Eine herkömmliche Überprüfung des Enterprise Agreement (EA) kann 12 Monate oder mehr vor der Verlängerung beginnen, in der Regel dann, wenn Unternehmen ein umfassendes Lizenz-Audit, ein formelles Partnerauswahlverfahren und eine umfassende Analyse der zukünftigen Cloud-Strategie durchführen.
Unternehmen, die eine Vertragsverlängerung ohne diese Vorlaufzeit in Angriff nehmen, sind jedoch nicht zwangsläufig an einen weiteren dreijährigen Unternehmensvertrag gebunden.
Mit der richtigen internen Priorisierung und der Unterstützung durch die EA-Spezialisten von TrustedTech lassen sich die Kernbewertungen in den Bereichen Lizenzierung, Vertrieb und Umstellung oft innerhalb von 30 Tagen abschließen. Wenn man etwa 90 Tage vor der Verlängerung beginnt, bleibt ausreichend Zeit für Vertragsabschlüsse, die Beschaffung, die Einbindung von Anbietern und einen kontrollierten Übergang zum Cloud Solution Provider (CSP)-Modell von Microsoft.
Das Ziel ist nicht, Abstriche zu machen. Vielmehr geht es darum, sich zunächst auf die Entscheidungen mit großer Tragweite zu konzentrieren, die vor der Verlängerung getroffen werden müssen, und tiefgreifendere Optimierungen erst nach Ablauf der unmittelbaren Frist in Angriff zu nehmen. Der Aufbau einer soliden Struktur erfordert ein gutes Fundament, und genau darin liegt die Stärke von TrustedTech.
1. Man braucht nicht unbedingt eine Finanzreserve für 12 Monate
Wenn das Ablaufdatum Ihres EA-Vertrags noch Monate entfernt ist, erscheinen die üblichen Empfehlungen nicht immer als die attraktivste Option. Herkömmliche Zeitpläne für den Übergang folgen einem aufwendigen, schrittweisen Prozess: ein halbes Jahr für die Bewertung der Nutzung, mehrere Monate für die Durchführung einer Ausschreibung und weitere Monate für die Aushandlung der Vertragsbedingungen.
Nur weil Ihnen die Zeit davonläuft, heißt das jedoch noch lange nicht, dass die beste Option darin besteht, in Panik auf die Verlängerungsschaltfläche zu klicken.
Zwar ist ein Zeitrahmen von einem Jahr ideal für umfassende IT-Transformationen, doch lassen sich die entscheidenden Entscheidungen, die für die Bewertung und Umsetzung eines Übergangs von EA zu CSP erforderlich sind, mit der richtigen Unterstützung erheblich beschleunigen. Die Trennung zwischen kritischen Entscheidungen vor der Verlängerung und Optimierungen nach der Migration ist die Stärke von TrustedTech, das Unternehmensteams dabei unterstützt, eine reibungslose und risikofreie Umstellung innerhalb eines engen Zeitplans durchzuführen.
2. Die 30-tägige TrustedTech-Bewertung
Um festzustellen, ob CSP die richtige Lösung ist, und um genaue finanzielle Ergebnisse zu modellieren, führen die EA-Spezialisten von TrustedTech im ersten Monat der Zusammenarbeit eine schnelle und aussagekräftige Bewertung durch.
Tag 1–10: Lizenzierung und Azure-Baseline
TrustedTech umgeht lange, aufwendige Prüfzyklen, indem es sich ausschließlich auf aktive Verbrauchsdaten konzentriert:
- Core M365-Analyse: Wir überprüfen Ihre aktive Lizenznutzung, die Verteilung der wichtigsten SKUs (E3, E5, F3) sowie unmittelbare Redundanzen (z. B. nicht zugewiesene Lizenzen für gekündigte Konten). Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben so weit wie möglich an den Idealzustand anzupassen.
- Azure-Workload-Übersicht: Wir betrachten außerdem aktive Azure-Abonnements, kostenintensive Workloads sowie bestehende Azure-Reservierungen oder Sparpläne.
Tag 11–20: Kommerzielle Szenarien und CSP-Vergleich
Unsere Lizenzierungsexperten erstellen einen übersichtlichen finanziellen Vergleich, in dem sie Ihre bisherigen EA-Ausgaben einem modernisierten CSP-Modell gegenüberstellen:
- 80/20-Right-Sizing: Zunächst ermitteln wir die größten Verschwendungsquellen, um realistische Kosten-Baselines für die Zeit nach der Umstellung zu modellieren.
