So migrieren Sie von Google Workspace zu M365: Mit Einblicken aus realen Projekten

Warum Unternehmen von Google Workspace zu Microsoft 365 wechseln

Bei der Entscheidung für eine Migration geht es in der Regel nicht um Funktionen. Die meisten Unternehmen, die auf Microsoft 365 umsteigen, lassen sich dabei von drei Faktoren leiten: Sicherheitslage, Konsolidierung des Ökosystems und langfristige Plattformstrategie.

Google Workspace verfügt über solide Grundlagen. Wenn Unternehmen jedoch Identitätsmanagement auf Unternehmensniveau (Entra ID, Conditional Access), ein einheitliches Endpunktmanagement (Intune), fortschrittliche Compliance-Tools (Microsoft Purview) und eine in ihre Produktivitätssuite integrierte KI-Plattform (Microsoft Copilot) benötigen, punktet Microsoft 365 mit seiner Breite. Für Unternehmen, die bereits Azure, Dynamics oder Intune einsetzen, entfällt durch die Einführung von M365 zudem der Aufwand für die Verwaltung einer parallelen Google-Umgebung.

Hinzu kommt noch der Aspekt der Lizenzierung. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie für beide Plattformen gleichzeitig bezahlen: Volllizenzen für Google Workspace und Teillizenzen für Microsoft 365 für bestimmte Anwendungsbereiche. Eine Konsolidierung auf M365 über einen Cloud Solution Provider senkt oft die Gesamtkosten und erweitert gleichzeitig die Funktionsmöglichkeiten.

Einen genaueren Überblick darüber, wie sich die beiden Plattformen in Bezug auf Sicherheit, Compliance und KI unterscheiden, finden Sie in unserem Vergleich zwischen Microsoft 365 und Google Workspace.

Was sich tatsächlich bewegt: Die Auslastungskarte

Bevor Sie auch nur einen einzigen Migrationsdurchlauf planen, müssen Sie sich ein klares Bild davon machen, welche Daten verschoben werden und wo sie landen. Hier ist die Standardzuordnung:

Jede Anwendungsumgebung weist ihre eigene Komplexität und ihre eigenen Migrationstools auf. Die Migration von Gmail zu Exchange ist gut bekannt und lässt sich weitgehend automatisieren. Die Migration von Google Shared Drives zu SharePoint ist komplexer, da Entscheidungen hinsichtlich der Ordnerstruktur, der Freigabeberechtigungen und der Website-Architektur bereits vor Beginn der Migration getroffen werden müssen und nicht erst währenddessen.

Im Rahmen des Projekts in dem texanischen County umfasste der Projektumfang die Migration von Gmail für 120 Nutzer sowie die vollständige Migration von Google Drive zu OneDrive. „Shared Drives“ waren ausdrücklich vom Projektumfang ausgeschlossen, was eine übliche Entscheidung bei der Festlegung des Projektumfangs für mittelständische Unternehmen ist, die Komplexität schrittweise abbauen möchten.

Die drei Phasen einer Migration von Google Workspace zu M365

Jede von TrustedTech durchgeführte Migration folgt derselben phasenweisen Struktur. Die Phasen sind nicht willkürlich gewählt: Jede Phase bildet die Voraussetzung für die nächste, und das Überspringen von Schritten in der Planungsphase ist der Grund, warum die meisten Migrationen scheitern.

Phase 1: Bestandsaufnahme und Planung

Dies ist die Aufgabe, die von den meisten Organisationen unterschätzt wird. Eine ordnungsgemäße Bewertung umfasst:

Bestandsaufnahme und Umfangsermittlung. Dokumentieren Sie alle Benutzerkonten (aktive und inaktive), die Größe der Postfächer, das Datenvolumen auf Google Drive, die Ordnerstrukturen und die Freigabekonfigurationen. Für den texanischen Landkreis ergab sich daraus ein vollständiger Objektbericht mit Angaben zu den relativen Größen, noch bevor auch nur ein einziges Byte verschoben wurde.

