Jedes Unternehmen möchte mit KI schneller Innovationen vorantreiben. Nur wenige tun dies tatsächlich.
Sie kaufen Microsoft 365 Copilot-Lizenzen. Sie investieren in die Cloud-Infrastruktur. Sie geben die Vorgabe nach unten weiter: KI einführen. Dann kommt alles zum Stillstand. Die Einführungen verzögern sich. Die IT-Teams sind überlastet. Die Sicherheitsteams treten auf die Bremse.
Das Problem liegt nicht in der Technologie.
Innovation scheitert, weil fünf Systeme gleichzeitig versagen, und die meisten Organisationen erkennen nicht, dass diese miteinander verbunden sind. Man versucht, die Akzeptanz zu verbessern, ohne das Identitätsmanagement zu optimieren. Man optimiert das Identitätsmanagement, ohne die Governance zu regeln. Man regelt die Daten, ohne Compliance-Kontrollen einzuführen. Jede einzelne Maßnahme verlagert den Engpass lediglich an eine andere Stelle.
Wir arbeiten mit über 50.000 Kunden zusammen. Dabei beobachten wir immer wieder dasselbe Muster. Hier sind die fünf Hindernisse, die die Einführung der KI-Funktionen in Microsoft 365 tatsächlich verhindern.
Hindernis 1: Einführungslähmung. Sie haben die Werkzeuge, aber keine Strategie
Das Problem
Ein Architekturbüro mit 200 Mitarbeitern verfügt über Microsoft 365-Lizenzen. Gute Lizenzen. Outlook, Word, Teams, Excel. Alle sind für Copilot freigeschaltet. Niemand nutzt es.
Warum? Weil ihnen niemand gezeigt hat, wie es geht. Ihre Konkurrenten nutzen Copilot bereits, um Ausschreibungen zu beschleunigen, die Konstruktionsdokumentation zu automatisieren und Kundenleistungen innerhalb von Stunden statt Tagen zu erstellen. Die Führungsriege hat erkannt, was tatsächlich vor sich geht. Sie hinken nicht in Sachen Technologie hinterher. Sie hinken bei der Umsetzung hinterher.
Die Hindernisse liegen auf der Hand: Es gibt keine Einführungsstrategie, keinen Umsetzungsplan, die Mitarbeiter wissen nicht, dass es diese Tools überhaupt gibt, und die Lizenzgebühren bleiben ungenutzt.
Die Entdeckungsfrage
Ein Kundenbetreuer fragt: Wenn Ihr Vorgesetzter sagen würde: „Lassen Sie alles stehen und liegen und setzen Sie KI ein“, was würde Ihnen dann am meisten Angst machen? Die Kosten? Die Kontrolle? Die Komplexität der Einführung?
Die Lösung
Das Unternehmen führt eine „Copilot Readiness Assessment“-Analyse durch, um zu ermitteln, wie Erfolg für seine konkreten Arbeitsabläufe aussieht. Das Professional-Services-Team von TrustedTech unterstützt bei der Erstellung einer Roadmap für die KI-Integration. Das Unternehmen unterzeichnet einen Vertrag über „Enterprise Certified Support Services“ für praxisorientierte Schulungen, deren Schwerpunkt darauf liegt, die Zeit bis zur Wertschöpfung in Outlook, Word, Teams und Excel zu verkürzen.
Die Auswirkungen
Zwei Monate später. Die Bearbeitungszeit für Angebote hat sich halbiert. Das Unternehmen sichert sich zwei neue Projekte, die sonst an Wettbewerber gegangen wären. Die Projektmanager sparen nun acht bis zehn Stunden pro Woche ein, indem sie administrative Dokumentationsaufgaben an Copilot auslagern.
Der Einblick
Die Einführung ist kein technisches Problem. Es ist ein Problem der Umsetzung. Man kann über die besten Tools der Welt verfügen, aber ohne eine klare Strategie und praktische Unterstützung sind sie lediglich Posten auf einer Rechnung. Die dadurch frei werdenden Stunden sind dann am wertvollsten, wenn sie nicht mehr für Routineaufgaben, sondern für Kundenbeziehungen und strategisches Denken genutzt werden.
