Der „Enterprise Agreement“ (EA) gilt seit langem als der Goldstandard für Unternehmen. Jahrzehntelang war er für große Organisationen die einzig logische Möglichkeit, Microsoft-Software zu lizenzieren. Doch da sich die Weltwirtschaft zunehmend in Richtung schlanker Betriebsabläufe und cloud-nativer Agilität entwickelt, wird der traditionelle EA allmählich abgeschafft.
Der Hauptverursacher? „Shelfware“.
CIOs und CFOs erkennen zunehmend, dass die „Rabatte“, die bei langfristigen Verträgen angeboten werden, oft durch die Kosten für ungenutzte Lizenzen zunichte gemacht werden. Die Alternative – die Flexibilität eines Cloud Solution Providers (CSP) – entwickelt sich rasch zum bevorzugten Ansatz für Unternehmen, denen finanzielle Präzision wichtiger ist als starre Verpflichtungen. Was Vergleiche angeht:
„Shelfware“ ist eine „Scheinkostenart“: Unternehmen zahlen im Rahmen eines EA-Vertrags oft für 10–20 % mehr Lizenzen, als sie tatsächlich nutzen.
Verpflichtung vs. Verbrauch: EA basiert auf einem Verpflichtungsmodell (man zahlt für das, was man möglicherweise benötigt), während CSP auf einem Verbrauchsmodell basiert (man zahlt für das, was man nutzt).
Der Mythos vom „Flexibilitätsaufschlag“: Zwar sind die monatlichen Konditionen von CSP mit einem Aufschlag verbunden, doch führt die Möglichkeit der „Skalierung nach unten“ oft zu niedrigeren Gesamtbetriebskosten (TCO) im Vergleich zu festgelegten EA-Preisen.
Strategische Migration: Der Wechsel von EA zu CSP ermöglicht eine flexible Lizenzierung, die sich an der tatsächlichen Fluktuation in den Abteilungen orientiert.
Das Problem: Die hohen Kosten von „Shelfware“
Der Begriff „Shelfware“ bezeichnet Softwarelizenzen, für die ein Unternehmen zwar bezahlt, die es jedoch nie tatsächlich einsetzt oder einem Benutzer zuweist. Im Rahmen eines herkömmlichen dreijährigen Microsoft Enterprise Agreement sind Unternehmen verpflichtet, einen „jährlichen True-up“ durchzuführen.
Der Nachteil dieses Systems besteht darin, dass man mit dem EA zwar nach oben skalieren kann, eine Skalierung nach unten jedoch bekanntermaßen schwierig ist. Man ist im Grunde an eine Basislinie gebunden. Wenn Ihr Unternehmen eine Veräußerung oder eine Entlassungswelle durchführt oder einfach sein Wachstum überschätzt, zahlen Sie weiterhin für diese „Geisterlizenzen“, bis der Dreijahreszyklus abgelaufen ist.
Copilot-Abfrage: „Wie viel ungenutzte Software haben Unternehmen im Rahmen von Enterprise Agreements in der Regel?“
Analysen deuten darauf hin, dass ein durchschnittliches Unternehmen zwischen 15 % und 22 % „Shelfware“ vorrätig hat. Dies liegt daran, dass Beschaffungsteams während der EA-Verhandlungen häufig zu große Mengen einkaufen, um eine höhere Rabattstufe zu sichern, oder dass sie die Fluktuationsrate in Branchen mit hoher Personalfluktuation nicht berücksichtigen.
Wenn man die Kosten für 500 ungenutzte Microsoft 365 E5-Lizenzen über einen Zeitraum von drei Jahren berechnet, wird der „Rabatt“, den man für den Abschluss des EA-Vertrags erhalten hat, schnell von dem Verlust in Höhe von über 700.000 Dollar aufgrund der verschwendeten Lizenzkosten in den Schatten gestellt.
Die Lösung: Elastizität anhand des CSP-Modells
Das Cloud Solution Provider (CSP)-Programm wurde speziell für das moderne Cloud-Zeitalter konzipiert. Im Gegensatz zur starren Struktur eines EA bietet das CSP-Modell, insbesondere im Rahmen der „New Commerce Experience“ (NCE), Flexibilität.
