Das „M365 Cost Optimization Playbook“ von TrustedTech richtet sich an Unternehmen, die einen klareren und besser begründbaren Ansatz für ihre Microsoft 365-Ausgaben benötigen. Es handelt sich um ein praktisches Rahmenkonzept zur Senkung der Lizenzkosten bei gleichzeitiger Verbesserung der Sicherheit, der Governance und der betrieblichen Kontrolle. TrustedTech gehört zu den weltweit führenden 1 % der Microsoft Cloud Solution Provider und verfügt über alle sechs Microsoft Solutions Partner-Zertifizierungen. Im Rahmen seiner Lizenzberatungen werden durch die optimale Anpassung der Lizenzierung, die Beseitigung von Verschwendung und eine fundiertere Verlängerungsplanung regelmäßig zweistellige Einsparungen ermittelt.
Entwickelt für Unternehmen, die wissen, dass ihre M365-Umgebung effizienter sein könnte.
Dieses Playbook eignet sich besonders gut, wenn Ihr Unternehmen etwa 200 bis 10.000 Microsoft 365-Benutzer verwaltet, eine Mischung aus E3-, E5- und F3-Lizenzen mit eingeschränkter Nutzungsübersicht einsetzt oder kurz vor einer Verlängerung steht, Veränderungen durch Fusionen und Übernahmen bewältigt oder die Einführung von Copilot evaluiert. Es ist außerdem relevant, wenn Sie noch nie die CSP-Preise mit denen eines Direktkaufs verglichen haben, wenn beim Offboarding keine automatische Lizenzrückforderung erfolgt oder wenn die letzte Lizenzüberprüfung bereits mehr als 12 Monate zurückliegt.
Nicht jedes Unternehmen ist der richtige Kandidat. TrustedTech basiert auf einer tiefgreifenden Microsoft-Spezialisierung und nicht auf einer breiten Multi-Cloud-Abdeckung oder globaler Systemintegration. Dieses Playbook ist wahrscheinlich nicht das Richtige für Sie, wenn Ihr Unternehmen weniger als 200 Nutzer hat, Microsoft kein zentraler Bestandteil Ihrer Betriebsumgebung ist oder Ihr Hauptbedarf eher im umfassenden IT-Outsourcing als in gezielter Lizenzierung und Kostenkontrolle liegt.
Warum die meisten Unternehmen zu viel für Microsoft 365 bezahlen.
Die meisten Unternehmen zahlen zu viel für Microsoft 365, da Lizenzen zu einem bestimmten Zeitpunkt erworben und dann erst lange nach einer Änderung von Rollen, Nutzungsmustern und geschäftlichen Prioritäten verlängert werden. Ein Vertrag wird unterzeichnet, Lizenzen werden zugewiesen, neue Mitarbeiter erhalten denselben SKU-Mix, und die Umgebung wächst. Die ursprüngliche Logik mag zwar stichhaltig gewesen sein, doch die Zuweisung entspricht selten noch der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeiter.
Für Finanzteams entsteht dadurch ein Problem hinsichtlich der Transparenz. Microsoft 365 erscheint oft als einfacher monatlicher oder jährlicher Posten, der sich automatisch verlängert. Die Rechnung ist leicht zu erkennen. Der tatsächliche Wert, der in dieser Umgebung genutzt wird, ist hingegen viel schwerer zu erfassen. Ohne ein klares Kostenmodell auf Benutzer-Ebene oder Einblick in die Nutzung sind Finanzteams nur begrenzt in der Lage, Ausgaben zu überprüfen, genaue Prognosen zu erstellen oder Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerungen zu hinterfragen.
Zu den häufigen Ursachen für überhöhte Ausgaben zählen Mitarbeiter mit E3- oder E5-Lizenzen, obwohl ihre Rolle lediglich eine „Frontline“- oder „Business Basic“-Lizenz erfordert, inaktive Konten ehemaliger Mitarbeiter, die weiterhin monatliche Kosten verursachen, Tools von Drittanbietern, für die zusätzlich zu Microsoft 365-Funktionen bezahlt wird, die dieselben Funktionen bereits abdecken, sowie separat erworbene Sicherheits-Add-ons, obwohl entsprechende Funktionen bereits in der vorhandenen Lizenzstufe enthalten sind.
