Verschwendung bei Microsoft 365 zeigt sich nicht immer in Form von nicht ausgelasteten Lizenzen oder „Geisterplätzen“. Das größere Problem hat nichts mit Ihrer M365-Lizenzierung zu tun; vielmehr zahlen Sie für überflüssige Software und Dienste. Diese Unübersichtlichkeit verteilt sich auf verschiedene Softwareverträge: Zoom für Besprechungen, Dropbox für die Dateifreigabe, Slack für den Chat oder Sicherheitstools, deren Funktionen sich mit denen von Microsoft 365 überschneiden. Diese Kosten lassen sich leicht übersehen, da sie nicht auf der Microsoft-Rechnung aufgeführt sind – obwohl das Unternehmen möglicherweise bereits im Rahmen seiner bestehenden M365-Lizenzierung für dieselben Funktionen bezahlt.
Das ist die SaaS-Rationalisierung, und sie gehört durchweg zu den am wenigsten untersuchten Hebeln bei einer Lizenzüberprüfung – vor allem, weil die Verschwendung nicht an einer Stelle konzentriert ist. Ein Problem mit der richtigen Dimensionierung zeigt sich deutlich in einem Bericht auf Einzelplatzebene. Ein Problem mit redundanten Tools verteilt sich hingegen über das IT-Budget, das Marketing-Budget und die Abteilung, die vor drei Jahren ein Tool zur Dateifreigabe angeschafft hat. Niemand hat den Überblick über das Gesamtbild, daher erkennt auch niemand die Überschneidungen. Als Microsoft Direct CSP mit allen sechs Microsoft Solutions Partner-Zertifizierungen überprüft TrustedTech genau diese Überschneidungen im Rahmen jedes Lizenzierungsprojekts – und zwar nicht nur als theoretische Übung.
Warum diese Verschwendung auf dem Papier nicht sichtbar ist
Die moderne Microsoft 365-Lizenzierung hat sich im Laufe des letzten Jahrzehnts weiterentwickelt und geht mittlerweile weit über E-Mail und Office-Anwendungen hinaus.
Microsoft-Lizenzen für Unternehmen und Großkunden enthalten möglicherweise bereits integrierte Tools wie beispielsweise:
- Konferenzen und Telefonate (Teams)
- Dateispeicherung und -synchronisierung (SharePoint und OneDrive)
- E-Signatur (M365 eSignature)
- Endgerätesicherheit (Defender)
- Identitätsschutz (Entra ID)
Wenn für ein Videokonferenz-Tool, ein Cloud-Speicher-Abonnement oder eine Plattform zum Unterzeichnen von Dokumenten ein separater Posten in der Abrechnung aufgeführt ist, ist das an sich nicht immer eine schlechte Entscheidung. Oft handelt es sich dabei um die Überbleibsel einer Einführung, die vor einer Lizenzaktualisierung stattfand, oder um ein Team, das ein Tool eingeführt hat, bevor geprüft wurde, was im Mandanten bereits enthalten war.
Die Prüfung einer einzelnen Software-Rechnung macht es einfach, Verschwendung aufzudecken. Wenn es jedoch darum geht, Zahlungen für mehrere Tools zu leisten, die auf vielen verschiedenen Rechnungen aufgeführt sind – welche oft von unterschiedlichen Budgetverantwortlichen genehmigt, in unterschiedlichen Zyklen verlängert und nie mit der Microsoft 365-SKU abgeglichen werden –, geht dabei leicht der Überblick verloren.
Wo sich Überschneidungen tatsächlich zeigen
Redundanzen konzentrieren sich in der Regel auf eine Handvoll Softwaretools, die für den Betriebsablauf des Unternehmens wichtig sind:
Zusammenarbeit und Konferenzen. Eigenständige Videokonferenz- oder Team-Chat-Tools, die parallel zu Teams laufen – oft, weil Teams für den internen Gebrauch eingeführt wurde, während das alte Tool eher aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit für externe Besprechungen oder Webinare beibehalten wurde.