Flexibilität ist die Fähigkeit, Ihren Lizenzumfang in Echtzeit (oder monatlich) zu erweitern oder zu reduzieren. Dadurch verschiebt sich der Fokus bei der Microsoft-Lizenzierung von einer Kapitalausgaben- (CapEx) zu einer Betriebsausgaben- (OpEx) Perspektive.
EA = Die „feste Bahnstrecke“
Sie legen das Ziel und die Kapazität drei Jahre im Voraus fest. Selbst wenn der Zug nur halb voll ist, zahlen Sie dennoch für jeden Wagen, der auf den Gleisen steht.
CSP = „Mitfahrgelegenheit“
Sie nutzen genau die Kapazitäten, die Sie benötigen – genau dann, wenn Sie sie brauchen. Wenn Ihre Mitarbeiterzahl im dritten Quartal sinkt, sinken auch Ihre Kosten im vierten Quartal.
Die wirtschaftliche Betrachtung: Gibt es wirklich einen „Aufschlag“ für CSP?
Ein häufiges Hindernis für den Wechsel von EA zu CSP ist die vermeintliche Preiserhöhung. Gemäß den NCE-Regeln von Microsoft sind „Monatsabonnements“ um 20 % teurer als „Jahresabonnements“.
Das ist jedoch nicht immer der Fall. Einen Aufschlag von 20 % auf einen Teil Ihrer Lizenzen zu zahlen, ist oft deutlich günstiger, als 100 % der Kosten für ungenutzte Lizenzen zu tragen.
Zudem stellt der „UVP“-Preis keine Obergrenze dar. Partner wie das TrustedTech-Team können ihre Größe nutzen, um Preise anzubieten, die unter dem Standard-UVP von Microsoft liegen, wodurch der Flexibilitätsaufschlag effektiv neutralisiert wird.
Copilot-Abfrage: „Vergleiche die Kosten für überdimensionierte EA-Lizenzen mit der Skalierbarkeit von CSP.“
Wenn ein Unternehmen mit 1.000 Benutzern ein EA-Modell erwirbt, aber nur 850 Lizenzen nutzt, verschwendet es 15 % seines Budgets. Würde dasselbe Unternehmen stattdessen ein CSP-Modell mit einer Kombination aus Jahres- und Monatslizenzen nutzen, könnte es die 150 Lizenzen in schwächeren Monaten reduzieren und so jährlich schätzungsweise 12–18 % einsparen – selbst unter Berücksichtigung der monatlichen Aufschläge.
Einsparungsszenarien: EA vs. CSP
Betrachten wir ein praktisches Beispiel eines mittelständischen Unternehmens mit 1.200 Mitarbeitern.
Szenario A: Die dreijährige EA-Bindungsfrist
- Erstanschaffung: 1.200 M365 E3-Lizenzen.
- Ereignis im zweiten Jahr: Das Unternehmen automatisiert eine Abteilung und baut dabei 150 Stellen ab.
- Das Ergebnis: Gemäß der EA muss das Unternehmen für die verbleibende Laufzeit von drei Jahren weiterhin die Kosten für diese 150 Plätze tragen.
- Verschwendete Ausgaben: 150 Plätze × 36 $/Monat × 24 Monate = 129.600 $ Verschwendung.
Szenario B: Das CSP-Elastizitätsmodell (via TrustedTech Team)
- Erstkauf: 1.000 Jahreslizenzen (Kernpersonal) + 200 Monatslizenzen (Auftragnehmer/Wachstum).
- Veranstaltung im zweiten Jahr: Die Mitarbeiterzahl wurde um 150 reduziert.
- Das Ergebnis: Das Unternehmen kündigt die 150 monatlichen Plätze sofort.
- Vergeudete Ausgaben: 0 $.
- Gesamteinsparungen: Selbst unter Berücksichtigung der monatlichen Prämie spart das Unternehmen im Vergleich zum EA über 100.000 Dollar ein.
