Jahrelang drehte sich bei der Diskussion über die Kosten von Microsoft alles um Lizenzen. Entweder hat man die Lizenz verlängert oder nicht. Es war, wie Heath Madison, Senior Director of Professional Services bei TrustedTech, es formulierte, eine einfache Sache: „Es ist Zeit für eine Verlängerung, ich habe verlängert, oder noch davor: Es handelt sich um eine unbefristete Lizenz, ich kaufe die Lizenz und fertig.“ Diese Sichtweise trifft heute nicht mehr zu.
Jede Microsoft-Lizenz ist mittlerweile mit einer Reihe weiterer Entscheidungen verbunden: Sicherheitsmaßnahmen, Compliance-Anforderungen, KI-Governance und die Frage, ob das, was Sie gekauft haben, auch tatsächlich genutzt wird. In einem kürzlich abgehaltenen TrustedTech-Webinar zum Thema Microsoft-Kostenstrategie erläuterten Madison und zwei der Programmleiter des Unternehmens, Jason Lou und Tim Woringer, warum der auf der Rechnung ausgewiesene Preis nur einen Teil der tatsächlichen Kosten für Unternehmen ausmacht und wo stattdessen die wirklichen Einsparpotenziale und Risiken liegen.
In diesem Beitrag wird detailliert erläutert, welche Themen behandelt wurden: die Änderungen bei den Lizenzbedingungen im Juli 2026, wo sich versteckte Microsoft-Kosten tatsächlich ansammeln und wie proaktiver Support aussieht, wenn er auf Optimierung ausgerichtet ist und nicht nur darauf, Fehler zu beheben.
Die Preisänderungen im Juli 2026: Wofür Sie tatsächlich bezahlen
Ab dem 1. Juli wurden die Listenpreise für die wichtigsten E3- und E5-Pakete von Microsoft erhöht. Für sich genommen klingt das nach einer einfachen Preiserhöhung. Doch wie Madison erklärte, ging die Erhöhung mit einem deutlich umfangreicheren Produktangebot einher.
E3 umfasst nun Intune Remote Help, erweiterte Analysen und Defender für Office – Funktionen, die bei separatem Kauf etwa 14,50 US-Dollar pro Monat kosten würden. Der Paketpreis steigt um 3 US-Dollar. E5 bietet zusätzlich Security Copilot und die vollständige Intune-Suite im Wert von etwa 11,60 US-Dollar – ebenfalls für einen Aufpreis von 3 US-Dollar. E7 geht noch einen Schritt weiter: Vollständige Copilot-Lizenzen, Agent 365 und die komplette Entra-Suite kommen zu allen Funktionen des neuen E5 hinzu und erhöhen den Wert bei separatem Kauf um etwa 57 US-Dollar – für einen Aufpreis von 99 US-Dollar.
„Wenn wir uns nur auf diese Preiserhöhung um 3 Dollar konzentrieren, dann ist es in der Tat teurer“, sagte Madison. „Wenn wir jedoch den Mehrwert betrachten, erhält man deutlich mehr dafür.“ Der Haken – und der ist durchaus real – ist, dass sich dieser Mehrwert nur dann zeigt, wenn das Unternehmen die neuen Funktionen auch tatsächlich einsetzt und nutzt. Eine Preiserhöhung für Funktionen, die niemand aktiviert, ist einfach nur eine Preiserhöhung.
