storage verfügt über Zugriffsebenen, die speziell für „aktive“ und „inaktive“ Daten konzipiert sind.
- Beliebt: häufig aufgerufen
- Kühl / Kalt: wird selten aufgerufen
- Archiv: wird selten genutzt, geringste Kosten, das Abrufen dauert lange
Die Dokumentation von Azure beschreibt diesen Kompromiss erfrischend direkt: Das Verschieben von Daten in weniger häufig genutzte Speicherebenen ist einfach, doch das Zurückholen von Daten aus dem Archiv in eine Online-Ebene kann einige Zeit in Anspruch nehmen (bis zu ca. 15 Stunden).
Das ist kein Fehler. So ist es nun mal.
Archive sind günstig, weil sie nicht vorgeben, sofort verfügbar zu sein.
Was, ehrlich gesagt, ohnehin auf die meisten Unternehmensarchive zutrifft. („Wir brauchen diese Akte.“ „Okay. Die haben wir dann morgen.“ „Das passt.“)
Schritt 4: Automatisierung des „Umzugsprozesses“ (mit serverlosen Anwendungen)
Sie könnten Inhalte manuell von SharePoint in den Blob-Speicher verschieben.
Du könntest deine Garage auch manuell mit einer Pinzette aufräumen.
Stattdessen nutzen Sie Automatisierung: in der Regel über:
- Power Automate
- Azure Logic Apps
- Azure Functions
- Oder eine Kombination aus den oben genannten Optionen (und manchmal Microsoft Graph, um den Umfang zu vergrößern)
Der entscheidende Punkt ist nicht, welche Schnittstelle welche Funktion erfüllt. Der entscheidende Punkt ist:
Sie können Dateien automatisch aus SharePoint verschieben oder kopieren, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen.
Zum Beispiel:
- „Wenn ein Dokument seit zwei Jahren nicht mehr geändert wurde, verschiebe es in den Blob.“
- „Wenn eine Projektseite geschlossen wird, verschieben Sie die Dokumente dieser Seite in Blob.“
- „Wenn eine Datei mit ‚Akte – 7 Jahre‘ gekennzeichnet ist, legen Sie sie im Langzeitarchiv unter Einhaltung der entsprechenden Aufbewahrungsvorschriften ab.“
Logic Apps und die zugehörigen Workflow-Tools umfassen Konnektoren für Blob-Storage-Vorgänge. Das Microsoft-Ökosystem unterstützt zudem eindeutig gängige Muster für den Austausch von Inhalten zwischen SharePoint und Azure Storage mithilfe von Power Automate, Logic Apps und Azure Functions.
Das Ergebnis ist ein wiederholbarer Prozess: SharePoint bleibt übersichtlich und auf die Zusammenarbeit ausgerichtet, während langfristige Inhalte systematisch an den richtigen Ort verschoben werden.
Schritt 5: Richtlinien zum Datenlebenszyklus umsetzen (damit die Speicherkosten mit der Zeit sinken)
Hier bekommt das metaphorische „Kellerkind“ seine erste eigene Wohnung … und zieht dann in eine kleinere Wohnung um.
Azure Blob Storage unterstützt Richtlinien zur Lebenszyklusverwaltung, mit denen Daten je nach Alter und Zugriffsmustern automatisch zwischen den Speicherebenen verschoben werden können.
Im Klartext:
- Neue Dateien werden möglicherweise unter „Hot“ angelegt.
- Nach 30/60/90 Tagen Inaktivität können sie in den Status „Cool“/„Cold“ wechseln.
- Nach 180/365+ Tagen können sie in das Archiv verschoben werden.
- Optional: Sie können auch Richtlinien festlegen, nach denen Inhalte gelöscht werden, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (sofern dies angemessen ist).
Das ist für Führungskräfte besonders wirkungsvoll, weil es die finanzielle Perspektive auf den Kopf stellt.
Anstelle von: „Der Speicherbedarf wächst ständig, daher steigen auch die Kosten ständig“, gilt:
„Der Speicherbedarf wächst, aber der Großteil davon wird mit der Zeit automatisch günstiger.“
Ebenfalls erwähnenswert: In der Azure-Dokumentation werden praktische Kostenmechanismen wie Mindestaufbewahrungsfristen und Überlegungen zur vorzeitigen Löschung in einigen Tarifen hervorgehoben – genau aus diesem Grund sollten Automatisierungsrichtlinien an die tatsächlichen Zugriffsmuster angepasst werden.