- Der Betrag für die Verlängerung Ihres Microsoft 365-Abonnements ist gestiegen, obwohl sich die Anzahl Ihrer Benutzer kaum verändert hat.
- Man kann nicht auf die Schnelle erklären, warum bestimmte Teams in der E3 statt in der E5 spielen.
- Beim Offboarding werden die Zugriffsrechte entzogen, nicht jedoch immer die Lizenzen.
- Die Finanzabteilung sieht hohe Softwarekosten, jedoch kein Kostenmodell auf Einzelplatzebene.
- Sie zahlen für sich überschneidende Tools in den Bereichen Zusammenarbeit, Sicherheit, Speicherung oder Compliance.
Eigene Untersuchungen von TrustedTech haben gezeigt, dass es in einigen Unternehmen zu einer Überlizenzierung von 95 % kommt. In einem dokumentierten Fall konnte ein Unternehmen mit 1.100 Nutzern seine monatlichen Microsoft 365-Kosten um 30 % senken, ohne auf erforderliche Funktionen verzichten zu müssen. Die Kostenoptimierung bei Microsoft 365 beginnt damit, die Transparenzlücke zu schließen. Wenn Nutzung, Rollenanforderungen und Preisstruktur gemeinsam betrachtet werden, lassen sich Einsparpotenziale leichter quantifizieren und umsetzen.
Das TrustedTech-Rahmenwerk zur Lizenzoptimierung.
In den meisten Microsoft 365-Umgebungen entstehen vermeidbare Kosten in vier verschiedenen Bereichen. Das „License Optimization Framework“ von TrustedTech geht jeden dieser Bereiche im Rahmen eines strukturierten, wiederholbaren Prozesses an. Zwar kann jeder Hebel für sich genommen Einsparungen erzielen, doch die größte Wirkung wird durch deren kombinierte Anwendung erzielt. Eine bedarfsgerechte Anpassung ohne Beschaffungsoptimierung kann zwar die Kosten pro Nutzer senken, lässt jedoch Preisineffizienzen bestehen. Die Entfernung inaktiver Nutzer ohne kontinuierliche Steuerung kann zu Einsparungen führen, die jedoch schnell wieder zunichte gemacht werden, sobald neue Lizenzen hinzugefügt werden.
Anpassung der Lizenzanzahl
Durch die Anpassung der Lizenzierung wird die Lizenzstufe jedes Benutzers an seine tatsächlichen Rollenanforderungen und die tatsächliche Nutzung der Funktionen angepasst. In vielen Umgebungen werden Lizenzen zum Zeitpunkt des Kaufs zugewiesen und bleiben unverändert, auch wenn sich die Anforderungen der Benutzer weiterentwickeln. Dies wird durch eine Kombination aus der Analyse von Nutzungstelemetriedaten und einer rollenbasierten Zuordnung gelöst.
Durch die Analyse der tatsächlichen Nutzung von Microsoft 365 durch die Mitarbeiter – einschließlich E-Mail, Teams, Sicherheitsfunktionen und Produktivitätswerkzeugen – können Unternehmen Diskrepanzen zwischen den zugewiesenen Lizenzen und den benötigten Funktionen erkennen. Häufig lässt sich feststellen, dass Nutzern E3- oder E5-Lizenzen zugewiesen wurden, die jedoch hauptsächlich E-Mail und Teams nutzen, oder dass Mitarbeiter mit Kundenkontakt über vollständige Desktop-Lizenzen verfügen, auf die sie jedoch nur selten zugreifen.