Das Eisberg-Problem: Wo sich die tatsächlichen Kosten von Microsoft verbergen
Dies ist der Teil des Webinars, auf den Madison am meisten eingegangen ist, da es der Teil ist, bei dem die meisten Unternehmen Fehler machen. „Die Leute gehen einfach davon aus, dass es daran liegt, dass die Lizenzkosten gestiegen sind“, sagte er. „Aber viele dieser größten Kostensteigerungen hängen in Wirklichkeit eher mit unkontrolliertem Wachstum zusammen. Es liegt nicht am Preis an sich.“
Er verwendete ein einfaches Bild: Die Lizenzkosten sind die Spitze des Eisbergs, der Teil, den man über Wasser sieht. Unter der Wasserlinie verbergen sich nicht voll ausgelastete Lizenzen, Azure-Wildwuchs und mangelhafte Governance – und genau dort liegen die tatsächlichen Kosten. Der für den Betrieb entscheidende Unterschied ist der Zeitpunkt. „Was den Lizenzpreis angeht, so verhandelt man diesen einmal im Jahr, aber all das andere unter der Wasserlinie summiert sich täglich. Es ist entscheidend, dem zuvorzukommen.“
Madison führte ein konkretes Beispiel aus einem Lizenzierungsprojekt mit einem großen Unternehmenskunden an: Die Überprüfung durch TrustedTech ergab, dass das Unternehmen 1,2 Millionen Dollar zu viel ausgab, was größtenteils darauf zurückzuführen war, dass Lizenzen in einer Stufe erworben wurden, die die Nutzer gar nicht benötigten. Wie er es formulierte: „Der Mitarbeiter in Ihrer Produktionshalle benötigt nicht dieselbe Lizenz wie die Mitarbeiter in der Finanzabteilung, im Vertrieb oder im Marketing. Sie gehen einfach anders mit der Technologie um.“ Nicht jedes Unternehmen wird Verschwendung in siebenstelliger Höhe feststellen, aber das von ihm beschriebene Muster – der Kauf einer einzigen Lizenzstufe für das gesamte Unternehmen, unabhängig von der jeweiligen Rolle – ist weit verbreitet und verstärkt sich jedes Mal, wenn sich ein Vertrag ohne Überprüfung automatisch verlängert.
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Wachsen, aufrüsten oder optimieren: Ein Rahmenkonzept für Erneuerungsentscheidungen
Das Team von TrustedTech orientiert sich bei jeder Entscheidung zur Lizenzverlängerung an drei Fragen: Muss das Unternehmen wachsen (Steigerung der Nutzerzahl), ein Upgrade durchführen (die aktuellen Lizenzen entsprechen nicht mehr den Anforderungen der Nutzer oder des Unternehmens) oder optimieren (die bereits erworbenen Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf anpassen)?
Laut Lou und Madison liegt der größte Teil des ungenutzten Potenzials im Bereich „Optimierung“, der zudem der am wenigsten sichtbare der drei Bereiche ist, da er nicht wie Wachstum oder Upgrades als Einzelposten ausgewiesen wird. Die Optimierung betrifft Verschwendung bei der Lizenzierung in zwei konkreten Formen: Überlizenzierung, bei der ein Unternehmen für Funktionen bezahlt, die es nie nutzt, und falsch zugeordnete Lizenzen, bei denen einem Team eine Funktion fehlt, die es tatsächlich benötigt – wie beispielsweise die Purview-basierte Datenklassifizierung für die Personalabteilung –, da diese nicht in der Lizenz-SKU enthalten war. Beide Probleme werden automatisch fortgeführt, sobald jemand auf „Verlängern“ klickt, ohne zuvor die Nutzung zu überprüfen.
Unterstützung über den Ticket-Service hinaus
Tim Woringer, der direkt mit den zertifizierten Support-Kunden von TrustedTech zusammenarbeitet, argumentierte, dass es bei der Supportqualität nicht nur darum geht, wie schnell ein Ticket abgeschlossen wird. Es geht vielmehr darum, wie viele Probleme gelöst werden können, ohne dass das Support-Team des Unternehmens selbst jemals eingeschaltet werden muss.
„Bei TrustedTech gibt es eine unbegrenzte Lösungsfähigkeit im eigenen Haus“, sagte Woringer. „Das Schöne daran ist, dass wir fast 86 % der Tickets intern lösen – allein dank der Investitionen, die wir in unser Entwicklerteam getätigt haben.“ Für Fälle, die weiterbearbeitet werden müssen, unterhält TrustedTech einen „Premier Support for Partners“-Vertrag mit Microsoft, der Eskalationswege für Schweregrad A sowie den Zugang zu einem Incident-Management-Team sowohl für Cloud- als auch für lokale oder hybride Umgebungen umfasst.
Der proaktive Teil dieses Supportmodells gliedert sich in drei Bereiche: Beratungsgespräche zu strategischen Fragen (Woringer beschrieb diese als eine Bandbreite, die von sicherheitsorientierten Gesprächen bis hin zu Sanity Checks vor der Migration reicht), professionelle Dienstleistungen für praktische Projektarbeit wie Implementierungen und Bewertungen sowie einen fest zugewiesenen Technologieberater, der als feste Erweiterung des internen IT-Teams fungiert und nicht nur bei einzelnen Supportanfragen zur Verfügung steht.
