Es gibt bereits einen guten technischen Leitfaden zu den Copilot Cowork-Skills. Er behandelt alle integrierten Skills, erläutert das SKILL.md-Dateiformat, bewertet Qualitätsmerkmale und dokumentiert den Plugin-Katalog. Er richtet sich an erfahrene Nutzer, die eigene Anwendungen entwickeln möchten.
Er richtet sich nicht an den IT-Administrator, der – noch bevor ein Nutzer das Produkt überhaupt in die Hand nimmt – entscheiden muss, welche Skills aktiviert werden sollen, welche noch warten müssen, welche Governance-Maßnahmen zuerst getroffen werden müssen und was passiert, wenn ein benutzerdefinierter Skill etwas tut, womit niemand gerechnet hat. Genau diese Lücke schließt dieser Artikel. Die Skills sind das Mittel. Die Governance ist die Aufgabe.
TrustedTech arbeitet als CSP Direct Bill Partner und Solutions Partner mit Unternehmen zusammen, die Microsoft-Tools in großem Umfang einsetzen. Die hier beschriebenen Muster spiegeln wider, was bei der Einführung von Cowork in Unternehmen tatsächlich zu Problemen führt – und nicht nur das, was in der Dokumentation beschrieben wird. Wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, ob Cowork überhaupt in Ihre Umgebung passt, sollten Sie zunächst unseren Leitfaden lesen, in dem wir erläutern, ob sich Copilot Cowork lohnt – bevor Sie sich mit dem Thema Skills Governance befassen.
Hier geht’s los: „Cowork“ ist aus gutem Grund standardmäßig deaktiviert
Jeder Leitfaden zu Cowork-Funktionen führt letztendlich zum Bereich „Anpassen“ in der M365 Copilot-App, in dem Benutzer einzelne Funktionen aktivieren oder deaktivieren können. Das ist jedoch der falsche Ausgangspunkt für die Unternehmens-IT. Der richtige Ausgangspunkt ist das Microsoft 365-Verwaltungscenter, wo Cowork auf Mandantenebene deaktiviert ist, bis ein Administrator es ausdrücklich aktiviert.
Cowork ist standardmäßig deaktiviert, da es im Namen der Benutzer E-Mails versendet, Dokumente erstellt, Besprechungen plant und Beiträge in Teams veröffentlicht. Bevor all dies geschehen kann, müssen Entscheidungen getroffen werden: Welche Benutzer erhalten Zugriff, welche Ausgabenobergrenzen gelten und für welche Aktionen sind zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen erforderlich? Der standardmäßige Deaktivierungszustand ist kein Hindernis, das es schnell zu beseitigen gilt. Er bietet vielmehr den Raum, um die Governance-Aufgaben zu erledigen.
Die richtige Vorgehensweise, bevor ein Benutzer einen Skill-Schalter sieht: Verknüpfen Sie ein Azure-Abonnement in MAC unter „Copilot > Kostenmanagement“ und legen Sie eine Standard-Ausgabenrichtlinie fest; beschränken Sie den anfänglichen Zugriff auf eine Pilotgruppe statt auf die gesamte M365-Copilot-Benutzergruppe; konfigurieren Sie benutzerspezifische Ausgabenlimits und Schwellenwertwarnungen; legen Sie fest, welche Skills und Plugins für die Pilotgruppe verfügbar sind. Erst danach wird die Diskussion auf Skill-Ebene relevant.
Informationen zur Abrechnungskonfiguration und zur Methode zur Festlegung des Guthabenbudgets finden Sie in unserem Beitrag zu den Preisen von Copilot Cowork und zur Budgetplanung vor der Aktivierung des Dienstes. Dieser Artikel knüpft daran an, sobald die entsprechende Infrastruktur eingerichtet ist.
Was Kompetenzen eigentlich sind und warum diese Unterscheidung für die Unternehmensführung von Bedeutung ist
Eine Eingabeaufforderung teilt Cowork mit, was es gerade tun soll. Eine Funktion bringt Cowork bei, wie es etwas tun soll, sobald der Gesprächskontext mit dem Auslöser übereinstimmt, ohne dass der Nutzer jedes Mal erneut dazu aufgefordert werden muss. Das ist aus Sicht der Governance ein wesentlicher Unterschied.
Eine Funktion, die sich je nach Kontext automatisch auslöst, ist nicht dasselbe wie eine bewusste Entscheidung des Nutzers für eine bestimmte Aktion. Sind die Auslösephrasen zu weit gefasst, die Anweisungen zu ungenau formuliert oder die Sicherheitsvorkehrungen unzureichend, kann die Funktion in Situationen aktiviert werden, die der Autor niemals beabsichtigt hat. In einem Tool zur persönlichen Produktivität kann dies zu leicht fehlerhaften Ergebnissen führen. In einem Unternehmenstool, das E-Mails im Namen einer Führungskraft versendet oder Besprechungen mit externen Teilnehmern plant, kann dies zu Ergebnissen führen, die einer Erklärung bedürfen.