In der Praxis ergibt sich häufig ein hybrides Lizenzmodell: Power-User sowie Rechts- und Personalabteilungen bleiben bei E3 oder E5, normale Büromitarbeiter wechseln zu Business Premium und Mitarbeiter mit Kundenkontakt erhalten F3-Lizenzen. Eine detailliertere Aufschlüsselung der geeigneten SKUs nach Benutzertypen finden Sie in den Vergleichen „Business Premium vs. E3“ und „Microsoft 365 E3 vs. E5“.
Beseitigung inaktiver und „Geister“-Sitze
Bei der Bereinigung inaktiver und „Geister“-Lizenzen geht es darum, Lizenzen zu identifizieren und zu entfernen, die ausgeschiedenen Mitarbeitern, ruhenden Konten und inaktiven Dienstkonten zugewiesen sind. Dieses Problem wird häufig übersehen, da Offboarding-Prozesse die Rückforderung von Lizenzen nicht systematisch einbeziehen. Ohne automatisierte Arbeitsabläufe, die die Deaktivierung von Benutzern mit der Entfernung von Lizenzen verknüpfen, zahlen Unternehmen weiterhin für Konten, die keinen betrieblichen Zweck mehr erfüllen.
Eine Nutzungsanalyse deckt in der Regel eine Gruppe inaktiver oder wenig genutzter Konten auf, deren Lizenzen weit über ihre Nutzungsdauer hinaus gültig sind. Jeder dieser „Geisterplätze“ stellt einen festen monatlichen Aufwand ohne Gegenleistung dar. Hinzu kommt ein Compliance-Aspekt: Unverwaltete, inaktive Konten können unnötige Risiken mit sich bringen, da falsch zugewiesene oder herrenlose Lizenzen bei Microsoft-Lizenzprüfungen häufig als Governance-Lücken identifiziert werden.
Rationalisierung von Drittanbieter-Tools
Im Rahmen der Rationalisierung von Drittanbieter-Tools wird das gesamte SaaS-Ökosystem bewertet, um Tools zu identifizieren, deren Funktionen sich mit denen von Microsoft 365 überschneiden. Im Laufe der Zeit fügen viele Unternehmen ihrer Umgebung zusätzliche Software hinzu, ohne zu prüfen, ob diese Funktionen nicht bereits in ihren bestehenden Lizenzstufen enthalten sind. Häufige Beispiele hierfür sind eigenständige Tools für Videokonferenzen, das Signieren von Dokumenten, die Dateispeicherung oder die Endpunktsicherheit, die sich mit den nativen Funktionen von Microsoft 365 überschneiden.
Die ausufernde Nutzung von SaaS-Lösungen verschärft das Problem der überhöhten Ausgaben für Microsoft 365. Unternehmen zahlen möglicherweise doppelt für dieselbe Funktion, doch diese Kosten verteilen sich auf verschiedene Budgets und Anbieter. Für Unternehmen, die auch Azure-Workloads betreiben, kann sich dieser Ansatz auf das gesamte Microsoft-Cloud-Ökosystem erstrecken.
Beschaffungs- und Erneuerungsstrategie
Die Beschaffungs- und Verlängerungsstrategie konzentriert sich darauf, wie Microsoft 365 im Laufe der Zeit erworben, strukturiert und verlängert wird. Unternehmen, die direkt bei Microsoft einkaufen, sind oft an feste Preise gebunden und verfügen nur über begrenzte Flexibilität. Als Microsoft Direct CSP kann TrustedTech bei Microsoft 365-Lizenzen im Vergleich zum Direktkauf einen Rabatt von bis zu ca. 20 % auf die UVP gewähren.
Neben den regulären Preisvorteilen bietet Microsoft über sein CSP-Partnernetzwerk regelmäßig Sonderangebote an. Diese Angebote variieren je nach Produkt, Kundenprofil und Zeitpunkt und sind nicht immer über direkte Vertriebskanäle verfügbar. Unternehmen, die mit einem Direct-CSP-Partner zusammenarbeiten, können über relevante Sonderangebote informiert werden, sobald diese verfügbar sind. Auch der Zeitpunkt der Vertragsverlängerung spielt eine entscheidende Rolle: Unternehmen, die vorausschauend planen, können sich günstige Tarife sichern, bevor Preisänderungen in Kraft treten.