Weitere Informationen: Lesen Sie den vollständigen Leitfaden zur Einführung von Copilot oder erfahren Sie, wie die Nordic Investment Bank ihre „Modern Work“-Umgebung umgestaltet hat. Einen tieferen Einblick in die damit verbundenen Aspekte erhalten Sie in unserem Datenblatt zur Copilot-Eignungsprüfung.
Hindernis 2: Sicherheitsrückstand. Manuelle Prozesse in großem Maßstab sind ein Sicherheitsrisiko, das nur darauf wartet, auszubrechen.
Das Problem
Ein Gesundheitsdienstleister verwaltet 2.000 Geräte, die auf Hybridmitarbeiter, Remote-Mitarbeiter und externe Auftragnehmer verteilt sind. Die Gerätebereitstellung erfolgt manuell. Die RMM-Tools sind veraltet. Die Durchsetzung von Richtlinien erfolgt uneinheitlich.
Heute sind sie noch konform. Morgen könnte es schon anders aussehen. Mit zunehmendem Wachstum, dem Hinzukommen neuer Kliniken, Ärzte an entfernten Standorten und Telemedizin-Diensten steigt der manuelle Aufwand exponentiell an. Die IT-Mitarbeiter sind am Rande der Erschöpfung. Die Hindernisse sind real: Die manuelle Bereitstellung ist nicht skalierbar, veraltete Tools verursachen blinde Flecken, die Durchsetzung von Richtlinien erfolgt uneinheitlich, und es dauert 21 Tage, bis neue Mitarbeiter einsatzbereit sind.
Die Entdeckungsfrage
Ein IT-Manager geht gemeinsam mit einem AE den Prozess der Gerätebereitstellung durch. Wie viel davon ist automatisiert? Nicht viel. Die Systeme kommunizieren nicht miteinander. Es dauert 21 Tage, bis neue Mitarbeiter einsatzbereit sind.
Die Lösung
TrustedTech führt eine Sicherheitsüberprüfung durch, um zu ermitteln, wie das Unternehmen Microsoft Intune und Defender for Endpoint nutzen kann, um die Bereitstellung zu automatisieren und eine Richtlinienkontrolle in Echtzeit auf allen Geräten durchzusetzen.
Nach der Analyse der Umgebung und der Bereitstellung beider Tools vollzieht sich ein Wandel in der Infrastruktur. Neue Mitarbeiter sind bereits am ersten Tag einsatzbereit. Die Gerätebereitstellung erfolgt automatisch. Richtlinien werden in Echtzeit auf allen Endgeräten durchgesetzt.
Die Auswirkungen
Die Einarbeitungszeit verkürzt sich von 21 auf 14 Tage. Niemand muss ein Gerät in die Hand nehmen. Das IT-Team gewinnt 18 Stunden pro Woche hinzu, die es nun für strategische Initiativen statt für reaktive Bereitstellungsaufgaben nutzen kann.
Der Einblick
Manuelle Prozesse lassen sich nicht skalieren. Sicherheit und Compliance müssen automatisiert werden und dürfen nicht über Tickets und E-Mails verwaltet werden. Wenn Bereitstellung und Richtlinienkontrolle Hand in Hand gehen, kann sich das IT-Team vom „Feuerlöschen“ auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Weitere Informationen: Erfahren Sie, wie Senske seine Intune- und M365-Lizenzierung optimiert hat. Vertiefen Sie Ihr Wissen in unserem Webinar „Grundlagen der Intune-Implementierung“. Informieren Sie sich über bewährte Verfahren im Bereich Sicherheit und erfahren Sie, wie Sie das Sicherheitsmanagement für Microsoft 365 verbessern können.