Fähigkeiten lassen sich auch miteinander verknüpfen. Man kann von einer zur nächsten übergehen und so mehrstufige Arbeitsabläufe aufbauen, bei denen sich sowohl die Kreditkosten als auch die potenziellen Auswirkungen eines Fehlers mit zunehmender Länge der Abfolge vervielfachen. Bei der Steuerung von Fähigkeiten geht es nicht darum, die Handlungsmöglichkeiten der Nutzer einzuschränken. Es geht vielmehr darum, wohlüberlegt vorzugehen, bevor autonome Aktionen in großem Maßstab ausgeführt werden.
Die 13 integrierten Kompetenzen: Eine Risiko- und Wertkarte für Administratoren
Jeder Mandant erhält 13 integrierte Funktionen in fünf Kategorien, von denen eine für Benutzer mit Cowork-Zugriff standardmäßig aktiviert ist. Administratoren können einzelne integrierte Funktionen auf Mandantenebene oder im Rahmen von Gruppenrichtlinien deaktivieren. Die Frage sollte nicht lauten: „Welche Funktionen sollten wir aktivieren?“, denn die meisten davon sollten aktiviert sein. Die Frage sollte vielmehr lauten: „Welche Funktionen erfordern vor einer flächendeckenden Einführung eine Diskussion über die Governance, und wie sieht diese Diskussion aus?“
Dateiformate: Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML
Fünf Funktionen zum Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten von Dateien. Geringste Komplexität bei der Verwaltung innerhalb des integrierten Funktionsumfangs: Die Ergebnisse werden unter den bestehenden Berechtigungen des Benutzers an OneDrive und SharePoint übertragen, und die Aktionen sind auf die jeweilige Datei beschränkt. Ein von einem Kollegen erstelltes Word-Dokument, das sich als fehlerhaft herausstellt, kann korrigiert werden, bevor es freigegeben wird. Eine von einem Kollegen gesendete E-Mail, die fehlerhaft ist, hat das Unternehmen bereits verlassen.
Fangen Sie hier an. Machen Sie die Dokumentenfunktionen zunächst umfassend für die Pilotgruppe zugänglich und nutzen Sie die Ergebnisse, um das Vertrauen der Nutzer in die Qualität von Cowork zu stärken, bevor Sie den Zugriff auf Kommunikations- und Kalenderfunktionen erweitern. Diese Funktionen liefern konkrete Ergebnisse, die vor der Verwendung überprüft werden können, und die Genehmigungshürde für die Dateierstellung ist weniger hoch als die für das Versenden oder Veröffentlichen.
Kalender: Terminplanung, Kalenderverwaltung, Besprechungen, tägliche Lagebesprechung
Besprechungen und das tägliche Briefing erfordern die Fähigkeit, Informationen zu lesen und zusammenzufassen: das Erfassen von Besprechungsinhalten anhand von Protokollen sowie eine morgendliche Zusammenfassung von Terminen, E-Mails und Teams-Meldungen. Stellen Sie diese Funktionen für die Pilotgruppe allgemein zur Verfügung.
Terminplanung und Kalenderverwaltung sind zwei verschiedene Dinge. Sie können im Namen des Benutzers Besprechungen anlegen, ändern und ablehnen. Eine abgelehnte Besprechungseinladung oder ein verschobener wiederkehrender Termin im Kalender einer Führungskraft ist sichtbar und lässt sich nicht ohne Weiteres rückgängig machen. Nach den Erfahrungen von TrustedTech bei der Einführung von M365-Tools mit Kalenderintegration sind diejenigen Organisationen am wenigsten von Problemen betroffen, die bei Kalendereinträgen dieselbe Sorgfalt walten lassen wie beim Versenden von E-Mails. Bei Benutzern, die externe Besprechungen direkt nacheinander abhalten, erfordert die Freigabe dieser Funktionen ein gezieltes Gespräch darüber, wie das Genehmigungsverfahren in der Praxis angewendet wird – und zwar vor der Freigabe des Zugriffs, nicht erst danach.
Kommunikation: E-Mail, Kommunikation
Die E-Mail-Funktion entwirft, beantwortet, leitet weiter und versendet E-Mails über Outlook. Die Funktion „Kommunikation“ übernimmt die Kommunikation mit einem breiteren Kreis von Beteiligten. Diese beiden Funktionen haben von allen integrierten Funktionen das höchste Governance-Gewicht, da eine versendete E-Mail endgültig versendet ist. Ein Rückgängigmachen ist nicht möglich.