Risikoidentifizierung. Welche E-Mail-Flussregeln gibt es in Google Workspace, die in Exchange Online neu eingerichtet werden müssen? Gibt es E-Mail-Gateways von Drittanbietern, die eingehende E-Mails weiterleiten und Auswirkungen auf DNS-Änderungen haben? Gibt es inaktive Postfächer, die archiviert statt migriert werden müssen?

Planung der Umstellung. Legen Sie das Datum der Umstellung fest, klären Sie, wer die Kontrolle über das DNS hat (häufig eine gemeinsame Verantwortung von IT-Abteilung, Registrar und Netzwerkteam – und das ist entscheidend), und erstellen Sie einen Kommunikationsplan für die Endnutzer. Im Rahmen des Projekts für den texanischen Landkreis stellte TrustedTech sicher, dass keine E-Mail-Gateways von Drittanbietern im Weg standen und dass der Kunde die Verwaltung des DNS behalten würde, einschließlich der Aktualisierungen von SPF, DMARC und DKIM.

Benutzerkommunikation. Störungen für Endbenutzer gehören zu den am meisten unterschätzten Risiken bei jeder Migration. Benutzer, die sich nach Jahren der Nutzung von Gmail zum ersten Mal bei Outlook anmelden, müssen wissen, dass diese Umstellung bevorsteht, wann sie stattfindet und an wen sie sich wenden können, falls etwas nicht funktioniert.

Phase 2: Entwurf und Migration

Nach Abschluss der Planung erfolgt die Umsetzung nach einem Modell mit Vorbereitungsphase und Umstellung:

Richten Sie Migrationsverbindungen ein. Dazu müssen Sie in Google Workspace eine Anwendungsregistrierung erstellen, die dem Migrationstool die Berechtigung zur Identitätsübernahme oder den delegierten Zugriff auf Postfächer gewährt. Auf der Microsoft-Seite werden die Graph-API-Berechtigungen so konfiguriert, dass das Migrationstool Schreibzugriff auf Exchange Online-Postfächer und OneDrive hat.

Daten vor der Migration. Vor dem Umstellungstermin führt TrustedTech einen ersten Durchlauf durch, bei dem alle vorhandenen Gmail-Daten mit Exchange Online synchronisiert werden. Die Nutzer können währenddessen ohne Unterbrechung weiter in Google Workspace arbeiten. Bei einer Organisation mit 120 Nutzern wird durch diesen Vorab-Migrationsdurchlauf der Großteil des Datenvolumens abgewickelt.

Umsetzung der Umstellung. Am vereinbarten Umstellungstermin werden die DNS-MX-Einträge aktualisiert, um neue E-Mails an Exchange Online weiterzuleiten. Es wird ein abschließender Delta-Durchlauf durchgeführt, um alle E-Mails zu erfassen, die nach Abschluss der Vorabmigration eingegangen sind. Anschließend werden die Benutzer auf Outlook oder Outlook im Web umgestellt.

Für die Migration von Google Drive zu OneDrive gilt dasselbe Vorbereitungsmodell: Die Dateien werden vor der Umstellung synchronisiert, in einem abschließenden Durchlauf werden die Änderungen abgeglichen, und die Nutzer wechseln zu OneDrive, sobald die Migration abgeschlossen ist.

Abgleich von Berechtigungen und UPNs. Einer der betrieblich kritischsten Schritte ist der Abgleich der Google Workspace-Benutzeridentitäten mit den Microsoft 365-UPNs. Ein Fehlabgleich führt dazu, dass Dateien an das falsche OneDrive gesendet werden oder verwaisten Daten entstehen. TrustedTech erstellt während der Bewertungsphase eine Zuordnungstabelle und validiert diese, bevor die Migration beginnt.