Was eine TrustedTech-Beratung zur M365-Lizenzierung umfasst.
Eine M365-Lizenzberatung ist eine strukturierte, von Experten durchgeführte Überprüfung Ihrer Umgebung, bei der Lizenzzuweisungen, die Auslastung der Lizenzen, Sicherheitslücken und die Situation hinsichtlich der Verlängerung bewertet werden, um Kosteneinsparungen zu identifizieren und die Lizenzierung zu optimieren. Sie bietet sowohl IT- als auch Finanzteams einen klaren, datengestützten Überblick darüber, wie Microsoft 365 genutzt wird und wo Optimierungsbedarf besteht. Beratung vereinbaren →
Was Sie erhalten
- Vorschlag für die künftige Lizenzierung: Ein zukunftsorientierter Fahrplan, der auf aktuelle Nutzungsmuster und erwartete geschäftliche Anforderungen abgestimmt ist
- Empfehlungen zur Kostenoptimierung: Gezielte Maßnahmen zur Senkung der Ausgaben durch bedarfsgerechte Anpassung, Beseitigung von Verschwendung und Nutzung geeigneter Microsoft-Sonderangebote
- Sicherheitsempfehlungen: Leitlinien zu Sicherheitsmaßnahmen, die auf das Risikoprofil und die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind
- Proaktive Vertragsverlängerungsplanung: Ein strukturierter Ansatz für anstehende Vertragsverlängerungen, um bereits vor dem Verlängerungstermin Einsparpotenziale zu identifizieren
Der M365-Nutzungsbericht enthält
- Lizenzzuweisung und -nutzung: zugewiesene vs. Gesamtanzahl der Lizenzen, überdimensionierte oder ungenutzte Lizenzen
- Anbieterpreise im Vergleich zu optimierten Preisen, nebeneinander dargestellt bis auf die Ebene der einzelnen Lizenzen
- Auswirkungen auf die monatlichen Kosten einschließlich prognostizierter Einsparungen und prozentualer Reduzierungen
- Einsparpotenziale auf Produktebene bei Teams Audio Conferencing, F3/E3, Power BI, Entra ID, Exchange Online und weiteren Produkten
- Es ist kein Zugriff auf E-Mails oder Dateiinhalte erforderlich; die Analyse basiert auf Nutzungsdaten und dem Lizenzbestand.
Der M365-Nutzungsbericht wandelt die Komplexität der Lizenzierung in eine übersichtliche monatliche Kostenübersicht um, auf deren Grundlage die Finanz- und IT-Abteilungen gemeinsam Maßnahmen abstimmen können. Es handelt sich dabei nicht um ein technisches Dokument, sondern um ein Instrument zur Entscheidungsfindung. Für Unternehmen, die neben Microsoft 365 auch Azure-Workloads nutzen, lässt sich dieser Optimierungsansatz auf beide Umgebungen ausweiten und trägt so dazu bei, dass die gesamten Investitionen in die Microsoft-Cloud bedarfsgerecht dimensioniert und gut gesteuert werden.
Unternehmen decken im Rahmen der Beratung häufig Einsparpotenziale von 15–20 % bei den Lizenzkosten auf, die durch eine bedarfsgerechte Anpassung, die Beseitigung von Verschwendung und eine verbesserte Beschaffungsstrategie erzielt werden können.
So sieht die Kostenoptimierung für Microsoft 365 in der Praxis aus.
Die Ergebnisse variieren je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Lizenzierung und Ausgangssituation. Diese Beispiele veranschaulichen, wie dies in der Praxis aussieht.
Es wurde eine optimal abgestimmte Kombination aus E3- und E5-Lizenzen eingerichtet und nicht genutzte Funktionen in der gesamten Microsoft 365-Umgebung entfernt. Die Umstellung erfolgte ohne Ausfallzeiten, und die Reaktionszeiten des Supports verkürzten sich von Tagen auf Stunden.