Das Genehmigungsverfahren von Cowork ist genau darauf ausgelegt: Vor dem Versenden hält Cowork kurz inne, zeigt eine Vorschau an und verlangt die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers. Aktionen mit mittlerem und hohem Risiko sind mit einem Risikoindikator versehen. Nutzer können die Aktion einmalig genehmigen, zukünftige Abfragen für ähnliche Aktionen in derselben Konversation überspringen oder den Vorgang vollständig abbrechen. Das Problem, das TrustedTech in der Praxis sieht, ist kein technischer Fehler des Genehmigungsfensters. Vielmehr behandeln Nutzer den Genehmigungsbildschirm als bloße Verzögerung und klicken ihn an, ohne die Vorschau zu lesen. Ein Unternehmen, das die E-Mail-Funktion aktiviert, ohne die Nutzer ausdrücklich in diesem spezifischen Verhalten zu schulen, nimmt damit ein Ergebnis in Kauf, das es möglicherweise nicht vorhergesehen hat.
Aktivieren Sie die E-Mail-Funktion für die Pilotgruppe, betrachten Sie jedoch die Schulung zum Genehmigungsverfahren als eine Voraussetzung für die Einführung und nicht als bloße Option. Erfassen Sie in der Anfangsphase alle Fälle, in denen eine genehmigte E-Mail nachträglich korrigiert werden musste. Genau diese Daten sollen im Rahmen der Pilotphase erhoben werden.
Intelligenz: Unternehmensweite Suche, eingehende Recherche, adaptive Karten
Die Unternehmenssuche ruft Informationen aus den Inhalten des gesamten Unternehmens ab. „Deep Research“ fasst mehrere Quellen zu einem strukturierten Bericht zusammen. „Adaptive Cards“ stellen interaktive Inhalte direkt in der Unterhaltung dar. Bei allen drei Funktionen geht es um das Lesen und Zusammenfassen: Ein falsches Suchergebnis oder ein Forschungsbericht mit einer falschen Quellenangabe ist ein Qualitätsproblem, kein Problem, das sich nicht beheben lässt.
Aktivieren Sie diese Funktionen pauschal. Die Überlegungen zur Governance bei der Unternehmenssuche entsprechen denen, die generell für M365 Copilot gelten: Cowork zeigt Inhalte an, für deren Anzeige der Benutzer bereits über die entsprechenden Berechtigungen verfügt. Jegliche Unübersichtlichkeit bei den SharePoint-Berechtigungen oder übermäßige Freigaben, die in der Umgebung bestehen, werden in den Suchergebnissen sichtbar. Dies ist ein Problem der Datenhygiene, das vor der Bereitstellung behoben werden muss, und keine Einstellung, die sich über das Kompetenzniveau anpassen lässt.
Automatisierung: Ziel, Kompetenzmanagement
Diese beiden Funktionen werfen in IT-Foren die meisten Fragen auf. Ein Ziel legt eine dauerhafte Vorgabe fest, auf die Cowork so lange hinarbeitet, bis eine definierte Bedingung erfüllt oder das Aufwandslimit erreicht ist. Mit dem Kompetenzmanagement kann Cowork im Namen des Benutzers weitere Kompetenzen anlegen und verwalten.
Die Bedenken der Community hinsichtlich „Endlosschleifen“ und „ausufernder Ausgaben“ lassen sich direkt auf diese beiden Punkte zurückführen. Ein Ziel-Skill ohne klar definierte Stoppbedingung kann Credits ansammeln, bis die Ausgabenobergrenze des Nutzers erreicht ist. Ein Skill-Management, das einen schlecht definierten Skill erstellt, kann Triggerphrasen erzeugen, die in unbeabsichtigten Kontexten ausgelöst werden. Keiner dieser Punkte ist ein Grund, die Skills zu deaktivieren. Beide sind Gründe dafür, Ausgabenobergrenzen und Schwellenwertwarnungen zu konfigurieren, bevor Nutzer mit ihnen interagieren, und in die Pilotenausbildung einzubeziehen, was ein dauerhaftes Ziel ist und wie man ein angemessenes Aufwandslimit festlegt.
Plugin-Verwaltung: Hier kommt das Entra-Rahmenwerk für die Genehmigung von Apps zur Anwendung
Plugins erweitern Cowork über M365 hinaus auf externe Systeme. Die neun Plugins von GA-Partnern (Enosix, Harvey, LSEG, Miro, monday.com, Moody’s, Morningstar, S&P Global Energy, TeamsMaestro) sowie die Microsoft-eigenen Plugins für Dynamics 365 und Fabric IQ stellen eine bedeutende Erweiterung der Funktionen dar. Sie eröffnen zudem neue Schnittstellen für den Datenzugriff, die einer entsprechenden Governance bedürfen.