Phase 3: Validierung und Optimierung

Der Abschluss der Migration bedeutet noch nicht, dass die Migration erfolgreich war. Die Validierung umfasst:

Bestätigung des E-Mail-Flusses. Stellen Sie sicher, dass neue eingehende E-Mails an Exchange Online weitergeleitet werden und nicht zurückgewiesen werden oder an Google gelangen. Vergewissern Sie sich, dass ausgehende E-Mails korrekt aus Outlook versendet werden.

Prüfungen der Datenintegrität. Vergleich der Prüfsummen von Quell- und Zieldateien bei der Migration von Google Drive zu OneDrive. Überprüfen Sie, ob die Gesamtanzahl und die Gesamtgröße der Dateien übereinstimmen. Überprüfen Sie die Fehlerprotokolle auf fehlgeschlagene Elemente.

Abgleich der Berechtigungen. Stellen Sie sicher, dass die OneDrive-Zugriffsberechtigungen und Sicherheitseinstellungen mit der Konfiguration übereinstimmen. Entfernen Sie alle Berechtigungen zur Identitätsübernahme und alle Migrationsdienstkonten mit erweiterten Rechten.

Bereinigung nach der Migration. Nach der Validierung werden die Migrationsstapel gelöscht, die Google Workspace-Synchronisierung deaktiviert und die temporären Anmeldedaten widerrufen.

Die Entscheidung für die Tools: Microsoft-eigene vs. Drittanbieter-Tools

Eine der ersten Fragen, die Kunden stellen, ist, ob sie die integrierten Migrationstools von Microsoft oder eine Plattform eines Drittanbieters nutzen sollen. Die ehrliche Antwort hängt von Ihrer Umgebung ab.

Die nativen Tools von Microsoft (Exchange Admin Center, Migration Manager) sind kostenlos, gut dokumentiert und für unkomplizierte Migrationen von Gmail und Google Drive ausreichend. Der Nachteil: Sie erfordern fundiertere PowerShell-Kenntnisse, bieten weniger Einblick in den Migrationsstatus und weisen echte Einschränkungen hinsichtlich großer Nachrichtengrößen und bestimmter Kalenderelemente auf. In der Dokumentation von Microsoft wird darauf hingewiesen, dass freigegebene Kalender und Ereignisfarben nicht migriert werden und dass Raumreservierungen vollständig ausgeschlossen sind.

Tools von Drittanbietern: AvePoint Fly bietet Migrationsfunktionen auf Unternehmensniveau für den Wechsel von Google Workspace zu Microsoft 365, einschließlich fortschrittlicher Erkennungs- und Bewertungswerkzeuge, automatisierter Zuordnung von Benutzern und Berechtigungen, inkrementeller Synchronisierung, detaillierter Berichterstellung und Unterstützung für komplexe Migrationsszenarien. Hinzu kommen die Kosten für das Tool: etwa 15 US-Dollar pro Benutzer für Standardmigrationen sowie rund 50 US-Dollar pro Shared Drive, sofern Shared Drives Teil des Migrationsumfangs sind. Bei dem Projekt für den texanischen Landkreis beliefen sich die Kosten für die Tools von TrustedTech auf 1.800 US-Dollar für 120 Nutzer.

Für die meisten Unternehmen, die mehr als 50 Benutzer migrieren, rechtfertigt die betriebliche Effizienz von Drittanbieter-Tools die damit verbundenen Kosten. Bei kleineren, einfacheren Migrationen reichen die nativen Tools von Microsoft völlig aus.

Was kann schiefgehen (und wie lässt sich das verhindern)?

Jede Migration birgt Risiken. Im Folgenden stellen wir die Fehlerquellen vor, die wir am häufigsten beobachtet haben, und zeigen auf, wie diese durch einen strukturierten Ansatz behoben werden können.

Unterbrechung des E-Mail-Verkehrs. Wenn DNS-Änderungen vorgenommen werden, bevor die abschließende Delta-Migration abgeschlossen ist, können E-Mails verloren gehen oder an das falsche System zugestellt werden. Führen Sie vor der Umstellung eine gründliche DNS-Erfassung durch, bereiten Sie die Änderungen sorgfältig vor und halten Sie einen Plan für die Rücknahme bereit.