Ein auf Bundesaufträge spezialisiertes Unternehmen mit 200 Mitarbeitern und einem einköpfigen IT-Team erzielte eine sofortige Senkung der Microsoft-Lizenzkosten um 30 % sowie eine Reduzierung der Gesamtausgaben für den Microsoft-Support um 50 % im Vergleich zu den Direktpreisen.
Nach der Umstellung auf TrustedTech gelang es dem Unternehmen, seine Microsoft-Ausgaben um 27 % pro Jahr zu senken, was die Wirksamkeit einer proaktiven Lizenzierungs- und Beschaffungsstrategie in großem Maßstab unterstreicht.
TrustedTech half dem Unternehmen, Hunderttausende Dollar einzusparen, und stärkte damit dessen finanzielle Lage im Vorfeld einer geplanten Übernahme.
Durch die Optimierung der Lizenzierung und eine verbesserte Beschaffungsstrategie erzielte das Unternehmen Gesamteinsparungen in Höhe von rund 180.000 GBP.
Warum der Zeitpunkt der Vertragsverlängerung ein finanzieller Hebel ist und keine reine Verwaltungsaufgabe.
Viele Unternehmen betrachten die Verlängerung von Microsoft 365 als einen einmal jährlich anfallenden Verwaltungsvorgang. In der Praxis ist der Zeitpunkt der Verlängerung jedoch eine der am besten steuerbaren Variablen in der Kostenkalkulation für Microsoft 365. Microsoft passt die Preise für kommerzielle Lizenzen regelmäßig an. Unternehmen, die proaktiv verlängern, bevor Preisänderungen in Kraft treten, können sich für die Laufzeit ihres nächsten Vertrags günstige Tarife sichern. Wer hingegen wartet, bis die Verlängerung unmittelbar bevorsteht, ist oft an die zu diesem Zeitpunkt geltenden Preise gebunden.
Der Zeitpunkt der Verlängerung wirkt sich auch auf die Qualität der internen Entscheidungsfindung aus. Unternehmen, die bereits mehrere Monate vor der Verlängerung mit der Bewertung ihres Umfelds beginnen, haben Zeit, Nutzungsmuster zu analysieren, Lizenzanforderungen zu überprüfen und die Beteiligten aus den Bereichen IT, Beschaffung und Finanzen aufeinander abzustimmen. Im Gegensatz dazu greifen Unternehmen, die die Bewertung erst kurz vor der Verlängerung vornehmen, oft allein aus Zeitgründen auf bestehende Lizenzstrukturen zurück. Dieser reaktive Ansatz führt in der Regel dazu, dass vermeidbare Kosten weiter anfallen.
Ein Unternehmen, das vor der Erneuerung seine Umgebung optimal anpasst, günstige Konditionen sichert und seine Beschaffungsstrategie entsprechend ausrichtet, nutzt alle vier zentralen Kostenhebel gleichzeitig effektiv. Das ist der Unterschied zwischen einem aktiven Management der Microsoft 365-Ausgaben und einer reaktiven Herangehensweise.
Für Finanzverantwortliche ist die wichtigere Frage nicht, ob die Verlängerung genehmigt werden soll, sondern ob das Unternehmen im Vorfeld richtig aufgestellt ist und ob vermeidbare Kosten unnötigerweise weitergeführt werden.
Die Kostenoptimierung ist der Ausgangspunkt, nicht das Endziel.
Die Kostenoptimierung bei Microsoft 365 wird oft als reine Kostensenkungsmaßnahme betrachtet, ist jedoch der Ausgangspunkt für umfassendere betriebliche und technologische Verbesserungen. Die Einsparungen durch die Microsoft-365-Optimierung sind nicht nur eine Reduzierung der Ausgaben, sondern dienen als Finanzierungsgrundlage für Modernisierungsmaßnahmen. So können Unternehmen in KI, Sicherheit und betriebliche Verbesserungen investieren, ohne dass dafür ein zusätzliches Budget erforderlich ist.