Warum KI und Sicherheitsvorkehrungen nicht erst im Nachhinein berücksichtigt werden dürfen
Woringer äußerte sich deutlich dazu, dass sich die Risikoberechnung ändert, wenn Unternehmen zunehmend KI einsetzen: „KI verändert die Risikogleichung wirklich. Sie steigert nicht nur die Produktivität, sondern kann auch bereits bestehende Sicherheitslücken verstärken.“ Eine falsch konfigurierte Identität oder ein Konto mit zu weitreichenden Berechtigungen stellt in jedem Fall eine Lücke dar. Kombiniert man Copilot mit unkontrolliertem Datenzugriff, hat diese Lücke eine viel größere Auswirkung.
Vor der Einführung von Copilot oder der Umstellung auf E7 werden im Rahmen der Bewertungen von TrustedTech fünf spezifische Säulen der Bereitschaft geprüft: Identität, Sicherheit, Daten-Governance, Benutzerakzeptanz und Compliance. Das Ergebnis ist nicht nur eine Liste von Problemen. Es umfasst eine Mandantenübersicht, einen „Secure Score“-Benchmark und eine nach Prioritäten geordnete Roadmap, die den gesamten Microsoft 365-Stack abdeckt – nicht nur Entra oder Purview isoliert –, sodass das Unternehmen sowohl den aktuellen Stand als auch eine Reihenfolge für die Behebung der Probleme erhält.
„Designated Technology Advisor“ vs. „Trusted Advisor“
Lou beschrieb diese beiden Programme als parallel laufend und nicht als Alternativen und verglich sie mit „Batman und Robin“. Der Designated Technology Advisor (DTA) ist ein Generalist, ein namentlich benannter Ingenieur, der bei jedem von einer Organisation eröffneten Ticket dabei ist und sich im Laufe der Zeit ein fundiertes Verständnis der Umgebung aneignet. Die Aufgabe dieser Person besteht nicht nur darin, Brände zu erkennen, sondern auch darauf hinzuweisen, wo eine Lizenzstufe nicht zur Nutzung passt, wo es an Governance mangelt und wo ein Spezialist hinzugezogen werden sollte.
Hier kommt der „Trusted Advisor“-Track ins Spiel. Er ist nach Produktbereichen spezialisiert und deckt für Unternehmen, die Azure einsetzen, drei Arbeitsbereiche ab: FinOps, SecOps und Governance. Lou brachte die zugrunde liegende Frage auf den Punkt: „Gehe ich dabei nach Best Practices vor? Habe ich etwas von Mitarbeitern übernommen, die das Unternehmen möglicherweise verlassen haben?“ Bei Umgebungen, die seit Jahren ohne einen neuen Blick von außen betrieben werden, ist genau das oft die Lücke.
TrustedTech vs. Microsoft Unified Support: Was ist der eigentliche Unterschied?
Diese Frage taucht so häufig auf, dass Lou sie während der Fragerunde des Webinars direkt angesprochen hat. Funktional gesehen führen beide Wege zu denselben Eskalationskanälen bei Microsoft und zum selben Zugang zum technischen Support der Premier-Stufe. Der Unterschied besteht darin, was geschieht, bevor ein Problem überhaupt bei Microsoft eintrifft.
„Wo Sie mit unserem Angebot wirklich glänzen, sind die 86 Prozent der Fälle, in denen wir die Tickets intern lösen können“, sagte Madison. „Auf diese Weise besteht in diesen über 86 Prozent der Fälle volle Kontrolle und eine umfassende Partnerschaft zwischen uns und Ihnen.“ Er wies außerdem darauf hin, dass der Großteil des im Rahmen eines Unified-Vertrags erbrachten Supports selbst von Drittanbietern abgewickelt wird, da Microsoft nicht jede Support-Ebene intern mit Personal besetzt. Mit anderen Worten: Der eigentliche Unterschied liegt nicht in der Wahl zwischen Microsoft und einem Partner. Es geht vielmehr darum, welcher Partner die Lösung übernimmt, wie viele Fälle er ohne Eskalation abschließen kann und wie sehr er sich für das Ergebnis einsetzt – statt nur auf die Anzahl der Tickets zu achten.
Häufig gestellte Fragen
Frage: Umfasst mein Supportvertrag eine kostenlose Beratung?