- Investitionsausgaben vs. Betriebsausgaben: Sobald dies abgeschlossen ist, beginnen wir mit der Modellierung der finanziellen Auswirkungen einer Umstellung von jährlichen Vorauszahlungen in Form von Pauschalbeträgen auf eine flexible, monatliche Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch oder auf eine CSP-Abrechnung mit festen Verpflichtungen, sodass Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung stehen.
Tag 21–30: Empfehlung, Übergangsplan und Freigabe durch die Beteiligten
TrustedTech liefert einen verbindlichen Umsetzungsplan, der Folgendes umfasst:
- Ein strukturierter Zeitplan für die Umstellung, der genau auf das Ablaufdatum Ihrer EA zugeschnitten ist.
- Erstellen Sie eine umfassende Dokumentation zur Abstimmung mit den Beteiligten in den Bereichen Finanzen, Beschaffung, Rechtsabteilung und IT, um eine zügige interne Genehmigung sicherzustellen.
3. Der 90-Tage-Plan zur Vorbereitung auf die Verlängerung
Sobald die 30-tägige Bewertung den weiteren kommerziellen Weg bestätigt hat, sind die verbleibenden 60 Tage für die Einarbeitung, die administrativen Vorbereitungen und die Umsetzung vorgesehen.
| Phase | Fokus |
|---|---|
| Tag 01 – 30 | TrustedTech 30-Tage-Bewertung |
| Tag 31 – 60 | Vertragswesen, Beschaffung und Rechnungsvorbereitung |
| Tag 61 – 90 | Technische Umstellung und abschließende Stabilisierung |
Tag 31–60: Vertragsabschlüsse, Beschaffung und Vorbereitung der Rechnungsstellung
- Parallele rechtliche Einbindung: Da Sie den Standardbedingungen von Microsoft bereits zugestimmt haben, ist die rechtliche Anpassung unkompliziert und beschränkt sich auf die Umstellung Ihrer Wiederverkäuferbedingungen auf ein CSP-Modell. Unser Team arbeitet direkt mit Ihren Rechts- und Beschaffungsabteilungen zusammen, um die aktualisierten Vereinbarungen und Datenschutzvereinbarungen (DPA) parallel umzusetzen und so die üblichen Engpässe bei der Einbindung von Anbietern zu umgehen.
- Finanzielle Testläufe: Ihre grundlegenden finanziellen Konditionen bleiben unverändert, die jährliche Abrechnung erfolgt wie bisher, nur dass die Rechnungen nun von einem neuen Anbieter ausgestellt werden. Um Ihrem Team zusätzliche Flexibilität zu bieten, bieten wir auch monatliche Abrechnungsoptionen an. Damit Ihr Finanzteam vor dem Go-Live vollständig auf den neuen Prozess eingestimmt ist, stellt TrustedTech Testrechnungen und simulierte Abrechnungsstrukturen zur Verfügung, um die Zuordnung zu Kostenstellen, Genehmigungswege in den Abteilungen und Abrechnungsworkflows abzubilden. So wissen Sie bereits lange vor dem Starttermin genau, wie der Prozess abläuft.
Tage 61–90: Umsetzung der Umstellung und Systemumstellung
- Direktabrechnung und Übertragung von Azure-Abonnements (Tag 61–75): Mithilfe der aktualisierten Übertragungstools von Microsoft für alle Kanäle führen wir im Rahmen der Modern Commerce Agreement (MCA) eine optimierte Übertragung der Inhaberschaft mit Direktabrechnung für Ihre Azure-Abonnements durch. Da Microsoft dies im Azure-Portal als administrative Übertragung behandelt, bleiben Ihre Workloads und Konfigurationen vollständig erhalten, ohne dass technische Ausfallzeiten entstehen.
- CSP M365-Kanalübertragung und -Bereitstellung (Tage 76–85): Mithilfe des vereinfachten Workflows von Microsoft für die Kanalübertragung sorgt unser Team für eine nahtlose Übertragung Ihrer M365-Lizenzkontingente. Dank des aktualisierten Verfahrens von Microsoft zur Übertragung von Microsoft 365-Lizenzen in das CSP-Programm ordnen wir die erforderliche Anzahl an Lizenzen über die CSP-Vereinbarung direkt Ihrem Mandanten zu, ohne dass manuelle Neuzuweisungen von Benutzern oder komplexe Datenmigrationen erforderlich sind.