Für Unternehmen, die sowohl mit Microsoft 365 als auch mit Azure arbeiten, erstreckt sich dieser Ansatz über die gesamte Microsoft-Cloud-Umgebung – von der ersten Lizenzberatung über die Copilot-Vorbereitung bis hin zur Governance.
Worauf Sie bei einem Partner für die Kostenoptimierung von Microsoft 365 achten sollten.
Nicht alle Microsoft CSP-Partner bieten das gleiche Serviceniveau, die gleichen Preisbedingungen oder den gleichen operativen Support. Diese Entscheidung hat erhebliche finanzielle und betriebliche Auswirkungen und wirkt sich direkt darauf aus, wie viel Ihr Unternehmen ausgibt, wie effizient Lizenzen verwaltet werden und ob Optimierungsmaßnahmen zu messbaren Ergebnissen führen.
Tiefe der Bewertung
Ein glaubwürdiger Partner sollte mit einer strukturierten Bewertung beginnen und nicht nur mit einer Preisverhandlung. Dazu gehört in der Regel ein M365-Nutzungsbericht, der eine klare Ausgangsbasis hinsichtlich Lizenzzuweisung, Auslastung sowie überdimensionierter oder ungenutzter Lizenzen schafft. Ohne diese Grundlage wird es schwierig, sinnvolle Einsparpotenziale zu identifizieren oder Verbesserungen im Laufe der Zeit zu messen.
Preise und Zugang
Die Preisstruktur variiert je nach Partnertyp erheblich. Microsoft Direct CSP-Partner haben direkteren Zugang zu Partnerpreisen und Aktionsprogrammen, während einige Anbieter als Wiederverkäufer mit geringerer Flexibilität agieren. Das Verständnis der Preisbildung ist ein entscheidender Faktor für die Kostenoptimierung.
Rechenschaftspflicht hinsichtlich des ROI
Optimierungsmaßnahmen sollten messbar und nachvollziehbar sein. Der richtige Partner kann Einsparungen quantifizieren, diese im Zeitverlauf nachverfolgen und die Ergebnisse direkt mit Maßnahmen wie der Anpassung der Lizenzanzahl, dem Zeitpunkt von Verlängerungen oder Änderungen im Beschaffungsprozess verknüpfen. Ohne diese Transparenz können die Verantwortlichen im Finanzbereich nicht überprüfen, ob die Optimierungsmaßnahmen eine nachvollziehbare Rendite erzielen.
Proaktives Management
Die Kostenoptimierung für Microsoft 365 ist kein einmaliger Vorgang. Der Lizenzbedarf ändert sich, wenn Unternehmen wachsen, neue Tools einführen oder Teams umstrukturieren. Partner, die fortlaufende Überprüfungen und Beratung zur Optimierung anbieten, tragen dazu bei, Kostenabweichungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Einsparungen langfristig erhalten bleiben.
Interne Klärung
Wie Ihre Umgebung im Tagesgeschäft betreut wird, ist ein ganz eigener Aspekt, der ebenso genau unter die Lupe genommen werden sollte. Einige Anbieter fungieren in erster Linie als Vermittler und leiten Supportanfragen an Microsoft weiter. Andere verfügen über internes Fachwissen, um Probleme in den Bereichen Abrechnung, Lizenzierung und Support direkt zu lösen. Dieser Unterschied wirkt sich auf die Reaktionszeiten und die Betriebskontinuität aus.
Breites Spektrum an Microsoft-Fachwissen
Die Kostenoptimierung erstreckt sich häufig über Microsoft 365 hinaus auf Azure und das gesamte Microsoft-Cloud-Ökosystem. Der richtige Partner sollte in der Lage sein, beide Umgebungen im Rahmen einer einheitlichen Strategie zu unterstützen, und über Erfahrung mit Unternehmen ähnlicher Größe, ähnlicher Sicherheitsanforderungen oder ähnlicher Compliance-Anforderungen verfügen.