Hindernis 3: Identitätsfragmentierung. Ohne Governance lässt sich der Zugriff nicht schnell genug kontrollieren
Das Problem
Ein schnell wachsendes SaaS-Unternehmen durchläuft derzeit eine umfassende organisatorische Umstrukturierung. In verschiedenen Regionen werden Mitarbeiter eingestellt und aus dem Unternehmen ausgeschieden. Personalwesen und IT sollten nahtlos zusammenarbeiten. Das tun sie jedoch nicht.
Die Benutzerbereitstellung erfolgt per E-Mail. Gruppenzuordnungen werden manuell vorgenommen. Berechtigungsänderungen werden in Ticket-Warteschlangen erfasst. Das Offboarding dauert Tage und wird manchmal sogar gänzlich vergessen. Es gibt keinen Prüfpfad. Die Hindernisse liegen auf der Hand: Die manuelle Bereitstellung hält mit der Geschäftsgeschwindigkeit nicht Schritt, es gibt keine rollenbasierte Zugriffskontrolle, keinen Überblick darüber, wer welche Zugriffsrechte hat, und die IT wird zu einem Engpass für das Wachstum.
Die Entdeckungsfrage
Ein AE geht der Sache auf den Grund. Wie handhabt das Unternehmen den Benutzerzugriff über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg? Vom Onboarding über Rollenwechsel bis hin zum sicheren Offboarding? Die Führungskräfte erkennen, was sie zurückhält. Sie können die Personalbeschaffung nicht skalieren. Das Kunden-Onboarding hinkt hinterher. M&A-Aktivitäten scheinen unmöglich.
Die Lösung
TrustedTech führt gemeinsam mit dem Professional-Services-Team einen „Identity and Access Health Check“ durch. Dabei wird geprüft, inwieweit die Berechtigungen auf die jeweiligen Rollen abgestimmt sind und wie der Zugriff über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg bereitgestellt, verwaltet und gesichert wird. Dabei wird ein Problem deutlich: die suboptimale Nutzung von Microsoft Entra ID innerhalb der Umgebung.
Nach der Optimierung der Entra-ID-Einrichtung können die Personalabteilung und die IT-Abteilung den richtigen Personen aus der Ferne und in großem Umfang die entsprechenden Zugriffsrechte zuweisen.
Die Auswirkungen
Neunzig Prozent der manuellen Aufgaben des IT-Teams im Zusammenhang mit der Bereitstellung und dem Zugriff entfallen. Mitarbeiter sind innerhalb von Minuten statt Tagen in ihren neuen Rollen voll einsatzfähig. Das IT-Team verfügt nun über eine ausreichend solide Grundlage, um ehrgeizigere Innovationsinitiativen voranzutreiben, die auf einem robusten, sicheren und skalierbaren Rahmenwerk für das Zugriffsmanagement beruhen.
Der Einblick
Identitätsmanagement bildet die Grundlage. Ohne es lassen sich Datenzugriff, Compliance und Innovation nicht sicher skalieren. Wenn das Identitätsmanagement funktioniert, funktioniert auch alles, was darauf aufbaut.
Weitere Informationen: Melden Sie sich für unser Webinar „Mastering Microsoft Entra ID Governance“ an. Erfahren Sie, warum Identitäts- und Zugriffsmanagement die größte Schwachstelle in der Cloud-Sicherheit darstellt, und entdecken Sie bewährte Verfahren für die Installation von Entra ID Connect.
Hindernis 4: Chaos bei der Datenverwaltung. Fragmentierte Daten können KI nicht sicher mit Informationen versorgen
Das Problem
Ein großes Beratungsunternehmen möchte Microsoft Copilot in die Lage versetzen, große Datensätze schnell zu verarbeiten. Das IT-Team hat dabei berechtigte Bedenken: Copilot könnte veraltete, irrelevante oder sensible Daten für die falschen Benutzer sichtbar machen. Die Daten sind über Altsysteme, Cloud-Anwendungen und persönliche Dateifreigaben verteilt. Es mangelt von Natur aus an Transparenz und Kontrolle darüber, auf welche Daten Copilot zugreifen kann.