Schritt 6: Sorgen Sie für umfassende Sicherheit (mit Defender for Storage)
Wenn Menschen den Satz „Verlagern Sie die Daten auf einen kostengünstigeren Speicherort“ hören, ist ihre erste Sorge (zu Recht): „Bedeutet ‚kostengünstiger‘ auch ‚weniger sicher‘?“
Nicht bei diesem Modell.
Microsoft Defender for Storage bietet Erkennung und Schutz vor Bedrohungen für Azure Storage, einschließlich Funktionen wie Malware-Scans und anderer speicherspezifischer Sicherheitserkennungen.
Ihre Langzeitspeicherung ist also nicht „eine billige Box in der Cloud“.
Vielmehr handelt es sich um eine verwaltete, überwachte und mit Sicherheitsfunktionen ausgestattete Speicherplattform.
Mit anderen Worten: Sie profitieren von den Kostenvorteilen, ohne dabei eine „dunkle Ecke“ zu schaffen, die Ihre Wirtschaftsprüfer eines Tages als „äußerst besorgniserregend“ bezeichnen werden.
Schritt 7: Automatische Durchsetzung der Governance (mit Ihrem neuen besten Freund, Azure Policy)
Selbst gute Architekturen versagen, wenn sie darauf beruhen, dass sich jeder für immer daran erinnert, das Richtige zu tun.
Deshalb ist Azure Policy so wichtig.
Azure Policy bietet integrierte Kontrollmechanismen und Initiativen für Azure Storage: Schutzmaßnahmen, mit denen nicht konforme Konfigurationen überprüft oder abgelehnt werden können.
Ein einfaches Beispiel: die Vorgabe einer sicheren Übertragung (HTTPS). Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass Azure Policy über eine integrierte Richtlinie verfügt, die sicherstellt, dass eine sichere Übertragung erforderlich ist.
Wenn man herauszoomt, ist der Wert größer als die Einstellung „Eins“:
- Sicherheitskonfigurationen standardisieren
- Fehlkonfigurationen reduzieren
- Unterstützung von Compliance-Initiativen in allen Umgebungen
- Machen Sie Ihre „Best Practices“ verbindlich und nicht optional
So verhindern Sie, dass aus „Wir haben ein sicheres System entwickelt“ ein „Wir haben ein sicheres System entwickelt, bis jemand vergessen hat, das Kontrollkästchen anzuklicken“ wird.
„Aber wir brauchen trotzdem Compliance und Mitarbeiterbindung.“ Ja. Genau darum geht es.
Eine häufig geäußerte Befürchtung ist, dass die Verlagerung von Daten aus SharePoint zum Verlust von Compliance-Funktionen führt.
Bei einem gut durchdachten Ansatz wird die Einhaltung der Vorschriften gestärkt, weil:
- Der Zuständigkeitsbereich bestimmt die Klassifizierung und die Aufbewahrungsdauer (was muss aufbewahrt werden, wie lange und unter welchen Bedingungen).
- Der Speicherlebenszyklus berücksichtigt die wirtschaftlichen Aspekte des Tierings (wie die Kosten im Laufe der Zeit sinken).
- Defender for Storage sorgt für Sicherheitsüberwachung direkt dort, wo sich die Daten befinden.
- Azure Policy sorgt kontinuierlich für die Einhaltung der Konfigurationsrichtlinien.
Das ist keine „Archivierung durch Vernachlässigung“.
Das ist „Archivierung von Grund auf“.
Was das für die Eigentumsverhältnisse bedeutet: Ergebnisse, auf die es wirklich ankommt
Man führt dies nicht ein, um einen Schönheitswettbewerb für Cloud-Architekturen zu gewinnen. Man führt es ein, weil es Ergebnisse auf Führungsebene liefert:
1) Eine Kostenkontrolle, die sich im Laufe der Zeit verbessert
Sie zahlen keine hohen Speichergebühren mehr für Inhalte, an denen nicht gemeinsam gearbeitet wird. Außerdem richten Sie ein Tiering ein, sodass ältere Inhalte im Laufe der Zeit automatisch günstiger werden.
2) Weniger Reibungsverluste im Betrieb
Die Navigation in SharePoint wird schneller, die Verwaltung einfacher und die politische Brisanz nimmt ab („Wem gehört dieses Chaos?“).