Mieter-Administratoren müssen Plugins genehmigen, bevor Nutzer diese installieren oder verwenden können. Ein in der Praxis bewährtes Denkmodell: Bewerten Sie ein Cowork-Plugin genauso wie einen Genehmigungsantrag für eine Entra-ID-App. Auf welche Daten wird Zugriff beantragt? Sind die Verpflichtungen zum Umgang mit Daten mit den Compliance-Anforderungen der Organisation vereinbar? Benötigt das Plugin Lesezugriff oder Lese- und Schreibzugriff auf externe Systeme?
Einige bestimmte Plugins erfordern vor der Freigabe eine besonders gründliche Prüfung.
Die Finanzdaten-Plugins LSEG, Moody’s, Morningstar und S&P Global Energy bieten Zugriff auf Markt- und Research-Daten. Unternehmen in regulierten Branchen sollten sicherstellen, dass die Nutzung dieser Plugins über ein unternehmensweites KI-System mit den bestehenden Datenutzungsvereinbarungen des Unternehmens mit diesen Anbietern vereinbar ist.
Harvey bietet KI-Funktionen für den Rechtsbereich. Rechtsbezogene Arbeitsabläufe, bei denen Mandantendaten eine Rolle spielen, haben Auswirkungen auf die Vertraulichkeit, die über die übliche Datenverwaltung in Unternehmen hinausgehen. Beziehen Sie die Rechtsabteilung in die Genehmigungsentscheidung mit ein, anstatt dies als routinemäßige Überprüfung einer IT-Anwendung zu behandeln.
Monday.com, Miro und TeamsMaestro sind Lese- und Schreibintegrationen. Mit Cowork können Inhalte in diesen externen Systemen erstellt und geändert werden – es werden nicht nur Daten aus ihnen abgerufen. Vergewissern Sie sich vor der Genehmigung, dass die Berechtigungen zum Zurückschreiben angemessen eingegrenzt sind und dass die Protokollierung von Prüfvorgängen im externen System den Anforderungen der Organisation an die Nachvollziehbarkeit entspricht.
Die praktische Vorgehensweise für die meisten IT-Teams in Unternehmen: Genehmigen und aktivieren Sie zunächst die Microsoft-eigenen Plug-ins (Dynamics 365-Suite, Fabric IQ) für die Pilotgruppe, da diese innerhalb der Microsoft-Sicherheitsgrenzen verbleiben. Bewerten Sie Plug-ins von Drittanbietern einzeln mithilfe des Entra-Rahmenwerks zur App-Genehmigung und aktivieren Sie diese für die Pilotgruppe, bevor Sie eine breitere Einführung vornehmen.
Benutzerdefinierte Skills: Beantworten Sie die Fragen zur Governance, bevor die Benutzer mit der Erstellung beginnen
Benutzer können jeweils bis zu 50 benutzerdefinierte Skills erstellen, indem sie SKILL.md-Dateien in ihrem OneDrive unter „Dokumente/Cowork/Skills/“ ablegen. Cowork erkennt diese automatisch. Microsoft überprüft benutzerdefinierte Skills nicht.
Dieser letzte Punkt ist wichtiger, als es auf den ersten Blick scheint. Ein benutzerdefinierter Skill, der E-Mails versendet oder Termine plant, durchläuft denselben Genehmigungsmechanismus wie ein integrierter Skill. Die Qualität der Ausgabe hängt vollständig davon ab, wie gut der Skill programmiert wurde. Das Skill-Bewertungssystem von Microsoft erstellt nach der Erstellung einen Qualitätsbericht, der die Klarheit der Auslöser, die Spezifität der Anweisungen, die Abgrenzung des Anwendungsbereichs und die Robustheit abdeckt; die Bewertung hat jedoch nur empfehlenden Charakter. Ein Skill, der 91 von 100 Punkten erreicht, kann in Randfällen, die der Autor nie vorhergesehen hat, dennoch falsche Ergebnisse liefern. Die Pilotphase dient genau dazu, diese Fälle aufzudecken, bevor ein Skill in großem Maßstab eingesetzt wird.
Vier Fragen zur Unternehmensführung, die geklärt werden müssen, bevor die Nutzer mit der Entwicklung beginnen:
Wem gehört die Skill-Datei? Eine SKILL.md-Datei im OneDrive eines Benutzers verlässt das Unternehmen, wenn der Benutzer das Unternehmen verlässt. Bei Skills, die institutionelle Arbeitsabläufe und nicht die persönliche Produktivität abbilden, stellt dies ein Problem hinsichtlich der Aufbewahrung und Kontinuität dar. Skills, die unternehmensweit bestehen bleiben sollen, gehören in einen gemeinsam genutzten SharePoint-Speicherort mit entsprechenden Zugriffskontrollen oder werden über Copilot Studio veröffentlicht, wo sie von der IT-Abteilung offiziell verwaltet werden.