-
EA-Deaktivierung und automatisierte Umstellung (Tage 86–90): Wir koordinieren die abschließende Übergabe über den automatisierten Übergangspfad von Microsoft, um das natürliche Auslaufen Ihrer bisherigen EA-Verträge direkt mit den Aktivierungsterminen Ihres CSP abzustimmen und so sicherzustellen, dass es weder zu doppelten Abrechnungen noch zu Überschneidungen bei den Lizenzen oder Lücken in der Serviceabdeckung kommt.
4. Was ändert sich eigentlich bei der Umstellung auf CSP?
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass der Wechsel von einem EA zu einem CSP eine komplexe technische Migration erfordert. In Wirklichkeit handelt es sich bei dem Übergang größtenteils um eine Umstellung der Geschäfts- und Abrechnungspraktiken.
- Was bleibt bestehen: Ihr aktiver Microsoft 365-Mandant, Ihre Benutzeridentitäten, Konfigurationen, Sicherheitsrichtlinien und bereitgestellten Azure-Workloads bleiben unverändert.
- Was sich ändert: Die Zuständigkeit für die Rechnungsstellung geht auf TrustedTech über, wodurch Sie Zugang zu flexiblen monatlichen Lizenzanpassungen, direkten Eskalationswegen für den Tier-1-Support und einer konsolidierten Finanzberichterstattung erhalten.
5. Was kann nach der Verlängerung weiterlaufen?
- Förder- und Investitionsmöglichkeiten von Microsoft: Erschließung und Sicherung von Microsoft-finanzierten Programmen (z. B. ECIF, AMMP und Jumpstart-Anreize) im Rahmen von Azure-Migrationen, Copilot-Einführungen und „Modern Work“-Initiativen – damit TrustedTech dafür sorgt, dass Microsoft für Sie zu geringeren Kosten funktioniert.
- Laufende FinOps- und Governance-Maßnahmen: Entwicklung fortschrittlicher Chargeback-Modelle und Rahmenwerke zur kontinuierlichen Kostenüberwachung.
- Umfassendere Lizenzoptimierung: Einführung eines regelmäßigen Rhythmus zur Überprüfung der Funktionsnutzung, der Benutzerrollen und der Herabstufung auf sekundäre SKUs.
- Sicherheits- und Compliance-Audits: Durchführung umfassender Sicherheitsüberprüfungen in Ihren M365- und Azure-Umgebungen.
6. Risiken eines zu langen Abwartens
Wenn Sie Ihre Entscheidung über die Verlängerung bis in die letzten Wochen hinauszögern, entstehen einige Probleme, die Sie wahrscheinlich lieber vermeiden möchten, darunter:
- Automatische EA-Verlängerungen und Vertragsbindung: Wenn Sie die Fristen für die Kündigung verpassen, kann dies dazu führen, dass Ihr Unternehmen eine ungünstige mehrjährige Vertragsbindung eingeht oder Strafgebühren zahlen muss.
- Überstürzte Beschaffung und administrative Verzögerungen: Die technischen Teams mögen zwar einsatzbereit sein, doch eine verzögerte Einbindung von Anbietern kann zu Dienstunterbrechungen oder Notfallverlängerungen der EA führen.
- Altlasten: Ohne auch nur eine schnelle 10-tägige Basisprüfung laufen Unternehmen Gefahr, unnötige, inaktive Lizenzen in ihrer neuen Ausgabenbasis zu verankern.
Steht die Verlängerung Ihrer EA-Zulassung in den nächsten 90 Tagen an?
Die EA-Spezialisten von TrustedTech können Ihre aktuelle Microsoft-Situation zügig bewerten, Ihre geschäftlichen Optionen modellieren und einen klaren Umstellungsplan erstellen, wobei die Kernprüfung innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen wird.
Das Ziel besteht nicht nur darin, von einem EA zu einem CSP zu wechseln. Wir sind hier, um sicherzustellen, dass Sie die richtige geschäftliche Entscheidung treffen, bevor Ihre bestehende Vereinbarung Ihnen diese Flexibilität nimmt.