Die Unterschiede zwischen einem herkömmlichen CSP-Anbieter und einem auf Kostenoptimierung ausgerichteten Partner werden bei einem direkten Vergleich deutlicher:
| Kriterien | Traditionelles CSP | TrustedTech |
|---|---|---|
| Beratung zu Lizenzfragen | Wird selten berücksichtigt | Strukturierte Auswertung anhand des M365-Nutzungsberichts |
| Zugangsgebühren | Standard-Wiederverkäufertarife | Direkt bei CSP – bis zu ca. 20 % Rabatt auf den UVP |
| Support für Abrechnung und Lizenzierung | Eingeschränkt oder umgeleitet | Interner, engagierter Support |
| Proaktive Optimierung | Einmalig oder auf Anfrage | Fortlaufende regelmäßige Strategieüberprüfungen |
| Leitfaden zur Einhaltung von Vorschriften | Reaktiv | Proaktive Nutzungsanalysen und Empfehlungen |
| Azure-Optimierung | In der Regel ausgeschlossen | Umfassende Abdeckung des gesamten Microsoft-Cloud-Stacks |
| Berichterstattung | Grundlagen der Rechnungsstellung | CFO-/IT-konforme Nutzungsberichte und Nachverfolgung von Einsparungen |
| Microsoft partner tier | Unterschiedlich | Zu den weltweit führenden 1 % der CSPs, alle 6 „Solutions Partner“-Auszeichnungen |
Kostenoptimierung bei Microsoft 365: Häufig gestellte Fragen
Wie viel können Unternehmen in der Regel durch die Optimierung der Microsoft 365-Lizenzierung einsparen?
Die Einsparungen variieren je nach Ausgangssituation, doch viele Unternehmen senken ihre Microsoft 365-Kosten um 15–30 %, indem sie ihre Lizenzen optimal anpassen, inaktive Lizenzen entfernen und ihre Beschaffungsstrategie optimieren.
Bei Beratungen von TrustedTech lassen sich häufig Einsparpotenziale im zweistelligen Bereich aufdecken, noch bevor Änderungen im Beschaffungsprozess überhaupt umgesetzt werden. Diese Einsparungen sind in der Regel wiederkehrender Natur und summieren sich im Laufe der Zeit, wenn sie durch kontinuierliche Optimierung unterstützt werden.
Was versteht man unter der Anpassung der Microsoft 365-Lizenzen?
Die Anpassung der Microsoft 365-Lizenzen ist der Prozess, bei dem die Lizenztypen an die tatsächlichen Bedürfnisse und Nutzungsmuster der Benutzer angepasst werden. Anstatt unternehmensweit einheitlich dieselbe Lizenzstufe zuzuweisen, wird jedem Benutzer anhand seiner Rollenanforderungen und der genutzten Funktionen die passende SKU zugewiesen. Dadurch werden überhöhte Ausgaben für ungenutzte Funktionen vermieden, während die erforderlichen Funktionen weiterhin gewährleistet sind.
Dies ist oft eine der schnellsten Möglichkeiten, die Kosteneffizienz zu verbessern, ohne die Nutzer dabei zu beeinträchtigen.
Was umfasst eine TrustedTech-Beratung zur M365-Lizenzierung?
Eine TrustedTech-Beratung zur M365-Lizenzierung umfasst eine strukturierte Überprüfung der Lizenzzuweisungen, der Nutzerauslastung, der Sicherheitslücken und der Vorbereitungen für die Verlängerung, gestützt auf einen M365-Nutzungsbericht.
Die Analyse identifiziert inaktive Nutzer, nicht voll ausgelastete Lizenzen sowie Möglichkeiten zur Optimierung der SKU-Zuweisung und der Beschaffungsstrategie. Das Ergebnis ist ein klarer, umsetzbarer Plan mit quantifizierten Einsparpotenzialen und Empfehlungen für die nächsten Schritte.
Was ist ein M365-Nutzungsbericht und welche Informationen enthält er?