Wer überprüft den Qualitätswert, bevor eine Skill freigegeben wird? Bei persönlichen Skills überprüft der Ersteller den Bericht. Bei Skills, die für ein Team freigegeben oder organisationsweit bereitgestellt werden, sollte eine Person mit der Befugnis, die Bereitstellung zu genehmigen oder abzulehnen, den Qualitätswert und die Sicherheitshinweise überprüfen, insbesondere Warnungen zum Umfang der Personenprofilierung und Hinweise auf irreversible Aktionen. Es handelt sich um eine einfache Überprüfung, nicht um eine Compliance-Prüfung, aber es muss ein festgelegter Schritt sein.
Wie sieht der Eskalationspfad aus, wenn ein Skill ein unerwartetes Ergebnis liefert? An wen wendet sich ein Benutzer, wenn ein benutzerdefinierter Skill eine E-Mail versendet, deren Freigabe er nicht beabsichtigt hat? Wer kann einen Skill deaktivieren, der Probleme verursacht? In Unternehmen mit einer ausgereiften IT-Governance gibt es auf diese Fragen klare Antworten. Es geht darum, diese Fragen bereits vor der Inbetriebnahme von Cowork eindeutig zu klären und nicht erst während eines Vorfalls den entsprechenden Prozess auszuarbeiten.
Wie lauten die Richtlinien für Skills mit sensiblen Anwendungsbereichen? Die Skill-Bewertung von Microsoft kennzeichnet den Anwendungsbereich „People-Profiling“ für Skills, die Daten über andere Mitarbeiter auslesen und klassifizieren, sowie den Anwendungsbereich „External-Data-Egress“ für Skills, die Daten in Systeme außerhalb des Mandanten schreiben. Diese Kennzeichnungen verhindern nicht die Ausführung des Skills. Sie dienen lediglich zu Informationszwecken. Entscheiden Sie, ob Skills mit diesen Kennzeichnungen einen zusätzlichen Genehmigungsschritt erfordern, bevor sie mit echten Unternehmensdaten ausgeführt werden, und dokumentieren Sie diese Entscheidung, um die Einheitlichkeit teamübergreifend sicherzustellen.
Die drei Erweiterungswege haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Governance. OneDrive-SKILL.md-Dateien (No-Code, persönlich) sind die schlankste Option mit der geringsten Kontrolle durch das Unternehmen. Copilot Studio (Low-Code, von Administratoren bereitgestellt) gibt der IT-Abteilung formelle Kontrolle darüber, was veröffentlicht wird und für wen. Das M365 Agents SDK (Pro-Code) ist für von Entwicklern erstellte Integrationen mit Fachanwendungssystemen vorgesehen und unterliegt den strengsten Governance-Anforderungen. Passen Sie den Weg an den Reifegrad der Governance des Anwendungsfalls an, nicht nur an dessen technische Komplexität.
Das Problem der ausufernden Ausgaben: Was passiert eigentlich und wie lässt es sich stoppen?
Die Sorge um „Endlosschleifen / 20.000-Dollar-Rechnungen“, die in IT-Foren immer wieder auftaucht, ist keine Paranoia. Sie spiegelt eine berechtigte Befürchtung wider, Nutzern autonome Ausführungsrechte zu gewähren, die noch nicht verinnerlicht haben, was „läuft, bis die Bedingung erfüllt ist“ in einem System mit verbrauchsabhängiger Abrechnung bedeutet. Die Befürchtung ist berechtigt. Die Lösung besteht aus drei administrativen Kontrollmaßnahmen, die alle eingerichtet sein müssen, bevor Nutzer Zugriff erhalten.
Monatliche Guthabenobergrenzen pro Benutzer. Die MAC-Kostenmanagement-Konsole unterstützt Ausgabenobergrenzen auf Benutzerebene, die im Rahmen einer Gruppenrichtlinie festgelegt werden. Eine Obergrenze von 75–100 US-Dollar pro Benutzer und Monat bietet ausreichend Guthaben für eine sinnvolle Nutzung von Cowork bei leichten und mittelschweren Aufgaben und verhindert gleichzeitig, dass ein einzelner Benutzer eine unerwartet hohe Rechnung erhält – selbst wenn eine „Goal“-Funktion länger als beabsichtigt läuft oder eine rechenintensive Aufgabe mehr Rechenleistung beansprucht als erwartet.
Warnmeldungen bei Erreichen bestimmter Schwellenwerte, bevor das Limit ausgeschöpft ist. Konfigurieren Sie Warnmeldungen bei 50 % und 80 % des monatlichen Limits, um einen festgelegten Administrator zu benachrichtigen. Zwei Interventionspunkte, bevor ein Benutzer sein Limit erreicht – und nicht erst eine Feststellung nach Abschluss des Abrechnungszeitraums.