Die Hindernisse sind real: Daten sind über Alt-Systeme, die Cloud und persönliche Speicher verteilt, ohne Klassifizierung oder Governance; Copilot kann nicht sicher auf die benötigten Daten zugreifen; es gibt keine Möglichkeit, zu regeln, wer was sehen darf; Compliance-Teams lehnen die Einführung von KI ab.
Die Entdeckungsfrage
Wie stellen Sie sicher, dass die Datenquellen, aus denen Copilot Daten bezieht, korrekt, sicher und unternehmensweit zugänglich sind? Das Unternehmen ist sich bewusst, dass es darauf keine Antwort hat.
Die Lösung
TrustedTech führt eine Überprüfung des Datenmanagements und der Daten-Governance durch. Der Lösungsarchitekt empfiehlt dem Unternehmen, Microsoft Fabric und Microsoft Purview zu implementieren und einzuführen, um die Daten in standardisierten, für Analysen geeigneten Umgebungen zu verwalten, zu klassifizieren und zu schützen.
Die Auswirkungen
Das Unternehmen spart pro Mitarbeiter etwa sechs Stunden pro Woche ein. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr in verstreuten Systemen nach Informationen suchen. Es bleibt mehr Zeit, um anhand aktueller Daten fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Führungskräfte können schnell auf interne Daten zugreifen, um zu entscheiden, worauf sie ihren Fokus richten sollten. Berater können Besprechungen produktiver gestalten und besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, da sie über präzise Daten verfügen.
Der Einblick
KI ist nur so gut wie Ihre Datenverwaltung. Ohne sie trainieren Sie Copilot auf der Grundlage von Chaos. Datenverwaltung ist kein Compliance-Projekt. Sie ist die Infrastruktur, die KI erst wirklich funktionieren lässt.
Erfahren Sie mehr: Laden Sie unser Whitepaper „Shadow-KI am Arbeitsplatz“ herunter, um mehr über Governance-Risiken zu erfahren. Werfen Sie einen Blick in unser Whitepaper zur Kostenoptimierung bei M365, um zu erfahren, wie Dateneffizienz den ROI steigert. Informieren Sie sich über Governance-Strategien zur Minderung von Risiken durch Shadow-KI.
Hindernis 5: Lücken in der Compliance- und Sicherheitsstrategie. Die Einführung von KI ohne Kontrollmechanismen ist ein Risiko für Ihr Unternehmen
Das Problem
Eine Einrichtung des Gesundheitswesens möchte Copilot einführen, um Ärzten dabei zu helfen, den manuellen Dokumentationsaufwand zu reduzieren und die Nutzung von Patientendaten zu optimieren. Das Sicherheitsteam äußert dabei berechtigte Bedenken: Es besteht die Gefahr, dass sensible Gesundheitsdaten unbeabsichtigt auf ungesicherten Geräten angezeigt oder an unbefugte Nutzer weitergegeben werden. Das Team ist nicht davon überzeugt, dass die Sicherheitsstrategie die internen Richtlinien zum Datenaustausch und die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften angemessen durchsetzen würde.
Die Hindernisse sind struktureller Natur: Die Sicherheitsstrategie für die Einführung von KI ist unvollständig, abnormale Zugriffsmuster können nicht erkannt werden, es gibt keine systemübergreifende Verknüpfung von Sicherheitswarnungen, Richtlinien zum Datenaustausch lassen sich auf der KI-Ebene nicht durchsetzen, und Sicherheits- und Innovationsteams stehen im Widerspruch zueinander.
Die Entdeckungsfrage
Welche Maßnahmen haben Sie getroffen, um zu verhindern, dass Copilot oder andere KI-Tools sensible Daten an Nutzer weitergeben, die keinen Zugriff darauf haben sollten? Das Unternehmen hat keine klare Antwort darauf.