Speicher und Dateifreigabe. Separate Cloud-Speicherabonnements, die für dieselben Funktionen zur Dateifreigabe und Synchronisierung genutzt werden, die SharePoint und OneDrive bereits in der aktuellen Stufe des Mandanten bereitstellen.
Elektronische Signaturen und Dokumentenworkflows. Kostenpflichtige Signaturplattformen bieten Funktionen, die sich mit den bereits im Microsoft 365-Paket enthaltenen Funktionen überschneiden.
Sicherheits- und Compliance-Erweiterungen. Es wurden punktuelle Sicherheitstools angeschafft, um eine Lücke zu schließen, die jedoch mit der Umstellung der Organisation auf E5 oder der Hinzufügung einer Sicherheitserweiterung geschlossen wurde; niemand hat sich jedoch darum gekümmert, die überflüssigen Tools zu kündigen.
Nichts davon ist hypothetisch. Es handelt sich um Muster, nach denen das Lizenzteam von TrustedTech im Rahmen jeder M365-Lizenzberatung sucht, und sie treten so häufig auf, dass die SaaS-Rationalisierung neben der bedarfsgerechten Anpassung, der Beseitigung von „Ghost Seats“ und der Beschaffungsstrategie einer der vier zentralen Hebel im Lizenzoptimierungs-Framework von TrustedTech ist.
Kosten für Kollaborationstools in einer Organisation mit 200 Mitarbeitern
Überflüssige Ausgaben für Tools lassen sich am einfachsten anhand konkreter Zahlen verdeutlichen. Nachfolgend sind die drei am häufigsten verwendeten SaaS-Tools sowie die damit verbundenen Kosten für eine Nutzerbasis von 200 Lizenzen aufgeführt. Wir haben die aktuell veröffentlichten Listenpreise für jedes Tool herangezogen und ermittelt, welche Microsoft 365-Funktion bereits denselben Zweck erfüllt. Diese Zahlen gehen davon aus, dass jeder der 200 Nutzer eine kostenpflichtige Lizenz für das eigenständige Tool besitzt; in der Praxis lizenzieren manche Unternehmen jedoch nur Power-User, betrachten Sie diese Zahlen daher als Obergrenze für überflüssige Ausgaben und nicht als Garantie dafür, dass jedes Unternehmen den vollen Betrag zahlt.
Zoom, ersetzt durch Microsoft Teams
Der Business-Tarif von Zoom kostet etwa 13,53 £ pro Nutzer und Monat, wobei die Abrechnung jährlich erfolgt.
- Jährliche Kosten: 200 × 13,53 £ × 12 = ca. 32.479 £/Jahr
Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 umgestellt haben, könnte Teams ein separates Zoom-Abonnement überflüssig machen. Wenn Mitarbeiter Teams für ihre täglichen Besprechungen nutzen und es bereits die Anforderungen des Unternehmens an Webinare und externe Besprechungen erfüllt, kann die Beibehaltung von Zoom dazu führen, dass für weitgehend identische Leistungen doppelt bezahlt wird.
Slack, ersetzt durch den Microsoft Teams-Chat
Der „Business+“-Tarif von Slack, den die meisten Unternehmen für SSO und Compliance-Exporte benötigen, kostet etwa 11,07 £ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
- Jährliche Kosten: 200 × 11,07 £ × 12 = ca. 26.579 £ pro Jahr
Auch hier handelt es sich bei Teams um ein umfassendes Chat- und Videotool, das sowohl Zoom als auch Slack ersetzen kann. Hier verstärkt sich die Überschneidung: Eine einzige Microsoft 365-Lizenz kann bereits zwei separate Posten ersetzen.