A. Jede kostenpflichtige CSS-Stufe von „Essentials“ bis „Enterprise“ umfasst ein gewisses Maß an Beratungszeit oder Gutschriften für professionelle Dienstleistungen. Die Stufen „Essentials“ und „Standard“ umfassen 15 bzw. 30 Stunden; die Stufen „Commercial“ und „Enterprise“ umfassen einen zugewiesenen Technologieberater. Nicht genutzte Ansprüche werden erfasst, daher lohnt es sich, sich bei Ihrem Kundenbetreuer zu erkundigen, bevor Sie davon ausgehen, dass Sie zusätzliche Stunden erwerben müssen.
Frage: Was kostet eine Eignungsprüfung für M365 oder Copilot?
A. Das hängt von Ihrer bestehenden Geschäftsbeziehung mit TrustedTech und Ihrer aktuellen Supportstufe ab, da die Rabatte auf professionelle Dienstleistungen je nach Stufe gestaffelt sind. Bestehende Kunden sollten sich an ihren Kundenbetreuer wenden; Neukunden können Preisangebote direkt bei TrustedTech anfordern.
Frage: Kann TrustedTech den Support übernehmen, wenn ich mich bereits mitten in der Vertragslaufzeit mit einem anderen Anbieter befinde?
A. Ja. Der Übergangsprozess beginnt damit, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Aufgaben derzeit offen sind und welche in der Vergangenheit bereits geklärt wurden, damit es während der Einarbeitungsphase zu keinen Lücken in der Abdeckung kommt. TrustedTech hat bereits ähnliche Übergänge während der Vertragslaufzeit abgewickelt und erstellt einen Übergangsplan, bevor die ersten Schritte unternommen werden.
Frage: Ist der Support von TrustedTech besser als der direkte Support von Microsoft?
A. Das hängt davon ab, was mit „direkt über Microsoft“ gemeint ist. Ohne Supportvertrag sind Sie auf die Standard-Supportleistungen beschränkt. Auch bei einem „Unified“-Vertrag arbeiten Sie hinter den Kulissen oft noch mit einem externen Support-Team zusammen. Der Vorteil von TrustedTech besteht darin, dass etwa 86 % der Supportanfragen intern von engagierten Technikern bearbeitet werden und Sie zudem Zugang zum „Premier Support for Partners“ haben, falls eine weitere Eskalation erforderlich ist.
Frage: In welcher Support-Stufe sind Beratungsgespräche enthalten?
A. Alle kostenpflichtigen Tarife beinhalten einen gewissen Beratungsumfang. Bei den Tarifen „Essentials“ und „Standard“ ist eine feste Anzahl an Beratungsstunden im Paket enthalten. Die Tarife „Commercial“ und „Enterprise“ gehen über die stundenbasierte Beratung hinaus und bieten einen festen Technologieberater – einen namentlich benannten Ingenieur, der kontinuierlich eingebunden ist und nicht nur für einzelne Sitzungen hinzugezogen wird.
Was das für Ihr Microsoft-Budget bedeutet
Der Lizenzpreis ist der Wert, den jeder sieht. Er ist aber auch der geringste Einflussfaktor in dieser Gleichung. Die größeren Kostenfaktoren und die größeren Chancen liegen darin, ob die Lizenzen der tatsächlichen Nutzung entsprechen, ob Sicherheitsaspekte und die KI-Bereitschaft vor der Einführung berücksichtigt wurden und ob der Support so ausgelegt ist, dass Probleme erkannt werden, bevor sie zu Vorfällen werden.
Wenn es schon eine Weile her ist, dass Ihr Unternehmen die Lizenznutzung im Vergleich zu den tatsächlichen Aufgaben überprüft hat, oder wenn Copilot und E7 auf der Roadmap stehen, ohne dass zuvor eine Bereitschaftsprüfung durchgeführt wurde, ist dies die Lücke, die es als Erstes zu schließen gilt. Die Lizenzberatung und die M365-Bereitschaftsprüfung von TrustedTech sind genau darauf ausgelegt, dies aufzudecken: wo Verschwendung vorliegt, wo Risiken bestehen und was zuerst priorisiert werden sollte. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit dem Beratungsteam von TrustedTech, um zu erfahren, wie es um Ihre Umgebung steht.
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- Strategien zur Optimierung der Lizenzierung
- SKU-Vergleich und Herabstufungen
- CSP im Vergleich zur Direktanalyse der Preisgestaltung
- Rahmenbedingungen für Unternehmensführung und Rechnungsprüfung
- Kostenkontrolle für Copilot und Add-ons
- Verhandlungstaktiken bei Vertragsverlängerungen