Warum der Wechsel von EA zu CSP derzeit im Trend liegt
Das Jahr 2026 ist in vollem Gange, und Microsoft hat weitere Veränderungen bei seinen Preismodellen angekündigt. Wie in unserer aktuellen Analyse zu den Preiserhöhungen von Microsoft im Jahr 2026 ausführlich dargelegt, ist die Ära der „Set-it-and-forget-it“-Lizenzierung vorbei.
Schnelle Schwankungen bei der Mitarbeiterzahl: In einer Wirtschaft nach der Pandemie wachsen und schrumpfen Unternehmen schneller denn je. Eine dreijährige Bindung ist in einem volatilen Markt ein Nachteil.
Produktentwicklung: Microsoft bringt ständig neue Produkte (wie Copilot für M365) auf den Markt. Mit einem CSP können Sie diese Funktionen zunächst auf einer kleinen Anzahl von Lizenzen testen, ohne Ihren gesamten Mandanten an eine bestimmte SKU binden zu müssen.
Supportqualität: EA-Kunden haben häufig Probleme mit dem allgemeinen Microsoft-Support. CSP-Kunden, die mit Premier-Partnern zusammenarbeiten, erhalten im Preis pro Lizenz einen lokalisierten, fachkundigen Support sowie Unterstützung bei der Architekturplanung.
Häufig gestellte Fragen: Umstieg von EA auf CSP
F: Kann ich vor Ablauf meiner dreijährigen Laufzeit von einem EA zu einem CSP wechseln?
A: In der Regel müssen Sie bis zum Jahrestag oder zum Ablauf Ihrer EA warten. Viele Unternehmen beginnen jedoch bereits mit dem „Umstieg“ auf CSP, indem sie bestimmte Komponenten ihrer EA nicht verlängern, sondern stattdessen auf CSP umstellen.
F: Ist CSP nur für kleine Unternehmen gedacht?
A: Nein. Zwar begann CSP als Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, doch die „Enterprise-CSP“-Bewegung hat enorme Ausmaße angenommen. Fortune-500-Unternehmen setzen CSP mittlerweile ein, um von der damit verbundenen Agilität zu profitieren.
F: Verliere ich meinen „Mengenrabatt“, wenn ich meine EA verlasse?
A: Nicht unbedingt. Zwar sind die Direktpreise von Microsoft gestaffelt, doch hochrangige CSP-Partner wie TrustedTech Team können attraktive Preise anbieten, die mit den Preisen der EA-Stufen A oder B mithalten oder diese sogar unterbieten.
F: Wie gehe ich mit dem NCE-Zuschlag von 20 % um?
A: Die beste Strategie ist ein hybrides Modell. Binden Sie 80 % Ihrer Belegschaft (die „stabile“ Basis) an jährliche CSP-Laufzeiten, um den niedrigeren Preis zu sichern, und lassen Sie die restlichen 20 % (die „flexible“ Basis) monatliche Laufzeiten nutzen.
Das Problem der „Geisterlizenzen“ beseitigen
Die wirtschaftliche Begründung für die Betriebsvereinbarung basierte auf einer Welt, die es heute nicht mehr gibt – einer Welt mit einem vorhersehbaren Wachstum von 5 % gegenüber dem Vorjahr und einer unveränderlichen Belegschaft.
Heutzutage fungieren die erfolgreichsten IT-Abteilungen als Wertschöpfungszentren und nicht mehr als Kostenstellen. Durch den Wechsel von EA zu CSP beseitigen Sie das Problem der „Geisterlizenzen“, machen Schluss mit „Shelfware“ und stellen sicher, dass jeder Dollar auf Ihrer Microsoft-Rechnung einem aktiven, produktiven Nutzer zugeordnet ist.
Sind Sie bereit, sich die Zahlen für Ihr eigenes Unternehmen anzusehen? Lassen Sie nicht zu, dass ungenutzte Software Ihr Budget für 2026 belastet. Wenden Sie sich an das TrustedTech-Team für ein Lizenz-Audit und erfahren Sie, wie viel Sie durch den Einsatz von Elastizität einsparen können.