Dropbox, ersetzt durch OneDrive und SharePoint
Der „Standard“-Business-Tarif von Dropbox kostet etwa 13,29 £ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die veröffentlichten Preise variieren je nach Sonderangebot und Abrechnungszeitraum etwas. Erkundigen Sie sich daher nach dem aktuellen Preis, bevor Sie ihn in Ihre Budgetplanung einbeziehen.
- Jährliche Kosten: 200 × 13,29 £ × 12 = ca. 31.895 £/Jahr
OneDrive for Business und SharePoint bieten viele der gleichen zentralen Cloud-Speicherfunktionen wie Dropbox, darunter Dateisynchronisierung, Freigabe und Versionshistorie. Je nach Tarif kann dies 1 TB Speicherplatz pro Benutzer oder mehr bedeuten, der gebündelt und zentral verwaltet wird, anstatt über einen separaten Anbieter verwaltet zu werden.
Das Ergebnis: Rechnet man alle drei SaaS-Anwendungen – Zoom, Slack und Dropbox – zusammen, ergibt sich ein jährlicher Softwareaufwand von rund 90.800 £, der möglicherweise Funktionen dupliziert, die bereits in einer Microsoft 365-Lizenz enthalten sind, für die das Unternehmen ohnehin schon bezahlt. Selbst Unternehmen, die diese Tools nur mit einer begrenzten Anzahl von Lizenzen oder nur für bestimmte Teams nutzen, können immer noch vermeidbare jährliche Ausgaben in Höhe von mehreren Zehntausend Pfund verzeichnen, wenn sich Überschneidungen bei Konferenzfunktionen, Chat und Speicherplatz summieren.
Das Gleiche gilt für den Sicherheitsstack
Im Bereich Sicherheit wird die Berechnung der Einsparungen etwas differenzierter. Ein Unternehmen, das E5 nutzt, verfügt möglicherweise bereits über Funktionen für Endgeräte, Identitätsmanagement oder Compliance, die in Microsoft 365 enthalten sind, während dies für ein Unternehmen mit E3 oder Business Premium möglicherweise nicht zutrifft. Bevor Sie ein separates Sicherheitsprodukt streichen, müssen Sie die genaue Lizenzstufe und die Funktionen prüfen, die das Produkt bereitstellt.
Okta, Überschneidung mit Microsoft Entra ID
Die „Essentials“-Suite von Okta, die für die meisten mittelständischen Unternehmen für adaptive MFA und Lebenszyklusmanagement erforderlich ist, kostet etwa 12,55 £ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
- Jährliche Kosten: 200 × 12,55 £ × 12 = ca. 30.123 £/Jahr
Microsoft Entra ID P1 bietet bedingten Zugriff und Multi-Faktor-Authentifizierung, wodurch bis zu 99 % der Angriffe auf Online-Konten abgewehrt werden können. Entra ID P2 ergänzt dies um Identitätsschutz und risikobasierte Zugriffsrichtlinien. Die oben genannten Okta-Kosten können zu doppelten Ausgaben werden, anstatt eine neue Funktion darzustellen, sobald der Mandant die richtige Stufe erreicht hat.
CrowdStrike Falcon Pro, Überschneidungen mit Microsoft Defender for Endpoint
Die „Falcon Pro“-Stufe von CrowdStrike, die Antiviren-Funktionen der nächsten Generation und Endpunktüberwachung umfasst, kostet etwa 73,82 £ pro Gerät und Jahr.
- Jährliche Kosten: 200 × 73,82 £ = ca. 14.765 £/Jahr
Microsoft Defender for Endpoint P2 ist in Microsoft 365 E5 enthalten, und Defender for Business ist in Business Premium enthalten. Unternehmen mit einem E3-Abonnement ohne das E5-Sicherheits-Add-on verfügen standardmäßig nicht über diesen Schutz. Dies ist daher das deutlichste Beispiel dafür, warum die Berechnung der Ersatzkosten von der aktuellen Lizenzierung abhängt und nicht nur davon, dass man abstrakt gesehen „Microsoft 365“ besitzt. Der Leitfaden von TrustedTech zum Thema Endpoint Protection erläutert, wie diese Lücke nach Lizenzstufen bewertet werden kann, bevor ein eigenständiger EDR-Vertrag gekündigt wird.