Die Lösung
Im Rahmen einer Bewertung der Bedrohungserkennung und -reaktion identifiziert das IT-Team entscheidende Lücken hinsichtlich Interoperabilität und Automatisierung in seiner Sicherheitsstrategie für die Einführung von KI. Es beschließt, Microsoft Defender for Cloud zu implementieren, um Risiken durch anomales Verhalten zu erkennen und einzudämmen, sowie Microsoft Sentinel, um Warnmeldungen systemübergreifend zu korrelieren.
Die Auswirkungen
Ärzte können Copilot nun sicher nutzen. Sie erstellen schnell Patientenzusammenfassungen, rufen relevante Anamnesedaten ab und verfassen klinische Notizen, um einen intensiveren Austausch mit den Patienten zu führen und Behandlungsentscheidungen individuell anzupassen. Das IT- und Sicherheitsteam kann die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften und der internen Sicherheitsrichtlinien reibungslos gewährleisten.
Der Einblick
Compliance und Innovation sind keine Gegensätze. Sie sind Partner. Allerdings nur, wenn Ihre Sicherheitsarchitektur mit den Möglichkeiten der KI Schritt halten kann. Wenn Defender und Sentinel zusammenarbeiten, bremst Sicherheit die Innovation nicht aus. Sie ermöglicht sie vielmehr.
Weitere Informationen: Entdecken Sie die Funktionen von Microsoft Defender for Cloud. Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zu Microsoft Defender als All-in-One-Cybersicherheitssuite. Melden Sie sich für unser Defender-Webinar an: „Schutz auf allen Ebenen“ oder das Webinar „Sicherheit im modernen Arbeitsalltag“. Erfahren Sie, ob Microsoft Copilot sicher ist.
Das Bindegewebe: Warum diese fünf miteinander verbunden sind
Das ist es, was die meisten Organisationen übersehen. Diese fünf Hindernisse sind keine einzelnen Probleme. Sie sind Ausdruck eines Systemversagens.
Ohne eine sichere Identitätsverwaltung lässt sich KI nicht sicher einführen. Ohne automatisierte Bereitstellung lässt sich die Identitätsverwaltung nicht skalieren. Ohne Datenverwaltung lässt sich die Automatisierung nicht sicher umsetzen. Ohne Compliance-Kontrollen lassen sich Daten nicht verwalten. Sie sind voneinander abhängig.
Wenn man nur ein Problem isoliert löst, verlagert man es lediglich an eine andere Stelle. Ein Unternehmen könnte die Akzeptanz perfekt hinbekommen und Copilot flächendeckend einführen. Wenn die Identitätsverwaltung jedoch weiterhin auf E-Mails und Tickets basiert, stößt es an seine Grenzen. Oder es könnte die Bereitstellung hervorragend automatisieren, während die Daten verstreut in Altsystemen und auf privaten Festplatten liegen. Oder es könnte die Datenverwaltung perfekt gestalten, während seine Sicherheitsstrategie Lücken aufweist, durch die sensible Informationen in die falschen Hände gelangen.
Das gesamte System muss als Ganzes funktionieren. Deshalb sind Einzellösungen für die Einführung von Microsoft 365 AI nicht geeignet.
Der TrustedTech-Ansatz: Das System lösen, nicht das Symptom
Wir verkaufen keine Einzellösungen. Wir reparieren Systeme.
So läuft die Zusammenarbeit mit uns bei der Einführung von Microsoft 365 AI tatsächlich ab.
Zunächst führen wir eine Analyse durch, bei der alle fünf Hindernisse gleichzeitig betrachtet werden: Einführungsbereitschaft, Sicherheitslage, Identitätsmanagement, Datenmanagement und Compliance-Abdeckung. Wir untersuchen, wie diese Faktoren in Ihrer Umgebung miteinander verknüpft sind.
Zweitens erstellen wir einen Fahrplan, der die Lösungen in einer sinnvollen Reihenfolge anordnet. Was muss zuerst geschehen, damit der Rest funktioniert? Wir gehen nicht in zufälliger Reihenfolge vor.