3) Bessere Sicherheitslage
Defender for Storage bietet gezielte Schutzmaßnahmen für den Ort, an dem Sie Ihre Langzeitdaten speichern.
4) Bessere Compliance-Bilanz
Purview unterstützt die Definition und Automatisierung von Aufbewahrungsregeln und DLP-Schutzmaßnahmen, anstatt sich auf manuelle Prozesse und implizites Wissen zu verlassen.
5) Eine skalierbare Unternehmensführung
Azure Policy verringert das Risiko, dass Ihre Speicherinfrastruktur im Zuge ihres Wachstums nicht mehr den Compliance-Anforderungen entspricht.
Ein praktischer Ansatz für die interne Einordnung
Wenn Sie eine einfache Darstellung benötigen, um die Beteiligten auf einen Nenner zu bringen, verwenden Sie diese:
- SharePoint dient der Zusammenarbeit.
- Blob Storage dient der Langzeitaufbewahrung und der kostenoptimierten Speicherung.
- Purview legt fest, was Daten sind und wie mit ihnen umgegangen werden muss.
- Die Automatisierung überträgt Daten, sobald sie bereit sind.
- Lebenszyklusrichtlinien senken die Kosten, je älter die Daten werden.
- Defender und Azure Policy sorgen für Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften.
Oder, um es mit den Worten eines Kindes aus dem Keller zu sagen:
- Wir schmeißen den Jungen nicht einfach so raus.
- Wir helfen ihnen dabei, in eine kleinere, günstigere Wohnung umzuziehen.
- Mit Regeln.
- Und ein Sicherheitssystem.
- Und jemand, der nachsieht, ob nicht ein Feuer ausgebrochen ist, als jemand versucht hat, im Toaster einen gegrillten Käse-Sandwich zuzubereiten.
Noch ein Hinweis: „Was ist mit Microsoft 365 Archive?“
Microsoft bietet außerdem „Microsoft 365 Archive“ an, mit dem inaktive SharePoint-Websites in eine Cold-Storage-Ebene innerhalb von SharePoint verschoben werden.
Das kann je nach Ihren Zielen eine sinnvolle Option sein: insbesondere, wenn Sie die Inhalte „in SharePoint“ behalten und gleichzeitig Kosten senken möchten.
Der in diesem Beitrag beschriebene Ansatz ist umfassender: Es geht darum, einen durchgängigen Lebenszyklus für die Dateninfrastruktur aufzubauen, der sich auf alle Inhaltstypen und Speicheranforderungen anwenden lässt und dabei Azure-Speicherebenen (einschließlich „Archive“) sowie Azure-native Governance- und Sicherheitskontrollen nutzt.
In vielen Organisationen umfasst die richtige Antwort beides:
- Microsoft 365 Archive für bestimmte Anwendungsfälle der Archivierung auf Website-Ebene und/oder
- Der Lebenszyklus von Azure Blob für eine umfassendere und detailliertere Strategie zur Langzeitspeicherung
Das Fazit
SharePoint ist eine hervorragende Plattform für die Zusammenarbeit. Es ist nur nicht die Kellerwohnung Ihres Unternehmens.
Falls sich Ihre SharePoint-Umgebung still und leise zu einem Langzeitspeicherlösung entwickelt, die Sie eigentlich nie haben wollten, können Sie diesen Kurs ändern: ohne den Geschäftsbetrieb zu stören und ohne von den Benutzern zu verlangen, plötzlich zu disziplinierten digitalen Minimalisten zu werden.
Nutzen Sie Purview zur Klassifizierung und Steuerung.
Nutzen Sie serverlose Automatisierung, um Inhalte zum richtigen Zeitpunkt aus SharePoint zu verschieben.
Nutzen Sie die Lebenszyklusverwaltung von Blob Storage, um Daten automatisch in niedrigere Speicherebenen zu verschieben.
Nutzen Sie Defender for Storage und Azure Policy, um die Sicherheit und Kontrolle über das gesamte System zu gewährleisten.
Dann können Sie endlich einen Blick auf Ihre Speicherprognose werfen, ohne zusammenzuzucken.
Und endlich können Ihre Daten aus dem Keller ausziehen (und Sie können endlich die Männerhöhle einrichten, die Sie sich schon immer gewünscht haben!).
Nicht, weil es das will…
Weil du endlich bessere Möglichkeiten hast.
