Die Lizenzierung von Microsoft 365 ist schon an guten Tagen verwirrend, und nun steht eine weitere erhebliche Preiserhöhung bevor.
In einem kürzlich abgehaltenen TrustedTech-Webinar erläuterten die Kundenbetreuer Andrew Ramos und Lindsay Low, was sich am 1. Juli ändert, wer davon betroffen ist und (vor allem) was Unternehmen tun können, um zu vermeiden, dass sie bei der Vertragsverlängerung den höheren Preis zahlen müssen.
5 wichtige Erkenntnisse: Was Sie als Nächstes tun sollten
Falls Ihre Microsoft-Verlängerung erst nach dem 1. Juli erfolgt, lauten die wichtigsten Empfehlungen von TrustedTech wie folgt:
- Prüfen Sie, was sich bei Ihren aktuellen Lizenzen ändert: Möglicherweise erhalten Sie neue, im Paket enthaltene Funktionen, die Add-ons ersetzen, für die Sie bereits bezahlen.
- Schließen Sie noch vor dem 1. Juli einen 3-Jahres-Vertrag ab: Das ist der direkteste Weg, um die Preiserhöhung zu vermeiden.
- Führen Sie kein blindes Upgrade durch: Ein Wechsel von E3 auf E5 ist nur dann sinnvoll, wenn Sie die Sicherheits- und Compliance-Funktionen auch tatsächlich nutzen werden.
- Entdecken Sie Add-ons als Alternative zur vollständigen E5-Suite: Die Kombination aus Defender Suite und Purview Suite kann einen kostengünstigen Mittelweg darstellen.
- Plan für die Einführung nach der Verlängerung: Der Wert einer Lizenz ergibt sich aus der Nutzung, nicht nur aus den Berechtigungen.
Den M365-Code knacken: So sparen Sie mehr, sorgen für mehr Sicherheit und haben bei der Vertragsverlängerung weniger Stress
Hier finden Sie eine vollständige Übersicht, einschließlich Tipps zur Lizenzstrategie, Verlängerungsoptionen und den innovativsten Möglichkeiten, sich die Preise noch vor Ablauf der Frist zu sichern.
Warum die Preise für Microsoft 365 (wieder einmal) steigen
Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 bereits seit einigen Jahren nutzt, haben Sie diese Veränderung wahrscheinlich schon bemerkt. Dies ist eine der bedeutendsten Preiserhöhungen seit den umfassenden Änderungen im Jahr 2022, als Microsoft die meisten Kunden auf die „New Commerce Experience“ (NCE) umstellte.
Seitdem hat Microsoft plattformweit mehr als 1.100 Funktionen hinzugefügt, darunter umfangreiche Updates in folgenden Bereichen:
- Microsoft Defender (Sicherheit)
- Microsoft Purview (Compliance)
- Copilot (KI)
- SharePoint und Produktivitätswerkzeuge
Microsoft stellt diese Erweiterung als mehr als „nur KI“ dar. Zwar ist Copilot zweifellos ein Teil davon, doch das übergeordnete Thema lautet: mehr gebündelte Sicherheits-, Compliance- und Plattformfunktionen, die fest in die Kernsuiten integriert sind. Lesen Sie hier unsere vollständige Übersicht über die neuen Funktionen und Möglichkeiten.
Wer ist von der Preiserhöhung am 1. Juli betroffen?
Die wichtigste Schlagzeile: Fast jede SKU der Kernproduktreihe ist betroffen.
Dazu gehören:
- Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre
- Business Standard
- Office 365 E3 / E1
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Lizenzen für Spitzenklassen wie die Formel 1 und die Formel 3
Auch Kunden aus dem öffentlichen Sektor und gemeinnützige Organisationen sind davon betroffen; die Preisänderungen werden proportional zu den Preiserhöhungen für gewerbliche Kunden angewendet.
Die Ausnahme?