Eigenständige DLP- und Compliance-Tools, die sich mit Microsoft Purview überschneiden
Einzelne Lösungen für den Schutz vor Datenverlust, die Kennzeichnung vertraulicher Daten und eDiscovery werden häufig hinzugefügt, wenn die Microsoft 365-Stufe eines Unternehmens noch nicht den für eine bestimmte Vorschrift erforderlichen Grad an Compliance bietet. Grundlegende Purview-Funktionen, darunter Vertraulichkeitskennzeichnungen und grundlegende DLP-Richtlinien, sind ab der E3-Stufe enthalten. Für das Insider-Risikomanagement, Purview Premium eDiscovery und das erweiterte Datenlebenszyklusmanagement ist E5 oder ein Purview-Add-on erforderlich. Die richtige Frage lautet nicht, ob Purview „kostenlos“ ist, sondern ob die aktuelle Lizenzstufe des Unternehmens bereits die spezifische Compliance-Funktion enthält, für die das eigenständige Tool ursprünglich erworben wurde.
Wie das in der Praxis aussieht
Das sind keine abstrakten Zahlen. Die eigenen Kundenprojekte von TrustedTech zeigen, was passiert, wenn Überschneidungen bei Tools und Lizenzen im Rahmen einer umfassenden Lizenzüberprüfung gemeinsam angegangen werden, anstatt die Konsolidierung der Tools isoliert zu betrachten.
Ellumen, ein mit 200 Mitarbeitern bestücktes Unternehmen, das für den Bund tätig ist und über ein Ein-Personen-IT-Team verfügt, entspricht in der Praxis weitgehend dem oben beschriebenen Szenario: ein mittelständisches Unternehmen mit einem einzigen Administrator, der für die gesamte Microsoft 365-Umgebung verantwortlich ist. Ellumen erzielte im Vergleich zum Direktkauf eine sofortige Senkung der Microsoft-Lizenzkosten um 30 % sowie eine Reduzierung der gesamten Microsoft-Supportkosten um 50 %. Edwardian Hotels London, ein Hotelunternehmen mit über 10.000 Mitarbeitern, passte seinen E3- und E5-Lizenzmix optimal an und eliminierte ungenutzte Funktionen – und das ohne Ausfallzeiten während der Umstellung. Die Nordic Investment Bank, ein europäisches Finanzinstitut mit mehr als 500 Nutzern, wechselte von einem Enterprise Agreement zu CSP und erzielte jährliche Einsparungen bei den Lizenzkosten von 15 bis 20 %, während die Reaktionszeit des Supports von 1 bis 2 Tagen auf wenige Minuten verkürzt wurde.
Es lohnt sich, genau zu erläutern, was diese Zahlen aussagen: Sie spiegeln die kombinierte Wirkung des gesamten „License Optimization Framework“ von TrustedTech wider, bei dem die Rationalisierung von Drittanbieter-Tools neben der Anpassung der Lizenzanzahl, der Beseitigung von „Ghost Seats“ und der Beschaffungsstrategie einer von vier Hebeln darstellt. Bei keinem dieser Projekte wurde der Hebel der Tool-Konsolidierung isoliert betrachtet, um eine eigenständige Einsparungszahl zu ermitteln. Sie zeigen vielmehr, dass die Einsparungen real und wiederholbar – und nicht nur theoretischer Natur – sind, wenn ein Unternehmen die Ausgaben für Microsoft 365 als ein einziges, überprüfbares System und nicht als eine Reihe von voneinander getrennten Posten betrachtet.