Der Schalter für die Sichtbarkeit. MAC enthält eine Einstellung, mit der gesteuert wird, ob Nutzer außerhalb der Pilotgruppe Cowork sehen oder Zugriff darauf anfordern können. Deaktivieren Sie diese Einstellung für die erste Einführung. Dadurch wird verhindert, dass ein Nutzer, der nicht zur Pilotgruppe gehört, Cowork über einen Kollegen entdeckt, die Funktion selbst aktiviert und Aufgaben ausführt, bevor die Governance für seine Gruppe konfiguriert wurde.
Wenn ein Benutzer sein Guthabenlimit erreicht, gilt diese Beschränkung nur für neue Aufgaben. Bereits laufende Aufgaben werden bis zum Abschluss weitergeführt. Der Benutzer kann innerhalb von Cowork einen Guthabenantrag stellen, der zur Genehmigung an einen Administrator weitergeleitet wird. Der Eskalationspfad ist nachverfolgbar.
Das Ausgabenszenario, das sich allein durch Kontrollen nur schwer erkennen lässt: Eine Funktion oder eine geplante Abfrage, die zwar korrekt läuft, aber teurer ist, als irgendjemand veranschlagt hatte. Eine wöchentliche Statusbesprechung am Montag mit 150 Credits kostet 0,60 $ pro Nutzer und Woche, was in Ordnung ist. Ein dauerhaft aktives Ziel, das jede Nacht eine umfassende Forschungszusammenfassung mit 2.000 Credits durchführt, kostet 80 $ pro Nutzer und Woche – das ist ein Problem der Workflow-Gestaltung. Die Ausgabenobergrenze wird dies zwar abfangen, jedoch erst nach der ersten Woche. Überprüfen Sie den Credit-Verbrauch jeder geplanten oder dauerhaft aktiven Funktion in der ersten Betriebswoche, bevor Sie davon ausgehen, dass sie auf unbestimmte Zeit zu überschaubaren Kosten läuft.
Ein praktischer Ablaufplan für die Einarbeitung am ersten Arbeitstag
Für ein IT-Team in einem Unternehmen, das Cowork zum ersten Mal einrichtet, spiegelt diese Vorgehensweise sowohl die Partnerrichtlinien von Microsoft wider als auch die Erfahrungen, die TrustedTech in der Praxis gesammelt hat.
Bevor Sie den Zugriff für irgendjemanden freigeben: Konfigurieren Sie die Abrechnung in MAC (Azure-Abonnement verknüpft, Standardrichtlinie aktiv); die Pilotgruppe definieren (10–20 Benutzer aus zwei oder drei Nutzergruppen, bei denen ein deutlicher ROI zu erwarten ist); Ausgabenobergrenzen pro Benutzer und pro Gruppe festlegen; Schwellenwertwarnungen bei 50 % und 80 % der Obergrenze konfigurieren; die Erkennbarkeit in Cowork für Nicht-Pilotbenutzer deaktivieren; entscheiden, ob bestimmte integrierte Skills auf Richtlinienebene für den Pilotversuch ausgeschlossen werden sollen.
Für die Pilotgruppe allgemein aktivieren: alle fünf Dokumentenfunktionen (Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML); alle drei Informationsfunktionen (Enterprise Search, Deep Research, Adaptive Cards); „Meetings“ und „Daily Briefing“ aus dem Kalendersatz.
Aktivierung durch explizites Training: E-Mail und Kommunikation, wobei die Benutzer verstehen müssen, dass die Genehmigungsvorschau ein echter Überprüfungsschritt ist; Terminplanung und Kalenderverwaltung, wobei die Benutzer verstehen müssen, dass es bei Kalender-Schreibaktionen eine Genehmigungsstufe gibt, insbesondere bei solchen, bei denen externe Teilnehmer einbezogen sind.
Aktivieren mit aktiver Überwachung: Ziel- und Kompetenzmanagement mit benutzerspezifischen Guthabenobergrenzen und wöchentlicher Überprüfung des Verbrauchs für alle laufenden Ziele oder geplanten Kompetenzen im ersten Monat.
Plugins: Genehmigen Sie die First-Party-Plugins von Microsoft (Dynamics 365-Suite, Fabric IQ) für die Pilotgruppe, sofern diese Systeme im Einsatz sind. Bewerten Sie Plugins von Drittanbietern einzeln anhand des Entra-Rahmenwerks zur Genehmigung von Apps, bevor Sie diese für Benutzer freigeben.
Benutzerdefinierte Skills: Ermöglichen Sie Pilotnutzern vom ersten Tag an die Erstellung eigener SKILL.md-Dateien; dabei handelt es sich um eine individuelle OneDrive-Aktion mit einer auf individueller Ebene begrenzten Haftungsauswirkung. Legen Sie den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess für jeden Skill fest, der für die team- oder organisationsweite Nutzung vorgesehen ist, bevor dieser in Betrieb genommen wird. Der erste gemeinsam genutzte benutzerdefinierte Skill sollte nicht derjenige sein, der rückwirkend die Governance-Richtlinie festlegt.