Drittens setzen wir die Maßnahmen um: Copilot-Bereitschaftsanalysen, Sicherheitsüberprüfungen, Identitäts-Health-Checks, Data-Governance-Prüfungen und Bewertungen der Bedrohungstransparenz. All dies erfolgt gebündelt und nicht über ein ganzes Jahr verteilt.
Viertens bleiben wir am Ball. Wir übergeben die Verantwortung nicht einfach. Unser Team führt praxisorientierte Schulungen mit Ihren Mitarbeitern durch. Diese verstehen nicht nur, was sich geändert hat, sondern auch warum und wie alles zusammenpasst.
Das Ergebnis ist, dass man nicht fünf Dinge separat optimiert und hofft, dass sie zusammen funktionieren. Man optimiert ein einziges System. Erst dann stellen sich tatsächlich Ergebnisse ein.
Die Zahlen (über unseren gesamten Kundenstamm hinweg)
Wir arbeiten mit über 50.000 Kunden zusammen, die Microsoft 365 AI einsetzen. Folgendes beobachten wir in der Praxis, wenn Unternehmen das System optimieren:
Umsatzsteigerungen von über 50 Mio. $ pro Jahr
Die Zeitersparnis lässt sich in strategische Arbeit und neue Geschäfte umsetzen. Die Bearbeitungszeit für Angebote wurde halbiert. Neue Aufträge wurden gewonnen. Die Kundenbeziehungen wurden vertieft, da die Mitarbeiter nun Zeit dafür haben.
Reduzierung manueller IT-Aufgaben um 90 %
Identitätsautomatisierung plus Provisioning-Automatisierung – das Ergebnis sind IT-Teams, die sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, statt sich um Support-Tickets zu kümmern.
6 Stunden pro Woche und Mitarbeiter eingespart
Data Governance und die Produktivität von Copilot in einem. Das entspricht einem ganzen Arbeitstag pro Woche und Person.
2-mal schnellere Erkennung von Sicherheitsvorfällen
Defender und Sentinel stimmen Warnmeldungen systemübergreifend ab, sodass die Sicherheitsteams nicht mehr manuell nach Problemen suchen müssen.
50 % Kosteneinsparung bei der Fallbearbeitung
Copilot reduziert den Aufwand für Recherche und Dokumentation. Support-Teams können Tickets schneller abschließen.
Das sind keine Ausreißer. Das sind Muster. Die Logik dahinter ist ganz einfach: Wenn man Hindernisse bei der Einführung, der Sicherheit, der Identitätsverwaltung, den Daten und der Compliance auf einen Schlag beseitigt, wird das gesamte System schneller und zuverlässiger.
Die Frage
Sollte Ihr Unternehmen bei der Einführung von Microsoft 365 AI auf Hindernisse stoßen, können wir Ihnen helfen.
Wir bieten Ihnen eine kostenlose IT-Innovationsanalyse an. Dauer: zwei bis drei Stunden. Wir ermitteln die fünf Hindernisse in Ihrer Umgebung und zeigen Ihnen die entscheidende Vorgehensweise auf. Die Analyse ist speziell auf Ihre Branche, Ihre Unternehmensgröße und Ihre Tools zugeschnitten. Keine pauschalen Vorlagen. Kein Verkaufsgespräch am Ende.
Einfach Klarheit darüber, was dich blockiert, und ein Plan, wie du diese Hürde überwinden kannst.
Erfahren Sie, wie Sie eine kostenlose Copilot-Eignungsprüfung erhalten können
Innovation kommt nicht wegen Microsoft 365 ins Stocken. Sie kommt ins Stocken, weil Unternehmen versuchen, fünf Dinge unabhängig voneinander zu optimieren, obwohl es sich eigentlich um ein einziges System handelt.
Wir haben gelernt, dieses System zu durchschauen. Wir sorgen für Abhilfe bei Unternehmen, die Tausende von Geräten betreiben, komplexe Compliance-Anforderungen erfüllen müssen und Teams in verschiedenen Zeitzonen haben.
Wenn das auf Sie zutrifft, lassen Sie uns darüber sprechen.