Warum dieser Hebel übersprungen wird
Das Aufspüren ungenutzter Lizenzen durch den Abgleich einer einzelnen Rechnung ist unkompliziert. Die Bewertung Ihres gesamten SaaS-Bestands und dessen Abgleich mit Microsoft 365-Tools ist jedoch nicht einfach. Ein Team ist möglicherweise nach wie vor auf eine Zoom-Integration, einen Dropbox-Workflow oder eine Berechtigungsstruktur angewiesen, die sich nicht nahtlos in Microsoft 365 einbinden lässt. Das bedeutet, dass zwar echte Einsparungen möglich sind, deren Realisierung jedoch Gespräche mit den Anwendern der Software sowie eine genauere Betrachtung ihrer Einbindung in den Arbeitsalltag erfordert.
Das Problem ist, dass die Vertragslaufzeiten dieser Tools nicht alle übereinstimmen. Die Finanzabteilung kümmert sich vielleicht um die Verlängerung von Microsoft 365, während Zoom, Dropbox, Slack oder eine Sicherheitsplattform über völlig andere Budgets und Verantwortliche verlängert werden. Wenn niemand diese Verträge nebeneinander vergleicht, kann es leicht passieren, dass Software verlängert wird, die bereits durch Microsoft 365 abgedeckt ist.
Software finden, die M365 ersetzen kann
Das Ziel besteht nicht darin, jedes SaaS-Produkt zu kündigen, das sich mit Microsoft 365 überschneidet. Manche Tools sind möglicherweise so fest etabliert, dass ihre Abschaffung nahezu unmöglich ist. Führen Sie daher unbedingt eine Überprüfung durch, um festzustellen, wie Mitarbeiter diese Tools von Drittanbietern nutzen. Ein Unternehmen kann möglicherweise Zoom für die meisten Mitarbeiter abschaffen, aber eine kleine Anzahl von Lizenzen für ein Team beibehalten, das auf einen bestimmten Webinar-Workflow angewiesen ist. Das Gleiche kann bei Speicher-, Sicherheits- oder Compliance-Software der Fall sein. Die Einsparungen ergeben sich aus der Entfernung unnötiger Lizenzen dort, wo Microsoft 365 die Aufgabe bereits erfüllt, ohne Teams zu zwingen, auf Software zu verzichten, die sie tatsächlich noch benötigen. Die Rationalisierung von Tools und die Anpassung der Lizenzanzahl sind keine voneinander unabhängigen Entscheidungen. Die richtige Wahl der SKU-Stufe verändert, was tatsächlich überflüssig ist.
Das umfassendere Erneuerungsmuster
Die Ausgaben für Microsoft 365 werden oft als einzelner Posten betrachtet und nicht als Plattform, die bereits Funktionen umfasst, für die das Unternehmen anderweitig bezahlt. Es ist dieselbe Lücke in der Transparenz, die zu überlizenzierten Nutzerplätzen und nicht zurückforderten „Geisterkonten“ führt – nur dass diese auf verschiedene Rechnungen verteilt sind. Unternehmen, die die Lizenzüberprüfung als jährliches, einmaliges Ereignis betrachten, übersehen diese Kategorie häufig gänzlich, da niemand neue SaaS-Käufe zum Zeitpunkt des Kaufs mit den aktuellen Berechtigungen des Mandanten abgleicht.
Häufig gestellte Fragen
Kann Microsoft 365 andere SaaS-Produkte wirklich ersetzen?
In vielen Fällen ja. Microsoft 365 umfasst bereits Funktionen für Besprechungen, Chat, Dateifreigabe, Identitätsmanagement, Sicherheit, Compliance und Dokumenten-Workflows. Es gilt nun herauszufinden, in welchen Bereichen ein separates Abonnement Aufgaben übernimmt, die bereits durch Ihre aktuelle M365-Lizenz abgedeckt sind.
Woran kann ich erkennen, ob ein SaaS-Produkt tatsächlich überflüssig ist?