Nach 30 Tagen: Überprüfen Sie den Credit-Verbrauch nach Benutzer, Skill und Aufgabentyp. Ermitteln Sie die fünf Workflows, die den höchsten Credit-Verbrauch verursachen, und stellen Sie sicher, dass die Zeitersparnis die Kosten rechtfertigt. Identifizieren Sie alle Skills, deren Verbrauch über den Modellannahmen liegt, und entscheiden Sie, ob eine Neugestaltung des Workflows oder eine Anpassung des Umfangs erforderlich ist. Nutzen Sie diese Daten, um die Entscheidung über die Erweiterung um weitere Benutzer, Personas, Skills und Plugins zu treffen.
Die Frage nach der Datenumgebung, die all dem vorausgeht
Jede in diesem Artikel getroffene Entscheidung hinsichtlich der Kompetenzen geht davon aus, dass die Ergebnisse von Cowork zuverlässig genug sind, um den mit der Steuerung verbundenen Aufwand zu rechtfertigen. Diese Annahme hängt vollständig von der Qualität der M365-Datenumgebung ab, auf der Cowork basiert und die anhand von Work IQ gemessen wird.
Enterprise Search, Meeting Intelligence, E-Mail-Zusammenfassung und Briefings zur Kundenvorbereitung stützen sich alle auf E-Mails, Dateien, Kalender und Teams-Inhalte. Unübersichtliche SharePoint-Berechtigungen, jahrelang veraltete Dokumente und uneinheitliche Vertraulichkeitskennzeichnungen spiegeln sich in den Ergebnissen wider. Die Enterprise-Search-Funktion kann Dateien abrufen, die schon vor Jahren hätten archiviert werden sollen. Die E-Mail-Funktion kann den Kontext aus E-Mail-Verläufen zusammenfassen, die Gespräche enthalten, von denen der Nutzer vergessen hatte, dass sie relevant waren. Die Deep-Research-Funktion kann SharePoint-Inhalte aufdecken, die zwar technisch zugänglich, aber praktisch unsichtbar waren, bis eine KI gezielt danach suchte.
Bei den von TrustedTech untersuchten M365-Copilot-Implementierungen, bei denen IT-Teams mit der Ausgabequalität unzufrieden waren, lag die Ursache fast nie in der KI-Fähigkeit selbst. Vielmehr handelte es sich um eine Datenumgebung, die nicht bereit war, KI-Ausgaben zuverlässig zu untermauern: zu weit gefasste Berechtigungen, nie geregelte Dokumentbibliotheken und uneinheitlich vergebene Vertraulichkeitskennzeichnungen. Cowork deckt diese Probleme schneller und deutlicher auf als der Standard-Copilot, da es auf die festgestellten Probleme reagiert, anstatt sie lediglich zu melden.
Die Behebung von Problemen im Datenumfeld geht über den Rahmen eines Leitfadens zur Kompetenz-Governance hinaus. Die Entscheidung zur Einführung von Kompetenzfunktionen sollte jedoch nicht getroffen werden, ohne zuvor ehrlich zu prüfen, ob das Umfeld dafür bereit ist. Das „Copilot Readiness Assessment“ von TrustedTech bewertet vor jeder Copilot- oder Cowork-Bereitstellung die SharePoint-Governance, die Berechtigungsstruktur, die Kennzeichnung sensibler Daten und die Datenhygiene, damit die Maßnahmen zur Kompetenz-Governance und zur Daten-Governance in der richtigen Reihenfolge erfolgen.
Häufig gestellte Fragen
Frage: Können Administratoren bestimmte integrierte Funktionen für bestimmte Benutzergruppen deaktivieren?
A. Ja. Integrierte Funktionen können auf Mandantenebene oder im Rahmen von Gruppenrichtlinien in MAC Cost Management deaktiviert werden. Eine deaktivierte Funktion wird für Benutzer, die unter diese Richtlinie fallen, nicht aktiviert, selbst wenn sie namentlich danach fragen. Auf diese Weise können Administratoren die Dokumenten- und Informationsfunktionen allgemein zur Verfügung stellen und gleichzeitig Kommunikations- oder Kalendereintragungsfunktionen für Gruppen deaktivieren, die dafür noch nicht bereit sind, ohne Cowork vollständig zu deaktivieren.
Frage: Woher wissen die Nutzer, welche Skills während eines Gesprächs ausgeführt werden?
A. Das Cowork-Seitenpanel wird in Echtzeit aktualisiert, sobald Skills geladen werden. Wenn ein Skill aktiviert wird („E-Mails werden vorbereitet“), erscheint eine Meldung in der Unterhaltung, und der Name des Skills wird im Seitenpanel angezeigt. Nutzer können Cowork auch direkt fragen: Wenn sie „Welche integrierten Skills stehen zur Verfügung?“ eingeben, erhalten sie eine gruppierte Liste aller aktiven Skills mit einzeiligen Beschreibungen, einschließlich aller benutzerdefinierten Skills, die der Nutzer hinzugefügt hat.