Fehlende Daten. Benutzer oder Objekte, die in der ursprünglichen Bestandsaufnahme nicht erfasst wurden, werden nicht migriert. Erstellen Sie in der Evaluierungsphase einen vollständigen Objektbericht und lassen Sie diesen vom Kunden vor Beginn der Migration abzeichnen.

Fehler bei Anmeldeinformationen und Berechtigungen. Das Migrations-Tool verliert während der Ausführung den Zugriff, weil die Gültigkeit der Anmeldeinformationen eines Dienstkontos abgelaufen ist oder die Berechtigungen zur Identitätsübernahme widerrufen wurden. Nutzen Sie nach Möglichkeit Just-in-Time-Zugriff, überprüfen Sie die Anmeldeinformationen vor großen Migrationsstapeln und überwachen Sie Authentifizierungsfehler in Echtzeit.

Konflikte mit MRM-Richtlinien. In der Dokumentation von Microsoft wird ausdrücklich darauf hingewiesen: Jede in der Quellumgebung aktive Richtlinie zur Verwaltung oder Archivierung von Nachrichten kann dazu führen, dass das Migrations-Tool Elemente als „fehlend“ kennzeichnet, obwohl diese tatsächlich gemäß der Richtlinie gelöscht oder archiviert wurden. Deaktivieren Sie alle MRM- und Archivierungsrichtlinien, bevor die Migration beginnt.

Schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Was zunächst nur aus E-Mails bestand, umfasst schließlich auch Shared Drives, Google Sites und Google Groups. Legen Sie den Projektumfang in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich fest, berechnen Sie Änderungswünsche transparent und richten Sie vor Beginn des Projekts einen formellen Prozess für Änderungsaufträge ein.

So sieht ein Migrationsprojekt von Anfang bis Ende aus

Zum besseren Verständnis hier die Struktur der Zusammenarbeit mit den texanischen Landkreisen:

Umfang: 120 Benutzerpostfächer (Gmail zu Exchange Online), Google Drive zu OneDrive, Wiederherstellung des E-Mail-Flusses und der Richtlinien, Überprüfung der Datenintegrität. Gemeinsame Laufwerke und Azure-Ressourcen waren ausdrücklich vom Umfang ausgeschlossen.

Team: Ein TrustedTech-Delivery-Manager, der das Projekt leitet, ein Projektmanager, der die Arbeit vor Ort und die Kommunikation koordiniert, sowie Migrationsingenieure, die für die technische Umsetzung zuständig sind.

Meilensteine und Rechnungsstellung: Vier gleich hohe Meilensteinzahlungen, die an die Vertragsunterzeichnung, den Projektstart und den Abschluss der Planungsphase, einen Zwischencheckpunkt während des Projekts sowie den endgültigen Projektabschluss geknüpft sind. Diese Struktur sorgt dafür, dass beide Parteien für den Projektfortschritt verantwortlich sind und nicht nur für die verstrichene Zeit.

Kosten: 11.000 US-Dollar für professionelle Dienstleistungen, 1.800 US-Dollar für AvePoint Fly SaaS, insgesamt also 12.800 US-Dollar für eine Migration mit 120 Benutzern. Darin enthalten sind alle Kosten für ein strukturiertes, betreutes Projekt mit Validierung vor der Migration, Delta-Synchronisierung und Qualitätssicherung nach der Migration.

Wichtige Voraussetzungen: Der Landkreis behielt die Verantwortung für die DNS-Verwaltung (SPF, DMARC, DKIM), gewährte globalen Administratorzugriff auf beide Umgebungen und erklärte sich bereit, die Liste der migrierten Objekte im Rahmen der Qualitätssicherung zu überprüfen. Das ist kein Kleingedrucktes. Das sind echte Abhängigkeiten. Eine Migration verlangsamt sich oder schlägt fehl, wenn die clientseitigen Verpflichtungen nicht termingerecht erfüllt werden.