Zwei SKUs wurden als solche genannt, bei denen kein Anstieg zu verzeichnen war:
- Microsoft 365 Business Premium
- Office 365 E1
Das sind … ungewöhnlich gute Nachrichten in der Welt der Microsoft-Lizenzen.
Was ändert sich eigentlich in den Lizenzen?
Microsoft erhöht nicht nur die Preise, sondern bündelt ab dem 1. Juli auch mehr Funktionen in den Kernlizenzen.
Hier sind einige der wichtigsten Neuerungen:
1) Office 365 E3 und Microsoft 365 E3: Neue Sicherheitsfunktionen enthalten
Eine der wichtigsten Änderungen besteht darin, dass „Defender for Office 365 Plan 1“ in bestimmte Kernsuiten (darunter Office 365 E3 und Microsoft 365 E3) aufgenommen wird. Das ist von Bedeutung, da „Defender for Office“ zur Sicherheit von E-Mails und bei der Zusammenarbeit beiträgt und viele Organisationen derzeit separat dafür bezahlen.
2) Business Suite-Postfächer: 100 GB Postfachgröße
Wenn Sie Folgendes verwenden:
- Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre
- Business Standard
- Business Premium
Microsoft erhöht die Größe des Postfachs auf 100GB, was bedeutet, dass die alte Obergrenze von 50 GB nun weitaus weniger Probleme bereitet.
3) Verbesserungen am Copilot-Chat in allen Kernsuiten
Microsoft führt außerdem Verbesserungen im Zusammenhang mit Copilot Chat ein, darunter:
- Verbesserte Chat-Funktionen von Copilot
- Anwendungs- und Nutzungsanalysen
- Mehr Transparenz bei der Berichterstattung
Dies gilt im Großen und Ganzen für alle Kernproduktfamilien, einschließlich der F1-/F3- und Enterprise-Stufen.
4) Microsoft 365 E5: Noch mehr im Lieferumfang enthalten
Für Microsoft 365 E5-Kunden wurden im Webinar folgende zusätzliche Funktionen vorgestellt:
- Lizenzierung von Microsoft Cloud PKI
- Elemente von Microsoft Security Copilot
- Erweiterte Intune-Suite
Mit anderen Worten: Microsoft setzt stark darauf, die Bereiche Sicherheit, Identitätsmanagement und Compliance in E5 zu bündeln.
Die 3 wichtigsten Microsoft-Lizenzstufen
Hier ist ein einfaches Schema, das die meisten Unklarheiten ausräumt:
1) Business Premium (Am besten geeignet für bis zu 300 Nutzer)
Business Premium umfasst:
- Vollwertige Produktivitäts-Apps
- Defender für Unternehmen
- Entra ID P1 (Zugangssteuerung)
- Microsoft Intune
Wenn Ihr Unternehmen weniger als 300 Benutzer hat, ist dies oft das beste Lizenzpaket mit standardmäßiger Sicherheitskonfiguration, für das keine Tools von Drittanbietern erforderlich sind.
2) Microsoft 365 E3 (das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für viele Unternehmen)
M365 E3 umfasst:
- Produktivitäts-Apps für Unternehmen
- Grundlegende Sicherheit + Compliance
- Conditional Access + Intune
- Weitere Funktionen zur Unternehmensführung
- Windows 11 Enterprise
Hier befinden sich derzeit die meisten Lizenzen, und es handelt sich um die Stufe mit der höchsten Kapitalrendite nach dem 1. Juli.
3) Microsoft 365 E5 (Der „Gipfel“)
E5 umfasst:
- Erweiterte Sicherheitsanalysen
- Defender XDR + Sentinel
- Erweiterter Identitätsschutz
- Umfassende Compliance-Suite von Purview
- eDiscovery, Wirtschaftsprüfung, Insiderrisiken usw.
Es wird als „Barriere“-Stufe positioniert: die meisten Funktionen, aber es lohnt sich nur, wenn man sie auch tatsächlich nutzt.