Frage: Wie hoch ist das Limit für benutzerdefinierte Fähigkeiten pro Benutzer?
A. 50 benutzerdefinierte Skills pro Benutzer, die als SKILL.md-Dateien mit einer Größe von jeweils unter 1 MB in OneDrive unter „Dokumente/Cowork/Skills/“ gespeichert sind. Cowork erkennt diese automatisch zu Beginn jeder Unterhaltung. Microsoft überprüft die Ergebnisse benutzerdefinierter Skills nicht; überprüfen Sie diese daher sorgfältig, bevor Sie auf die Ergebnisse reagieren, insbesondere bei Skills, die Kommunikations- oder Kalenderaktionen auslösen.
Frage: Sollten wir auf Cowork 1 warten, bevor wir Skills bereitstellen, die rechenintensive Aufgaben ausführen?
A. Wenn die Kreditkosten das Hauptanliegen sind, ist es sinnvoll, abzuwarten. Das „Cowork 1“-Modell von Microsoft, das für alltägliche Aufgaben konzipiert ist und deutlich weniger Kredite verbraucht als „Opus 4.8“, wird in den Wochen nach der allgemeinen Verfügbarkeit (GA) veröffentlicht. Skills, die häufig auf rechenintensiven Modellen ausgeführt werden, werden deutlich weniger kosten, sobald „Cowork 1“ verfügbar ist. Wenn Unternehmen jetzt ein Pilotprojekt starten und dieses nach der Einführung von „Cowork 1“ ausweiten, können sie echte Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt gewinnen und profitieren gleichzeitig von besseren laufenden Kosten für die breitere Einführung.
Frage: Wann sollte eine benutzerdefinierte Funktion stattdessen in Copilot Studio verlagert werden?
A. Wenn eine Skalierung über einen einzelnen Benutzer oder ein kleines Team hinaus erforderlich ist, wenn eine formelle Versionskontrolle und Veröffentlichungs-Governance benötigt wird oder wenn die Ausführung im Rahmen eines Identitäts- und Zugriffsmodells erforderlich ist, das das SKILL.md-Format nicht bieten kann. Die praktische Vorgehensweise: Erstellen und validieren Sie die Funktion in Cowork als persönliche Funktion, stellen Sie sicher, dass sich die Skalierung des Workflows lohnt, und veröffentlichen Sie sie anschließend über Copilot Studio mit der für eine gemeinsam genutzte Unternehmensressource erforderlichen Governance-Infrastruktur (Audit-Protokollierung, rollenbasierter Zugriff, Versionsverwaltung).
Die Kurzfassung
Die Aufgabe der Unternehmens-IT im Zusammenhang mit Copilot Cowork-Fähigkeiten besteht nicht darin, alles freizuschalten und die Nutzer selbst herausfinden zu lassen, was funktioniert. Vielmehr geht es darum, bewusste Entscheidungen darüber zu treffen, welche Funktionen welchen Nutzern mit welchen Sicherheitsvorkehrungen und in welcher Reihenfolge zur Verfügung gestellt werden. Dokumenten- und Informationsfunktionen sind risikoarme Einstiegspunkte. Kommunikations- und Kalendereintragungsfunktionen haben ein erhebliches Governance-Gewicht, da ihre Aktionen nicht rückgängig gemacht werden können. Für Automatisierungs-Skills müssen Ausgabenkontrollen eingerichtet sein, bevor jemand mit ihnen interagiert. Plugins bedürfen derselben Prüfung wie die Genehmigung von Entra-Apps. Für benutzerdefinierte Skills ist eine Richtlinie zu Verantwortlichkeiten, Überprüfung und Eskalation erforderlich, bevor der erste Skill über einen einzelnen Nutzer hinaus freigegeben wird.
Das ist alles nicht kompliziert. Es handelt sich um eine gängige Vorgehensweise bei der Einführung von Unternehmens-IT, die auf eine neue Art von Tool angewendet wird. Die Unternehmen, die bei Cowork auf Probleme stoßen, sind meist diejenigen, die die Governance-Phase übersprungen haben, weil das Produkt einfach erschien und der Zeitdruck für die Pilotphase groß war.
Wenn Sie eine Cowork-Bereitstellung vorbereiten und Unterstützung bei der Strukturierung der Admin-Einführungssequenz, der Konfiguration von Ausgabenkontrollen oder der Bewertung Ihrer M365-Datenumgebung benötigen, bevor die Funktionen in Betrieb genommen werden, übernimmt das Team von TrustedTech im Rahmen unseres Copilot-Angebots genau diese Art der Planung vor der Bereitstellung.