Häufig gestellte Fragen

A. Das hängt vom Datenvolumen und der Anzahl der Benutzer ab. Eine Migration von 120 Benutzern mit vollständigen Postfach- und Drive-Daten dauert in der Regel 3 bis 6 Wochen vom Start bis zur endgültigen Umstellung, einschließlich der Vorbereitungen, der Validierung und der DNS-Änderungen. Bei größeren Umgebungen oder solchen mit komplexen Shared-Drive-Strukturen dauert der Vorgang länger.

A. Bei einer ordnungsgemäß durchgeführten Migration beschränken sich die Ausfallzeiten auf ein kurzes Umstellungsfenster. Der Vorbereitungsdurchlauf vor der Migration läuft, während die Nutzer weiterhin in Google Workspace arbeiten. Die eigentliche Umstellung, die DNS-Aktualisierungen und den abschließenden Delta-Durchlauf umfasst, führt bei korrekter Koordination in der Regel zu einer Unterbrechung von weniger als einer Stunde.

A. Die nativen Migrationstools von Microsoft übertragen keine freigegebenen Kalender, Raumreservierungen oder Ereignisfarben. Für Daten aus Google Chat und Meet sind separate Tools erforderlich. Native Google-Dateiformate (Docs, Sheets, Slides) können während der Migration in Office-Formate konvertiert oder als Links beibehalten werden; die richtige Wahl hängt von den Präferenzen Ihrer Organisation ab.

A. DNS-Änderungen liegen in der Regel in der Verantwortung des Kunden und werden in Abstimmung mit dem Umstellungsplan von TrustedTech durchgeführt. Dazu gehören die Aktualisierung von MX-Einträgen sowie von SPF, DKIM und DMARC. TrustedTech gibt Hinweise zum Zeitplan und zur Konfiguration; die Umsetzung erfolgt durch den Kunden oder dessen DNS-Registrar.

A. Sie benötigen für alle zu migrierenden Benutzer aktive Microsoft 365-Lizenzen, bevor die Migration beginnen kann. Exchange Online-Postfächer und OneDrive-Speicherplatz müssen als Migrationsziele bereitgestellt werden. Die Wahl des richtigen Tarifs hängt von Ihren Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Compliance und Produktivität ab. TrustedTech kann Ihnen vor Beginn des Projekts bei der Auswahl der richtigen Lizenzstufe helfen.

A. Ja. TrustedTech kann die Migration durchführen, unabhängig davon, wo Ihre M365-Lizenzen erworben wurden. Wenn Sie die Lizenzierung über TrustedTech als CSP bündeln möchten, können wir prüfen, ob ein Wechsel während der Laufzeit für Ihren Verlängerungszeitplan wirtschaftlich sinnvoll ist.

Starten Sie mit einer Bewertung der Migrationsbereitschaft

Eine Migration von Google Workspace zu Microsoft 365 ist ein strukturiertes technisches Projekt und kein Konfigurationsassistent. Unternehmen, die diese Migration reibungslos durchführen, investieren in die Analysephase, legen den Umfang genau fest und arbeiten mit einem Partner zusammen, der bereits Erfahrung damit hat.

Das Migrationsteam von TrustedTech hat solche Projekte bereits für Behörden, Beratungsunternehmen und große Konzerne durchgeführt. Wir kümmern uns um die Planung, Durchführung, Validierung und Nachbereitung und gestalten unsere Projekte so, dass Sie für den tatsächlichen Fortschritt bezahlen und nicht nur für die aufgewendete Zeit.

Wenn Sie diesen Schritt in Erwägung ziehen, beginnen Sie mit einer Bewertung der Migrationsbereitschaft. Wir erstellen eine Bestandsaufnahme Ihrer Umgebung, ermitteln die für Ihre Konfiguration spezifischen Risiken und legen Ihnen vor Beginn der Arbeiten einen klaren Umfang und Zeitplan vor.

Wenden Sie sich an das Migrationsteam von TrustedTech, um einen Termin für Ihre Bestandsaufnahme zu vereinbaren.