Warum M365 E3 nach dem 1. Juli tatsächlich ein besseres Angebot werden könnte
Ab dem 1. Juli erhalten Microsoft 365 E3-Kunden im Grunde Folgendes:
- Intune Plan 2
- Intune-Fernunterstützung
- Defender für Office 365, Plan 1
- Fortgeschrittene Analytik
Schätzungen zufolge würde man heute, wenn man diese Zusatzfunktionen einzeln erwerben würde, zusätzlich 14,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat zahlen, doch Microsoft erhöht den E3-Preis nur um etwa 3 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Einfach ausgedrückt:
Microsoft erhöht zwar die Preise, bietet aber im Rahmen der E3 einen Mehrwert, der die Preiserhöhung mehr als ausgleicht.
Eine clevere Alternative zu Full E5: Defender + Purview-Erweiterungen
Wenn Sie Microsoft 365 E3 nutzen, aber nicht für die Vollversion E5 bezahlen möchten, bietet Microsoft Add-ons für Sicherheit und Compliance an.
Diese waren früher bekannt als:
- E5 Security
- E5-Konformität
Mittlerweile werden sie häufiger als Folgendes bezeichnet:
- Microsoft Defender Suite
- Microsoft Purview Suite
Noch interessanter: Microsoft bietet nun speziell für Business Premium entwickelte Versionen dieser Add-ons an, mit denen kleine und mittlere Unternehmen zu deutlich geringeren Kosten ein „Mini-E5“-Erlebnis schaffen können. Hier vergleichen wir Business Premium und E3 ausführlich.
Verlängerungsstrategie: So vermeiden Sie die Preiserhöhung zum 1. Juli
Im Folgenden finden Sie einige Verlängerungsstrategien, die TrustedTech bei seinen Kunden anwendet, insbesondere für Unternehmen, deren Verträge nach dem 1. Juli verlängert werden.
Strategie Nr. 1: Preise durch eine 3-jährige Vertragsbindung sichern
Der einfachste Weg, die Preiserhöhung zu vermeiden, besteht darin, vor dem 1. Juli einen Dreijahresvertrag abzuschließen. Dadurch werden die alten Preise festgeschrieben, und Kunden können – je nach Zeitpunkt – die höheren Tarife für bis zu 24–30 Monate vermeiden.
Strategie Nr. 2: Jetzt im aktuellen Zustand verlängern, dann vor dem 1. Juli auf eine Laufzeit von 3 Jahren umstellen
Falls Ihre Vertragsverlängerung früher im Jahr ansteht (z. B. im Februar oder März) und die Budgetgenehmigungen noch nicht vorliegen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Verlängern Sie Ihre bestehende 1-Jahres-Vertragslaufzeit unverändert
- Wandeln Sie diese Lizenzen dann zu einem späteren Zeitpunkt (beispielsweise im Mai) vor dem 1. Juli in eine 3-jährige Laufzeit um
So behalten Sie die Möglichkeit, ohne Unterbrechung zu verlängern, und haben gleichzeitig die Chance, sich die Preise zu einem späteren Zeitpunkt zu sichern.
Strategie Nr. 3: Verlängerungen mit anderen Tools (E-Mail-Sicherheit, Telefon usw.) abstimmen
Die Lizenzierungsstrategie sollte nicht im luftleeren Raum entwickelt werden.
Falls Sie Änderungen wie die folgenden in Betracht ziehen:
- Wechsel von E3 → E5
- Wechsel des E-Mail-Sicherheitsanbieters
- Austausch einer Telefonanlage
- Konsolidierung der Endpunktsicherheit
Außerdem spielt der Zeitpunkt der Verlängerung eine Rolle. Zu einer cleveren Lizenzstrategie gehört oft, die Verlängerungstermine für verschiedene Tools aufeinander abzustimmen, damit Sie nicht für doppelte Lösungen bezahlen müssen. Lesen Sie hier unseren Leitfaden dazu, wie Sie die M365-Kosten durch Lizenzoptimierung senken können.