Prüfen Sie zunächst, wer das Tool tatsächlich nutzt. Ein Produkt mag auf dem Papier ersetzbar erscheinen, unterstützt jedoch möglicherweise einen Arbeitsablauf, eine Integration oder eine Funktion, die Ihre Microsoft 365-Umgebung nicht ausreichend abdeckt. Das Ziel besteht nicht darin, Software zu entfernen, nur weil es Überschneidungen gibt. Vielmehr geht es darum, festzustellen, wo Sie tatsächlich doppelt für dieselbe Funktion bezahlen.
Hängt es von meiner Microsoft 365-Lizenz ab, was ich ersetzen kann?
Auf jeden Fall. Was überflüssig ist, hängt stark von Ihrer Lizenzzusammensetzung ab. Business Premium, E3 und E5 bieten unterschiedliche Funktionen in den Bereichen Sicherheit, Compliance, Identitätsmanagement und Zusammenarbeit. Ein Produkt eines Drittanbieters, das bei einer bestimmten Lizenzstufe sinnvoll ist, kann bei einer anderen überflüssig sein.
Sollten wir Microsoft 365 aktualisieren, nur um ein weiteres SaaS-Produkt zu eliminieren?
Nicht automatisch. In manchen Fällen kann die Umstellung auf eine höhere Microsoft 365-Stufe mehrere Einzelprodukte ersetzen und die Gesamtausgaben für Software senken. In anderen Fällen sind die zusätzlichen Kosten jedoch nicht gerechtfertigt, sodass es unter Umständen immer noch die bessere Option ist, bei der aktuellen Stufe zu bleiben und ein spezialisiertes Produkt eines Drittanbieters beizubehalten.
Ist die SaaS-Konsolidierung dasselbe wie die Optimierung von Microsoft 365-Lizenzen?
Beide Bereiche hängen zwar zusammen, lösen aber unterschiedliche Probleme. Bei der Lizenzoptimierung wird geprüft, ob Sie über die richtigen Microsoft 365-Lizenzen und die richtige Anzahl an Benutzerplätzen verfügen. Bei der SaaS-Konsolidierung wird über die Microsoft-Rechnung hinausgeschaut, um andere Softwareverträge zu identifizieren, die sich mit dem überschneiden, was diese Lizenzen bereits umfassen.
Wo tritt die größte SaaS-Ausuferung in der Regel auf?
Zusammenarbeit, Konferenzfunktionen, Cloud-Speicher, Identitätsmanagement, Endpunktsicherheit und Compliance sind Bereiche, die in der Regel zuerst in Betracht gezogen werden. Dies sind auch Bereiche, in denen Microsoft im Laufe der Zeit erhebliche Funktionen hinzugefügt hat, sodass Unternehmen möglicherweise ältere Software verlängern, ohne zu bemerken, dass ihre Microsoft 365-Umgebung mittlerweile einen Großteil dieser Funktionen bereits abdeckt.
Wo dies im Rahmen einer umfassenden Lizenzprüfung einzuordnen ist
Die Konsolidierung von Tools wird selten isoliert betrachtet. Sie funktioniert am besten als Teil einer strukturierten Überprüfung, die auch die Anpassung der Lizenzanzahl, die Beseitigung von „Geisterlizenzen“ und den Zeitpunkt der Verlängerung umfasst, da die Antwort auf die Frage „Ist dieses Tool überflüssig?“ oft davon abhängt, in welcher SKU-Stufe sich das Unternehmen letztendlich befindet. Die Lizenzberatungen von TrustedTech bewerten alle vier Hebel gemeinsam und quantifizieren die Einsparungen in einem M365-Nutzungsbericht, bevor Änderungen an der Beschaffung vorgenommen werden.
Sind Sie neugierig, ob Ihr Unternehmen möglicherweise doppelt für eine Funktion bezahlt, über die Sie bereits verfügen? Vereinbaren Sie eine unverbindliche M365-Lizenzberatung mit den Beratern von TrustedTech und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, wo es Überschneidungen gibt.