Ein M365-Nutzungsbericht bietet einen Überblick darüber, wie Lizenzen im gesamten Unternehmen zugewiesen und genutzt werden. Er zeigt inaktive Konten, Nutzungstrends, Lizenzen mit zu großem Umfang sowie Diskrepanzen zwischen Lizenzstufen und der tatsächlichen Nutzung auf.
Zudem vergleicht es die aktuellen Preise der Anbieter mit den optimierten Preisen und zeigt die prognostizierten monatlichen Einsparungen auf, wodurch sowohl den IT- als auch den Finanzteams eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage geboten wird.
Wie senken CSP-Partner die Kosten für Microsoft 365 im Vergleich zum Direktkauf?
Microsoft Direct CSP-Partner haben Zugang zu exklusiven Preisstrukturen und Sonderangeboten für Partner und bieten Beratung hinsichtlich der Lizenzzuweisung, des Zeitpunkts der Verlängerung sowie der Beschaffungsstrategie. Durch diese Kombination lassen sich die Gesamtkosten effektiver senken als beim Direktkauf ohne Unterstützung bei der Optimierung.
Der Vorteil liegt nicht nur in niedrigeren Preisen, sondern auch in einer besseren laufenden Kostenkontrolle.
Erhöht Microsoft die Preise für M365, und wie sollten sich Unternehmen darauf vorbereiten?
Microsoft passt die Preise für kommerzielle Lizenzen regelmäßig an, um der Produktentwicklung und den Marktbedingungen Rechnung zu tragen. Unternehmen, die den Zeitpunkt der Verlängerung und die Lizenzstrukturen im Voraus prüfen, sind besser in der Lage, günstige Konditionen zu sichern und unnötige Kosten bei neuen Verträgen zu vermeiden.
Die Vorbereitung umfasst in der Regel sowohl die Kenntnis der Preisgestaltung als auch die Optimierung vor der Vertragsverlängerung: die Anpassung der Lizenzanzahl, die Entfernung inaktiver Lizenzen und die Prüfung der Beschaffungsoptionen, bevor die Vertragsverlängerung fällig wird.
Wie lange dauert ein Microsoft 365-Optimierungsprojekt?
Der Zeitrahmen hängt von der Größe der Umgebung, der Komplexität der Lizenzierung und davon ab, wie schnell die Empfehlungen umgesetzt werden. Viele Unternehmen erzielen bereits kurz nach der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen, wie beispielsweise der Aufhebung inaktiver Lizenzen oder der Anpassung der Lizenzanzahl, Einsparungen.
Die fortlaufende Optimierung erfolgt in der Regel durch regelmäßige Überprüfungen, da sich der Personalbedarf, die Lizenzanforderungen und der Bedarf an Verlängerungen ändern. In den meisten Fällen zeigen sich die ersten nennenswerten Möglichkeiten bereits zu Beginn des Prozesses.
Die versteckten Kosten von Microsoft 365 – Whitepaper von TrustedTech
Die Daten hinter den Zahlen. TrustedTech hat Microsoft 365-Lizenzausgaben in Höhe von 833 Millionen US-Dollar bei mittelständischen Unternehmen analysiert und durch strukturierte Kostenoptimierung 102 Millionen US-Dollar in die Budgets der Kunden zurückgeführt. Dieses Whitepaper erläutert die Methodik, die Ergebnisse und deren Bedeutung für Ihre Umgebung.
Die versteckten Kosten von Microsoft 365
Wie TrustedTech Ihre Microsoft 365-Lizenzkosten senkt – gestützt auf eine Analyse von Ausgaben in Höhe von 833 Millionen US-Dollar bei mittelständischen Unternehmen.
Erfahren Sie genau, wofür Ihr Microsoft 365-Budget ausgegeben wird.
Lassen Sie sich von einem TrustedTech-Experten umfassend zur M365-Lizenzierung beraten. Sie erhalten einen vollständigen M365-Nutzungsbericht, einen Vorschlag für die zukünftige Lizenzierung sowie eine Aufstellung der quantifizierten Einsparpotenziale, bevor Änderungen an der Beschaffung vorgenommen werden.