Sonderangebote: Rabatte beim Upgrade auf E5
Die Microsoft-Aktionen laufen derzeit bis zum 30. Juni 2026.
Für Kunden, die von E3 auf E5 umsteigen:
- 10 % Ersparnis bei einer Laufzeit von 3 Jahren
- 20 % Ersparnis bei einer Laufzeit von einem Jahr
(Allerdings können Sie die beiden Rabatte nicht miteinander kombinieren.)
Das Fazit: Wenn Sie ohnehin vorhaben, auf E5 umzusteigen, bietet Microsoft Anreize, diesen Schritt bereits jetzt zu vollziehen.
Wichtige Lizenzbestimmungen, die Sie kennen sollten
Im Webinar wurden zudem einige wichtige „Fallstricke“ bei der Lizenzierung erläutert, die leicht übersehen werden können.
Sie können während der Laufzeit ein Upgrade vornehmen (in der Regel ohne Strafgebühr).
Wenn Microsoft feststellt, dass Sie mehr ausgeben, lässt das Unternehmen dies in der Regel zu.
Beispiele:
- Business Premium → E3
- E3 → E5
- 1 Jahr → 3 Jahre
Ein Downgrade ist während der Laufzeit nicht möglich.
Beispiel:
- E5 → E3
Eine Herabstufung muss in der Regel bis zur Verlängerung warten.
Die Anzahl der Plätze mit einer 3-jährigen Bindungsfrist kann nicht reduziert werden
Bei einer Laufzeit von 3 Jahren:
- Sie können die genaue Anzahl der Sitzplätze beibehalten
- Sie können die Anzahl der Plätze erhöhen
- Allerdings können Sie die Anzahl der Sitze erst nach Ablauf der drei Jahre reduzieren.
Häufig gestellte Fragen zur Abrechnung: Muss bei 3-Jahres-Verträgen der gesamte Betrag im Voraus bezahlt werden?
Für Microsoft 365 E3 und E5 bei einer Laufzeit von 3 Jahren:
- Für die Abrechnung ist eine jährliche Vorauszahlung erforderlich
- Sie können alle 36 Monate im Voraus bezahlen, aber Microsoft bietet dafür keinen zusätzlichen Anreiz.
Andere Add-ons (Visio, Project usw.) können oft auf monatlicher Basis beibehalten werden
Optimierung nach der Vertragsverlängerung: Der Schritt, den die meisten Teams überspringen
Die Verlängerung von Lizenzen ist nicht die Ziellinie, sondern die Startlinie.
Nach der Vertragsverlängerung konzentriert sich TrustedTech darauf, den Kunden dabei zu helfen, den Wert dessen, wofür sie bezahlen, auch tatsächlich zu nutzen, darunter:
- Einführung neuer Funktionen
- Förderung der Akzeptanz (Endnutzer + Administratoren)
- Messung der Nutzungs- und Sicherheitsergebnisse
- Optimierung und Feinabstimmung von Konfigurationen
Dies wird als „Schwungrad“ beschrieben, das aus folgenden Elementen besteht:
Einführung → Akzeptanz → Messung → Optimierung
Praxisbeispiel: 30 % Einsparungen bei den Lizenzkosten + 50 % Senkung der Supportkosten
Hier ein Kundenbeispiel: TrustedTech hat dem Unternehmen geholfen:
- Sparen Sie 30 % beim Kauf von Lizenzen
- Senken Sie die Microsoft-Supportkosten um 50 %
- Bedingten Zugriff einrichten
- Intune für mobile Geräte einführen
- Steigerung der betrieblichen Effizienz für IT-Administratoren
Die allgemeine Botschaft lautet: Eine Lizenzierungsstrategie kann Kosten senken und die Sicherheitslage verbessern, insbesondere wenn sie mit einer ordnungsgemäßen Bereitstellung einhergeht.
